電子文件對檔案工作的影響及對策分析

李江英

【摘要】檔案管理工作中的電子文件一般是企業(yè)在各項(xiàng)工作活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等介質(zhì)媒體為載體的儲存資料。這種資料的管理和維護(hù)對于后期工作具有重要的意義，因此檔案工作需要針對這類電子文件進(jìn)行科學(xué)有效的管理。本文將以油田企業(yè)的檔案管理工作為主要調(diào)查對象，研究電子文件的處理模式以及對檔案工作的影響，并針對管理漏洞提出相應(yīng)的整改對策，加強(qiáng)電子文件檔案的安全管理。

【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案工作；影響；對策

引言

電子文件的工作形式是現(xiàn)代辦公設(shè)備的主要處理形式，任何工作需求都需要經(jīng)由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和傳遞。因此，有必要針對電子文件對檔案工作的影響開展調(diào)查，探討更有效的檔案維護(hù)管理工作，創(chuàng)建一套比較成熟的檔案工作體系。本文將針對電子文件的工作形式和檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行探討，研究可以提高和改善的關(guān)鍵因素。

一、電子文件對檔案工作的意義

現(xiàn)代辦公模式都是采用計(jì)算機(jī)電信技術(shù)，利用電子設(shè)備及媒體進(jìn)行處理和傳遞，速度比較快，對于檔案工作來說也具有一定幫助作用。通過這類電子文件的儲存和維護(hù)，檔案工作的速度能夠大大提升，也不再受時間和距離的影響。由此可見，檔案工作中如果能夠全面電信化，會增大工作效率，并且擴(kuò)大儲存空間，使得工作中需要用到的各類檔案數(shù)據(jù)有更全面的發(fā)展空間。總而言之，電子文件對檔案工作具有重要意義，需要提高對企業(yè)內(nèi)部文件資料的電子化管理程度。

二、電子文件對檔案工作的影響

（一）對檔案本質(zhì)屬性的影響

傳統(tǒng)的檔案記錄是采用紙質(zhì)形式的，這種原始的記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，對于工作來說具有中島的指向性。而采用了電子文件的形式之后，就對這種原始的保護(hù)效果削弱了。因?yàn)殡娮游募挠涗浶问娇梢噪S意修改，不像傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的這種原始記錄性，一旦呈現(xiàn)在了檔案表格上就無法更改的特殊性質(zhì)。這是電子文件對檔案工作的主要影響因素，會在一些復(fù)雜多元化的工作中帶來取證困難，無法調(diào)查處它的原始記錄是怎樣。而檔案的管理和維護(hù)主要就在于檔案數(shù)據(jù)的各方面綜合信息保護(hù)，一定要對這類檔案本質(zhì)屬性提起重視，選擇合適的保護(hù)方案和記錄流程。

（二）對檔案來源原則的影響

在油田企業(yè)的檔案管理中，來源原則是非常關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息。但是在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，采用電子文件的檔案管理方式會抹消掉掉檔案來源原則的細(xì)節(jié)，包括兩個方面：外部來源和內(nèi)部來源。這種檔案的維護(hù)和管理形式是富有爭議的，我們在進(jìn)行檔案維護(hù)工作時，需要針對這些細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)查和探討，選擇更有效率的處理模式。例如，從外部來看檔案的來源原則是尊重全宗，這種檔案的數(shù)據(jù)管理形式是比較科學(xué)化的。但是采用電子文件的管理形式基本上是從內(nèi)部來看，雖然做到了尊重原始順序，但是無法做出統(tǒng)一同步的歸集整理。由此看來，電子文件對檔案工作具有一定的影響力。

（三）對檔案工作研究內(nèi)容的影響

以往的檔案整理都是以紙質(zhì)檔案為主要對象，現(xiàn)在的辦公場所基本上都采用了無紙化的電子文件，這種發(fā)展趨勢是比較好的，但是對檔案工作的研究內(nèi)容產(chǎn)生了一些影響。這種現(xiàn)狀出現(xiàn)以后，容易對油田企業(yè)內(nèi)部檔案的管理工作產(chǎn)生一定的阻礙作用，如果想要改善檔案工作的管理進(jìn)程，需要及時進(jìn)行定向清理，并且針對電子文件和數(shù)據(jù)資料的主體對象選擇可靠的檔案整改方向。由此可見，電子文件的興起對檔案管理工作而言產(chǎn)生了變化，其研究模式和整理方法都有了質(zhì)的改變。

三、檔案工作的發(fā)展和改善對策

（一）認(rèn)真貫徹實(shí)施《檔案法》，進(jìn)行系統(tǒng)化管理

對檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，有助于收集和歸納不同媒介的檔案數(shù)據(jù)，主要針對電子文件形式的數(shù)據(jù)。這樣認(rèn)真貫徹實(shí)施《檔案法》有助于提高檔案部門的管理效率。有其面對現(xiàn)在電子文件對檔案本身的主體屬性的影響，可以從提高管理人員的素質(zhì)水平，發(fā)展全面化的檔案管理流程，保證檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化歸集有更合適的整改方向。

（二）積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)支持，落實(shí)檔案管理組織機(jī)構(gòu)

油田企業(yè)的有關(guān)部門在發(fā)展和改善檔案管理工作時，需要結(jié)合檔案管理進(jìn)程中的人力、物力、財(cái)力等各個因素，落實(shí)好實(shí)際工作，分配給各級管理工作者相應(yīng)的檔案收集和歸納工作。在執(zhí)行各項(xiàng)改善措施時，也要得到各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，針對電子文件對檔案來源原則的影響情況，做出細(xì)節(jié)化的改善，提高檔案安全管理的各方條件。這種從落實(shí)檔案管理組織機(jī)構(gòu)的改良對策，對于電子文件的加強(qiáng)管理是最有效果，而能夠幫助各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員全面認(rèn)識電子文件和檔案工作的緊密聯(lián)系，從而更好的開展工作。檔案管理等各方面的工作內(nèi)容比較細(xì)致，需要積極爭取各部門同事的配合，一起落實(shí)檔案管理組織機(jī)構(gòu)的具體工作，最主要的還是減小電子文件對檔案工作的影響，需要從各個細(xì)節(jié)著手，改進(jìn)檔案工作的日常維護(hù)流程。

（三）隨時監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作，跟隨網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化步伐

在進(jìn)行檔案管理工作時，要注意做好日常的檔案保護(hù)流程，并且跟隨網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的步伐，隨時監(jiān)督和指導(dǎo)同級檔案的管理工作。檔案數(shù)據(jù)作為油田企業(yè)的重要內(nèi)部資源，必須要定期的檢查和督促，提高文檔歸集和整理的效率。目前，電子文件對檔案工作的主要影響在于工作內(nèi)容和研究內(nèi)容方面，要注意深入檔案本身，選擇符合工作性質(zhì)的管理模式，提高檔案管理本身的數(shù)字化記錄效果。這樣的工作形式才是具有新時代高效率的檔案工作模式。電子文件對檔案工作的影響是很明顯，但是，可以通過隨時監(jiān)督指導(dǎo)的模式，改善檔案工作的管理，做好網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的跟進(jìn)調(diào)度，確保能夠按照工作需要隨時整理和歸納好恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)檔案，配合各部門的工作。

結(jié)束語：通過以上分析就可以看出，企業(yè)內(nèi)部檔案的具體工作隨著電子文件的興起，都產(chǎn)生了一些變化和影響，需要根據(jù)日常維護(hù)和管理工作選擇更有效率的發(fā)展方向和改善對策，這樣才可以更好地完成檔案工作的日常內(nèi)容。

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