基于數(shù)據(jù)分析的合同管理質(zhì)量提升方法

/北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所

合同管理是科研管理中的重要一環(huán)，也是科研經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要表現(xiàn)載體。由于合同涉及對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往，近年來(lái)逐漸成為各級(jí)審計(jì)和內(nèi)控重點(diǎn)。因此，合同管理中所體現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)管控方法值得研究。

一、總體思路

區(qū)別于傳統(tǒng)的定性管理思路，梳理歷年合同管理中的問(wèn)題、總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在定性基礎(chǔ)上采取了定量的思維方式，通過(guò)設(shè)定參數(shù)指標(biāo)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、設(shè)定定額目標(biāo)等方法，對(duì)合同質(zhì)量進(jìn)行過(guò)程測(cè)量與監(jiān)管用以考察合同管理情況，同時(shí)有針對(duì)性地解決監(jiān)測(cè)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并根據(jù)近年來(lái)的實(shí)施效果檢查項(xiàng)目方案的有效性。

二、具體執(zhí)行策略

合同質(zhì)量是衡量合同管理水平的常見(jiàn)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)合同質(zhì)量的過(guò)程測(cè)量與監(jiān)管包括合同評(píng)審和審批完整性、合同簽署完整性、合同文本齊全性、合同臺(tái)賬分類(lèi)及編號(hào)準(zhǔn)確性等4個(gè)方面。

1．定性考核因子

一是定性不合格合同。該項(xiàng)指標(biāo)考察的是當(dāng)年度合同總體情況，合同評(píng)審和審批完整性、合同簽署完整性、合同文本齊全性、合同臺(tái)賬分類(lèi)及編號(hào)準(zhǔn)確性是本方法的基本考核因子，從這4個(gè)方面著手將不符合管理規(guī)定和流程標(biāo)準(zhǔn)的合同均定性為不合格合同。

二是定性合同風(fēng)險(xiǎn)。該項(xiàng)指標(biāo)用以考察合同的風(fēng)險(xiǎn)影響程度，主要用于暴露合同管理中容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)的管理情況，特別是需要重點(diǎn)防范的環(huán)節(jié)，有利于后期根據(jù)輕重緩急程度有針對(duì)性地進(jìn)行合同管理整改。

比對(duì)內(nèi)控、審計(jì)、質(zhì)量管理及風(fēng)險(xiǎn)管理等常規(guī)檢查項(xiàng)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了大致評(píng)估。其中3級(jí)風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)為影響最大的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，主要涉及合同評(píng)審和審批完整性、合同簽署完整性，可影響合同評(píng)審流程合規(guī)性或直接影響審計(jì)、質(zhì)量認(rèn)證結(jié)果；2級(jí)主要涉及合同文本齊全性；1級(jí)主要涉及合同臺(tái)賬分類(lèi)及編號(hào)準(zhǔn)確性影響檔案規(guī)范等因素。

三是定性質(zhì)量指數(shù)。該項(xiàng)指標(biāo)考察的是每份合同的年度平均質(zhì)量情況。設(shè)定計(jì)算公式為：當(dāng)年質(zhì)量指數(shù)=（當(dāng)年風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)發(fā)生總次數(shù)/當(dāng)年合同總數(shù)）×100%。該項(xiàng)指數(shù)用來(lái)配合不合格率表現(xiàn)年度合同質(zhì)量管控情況。

2．設(shè)置研究對(duì)象

在定性考核標(biāo)準(zhǔn)后，以年度為單位選擇需要考察的合同對(duì)象，開(kāi)展現(xiàn)狀調(diào)查。

3．統(tǒng)計(jì)合同重點(diǎn)數(shù)據(jù)并評(píng)估問(wèn)題

梳理與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是基礎(chǔ)性和核心工作。后續(xù)工作的展開(kāi)都需要根據(jù)該步驟整理的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。從合同質(zhì)量合格總體情況、風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)情況、每份合同的質(zhì)量水平3個(gè)方面對(duì)合同進(jìn)行梳理統(tǒng)計(jì)，針對(duì)不合格率、風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)及發(fā)生頻率、質(zhì)量指數(shù)多維度計(jì)算，用以評(píng)估考察期內(nèi)的合同質(zhì)量。其中不合格率包括參考總份數(shù)、不合格合同份數(shù)、不合格合同占比這3個(gè)數(shù)據(jù)；風(fēng)險(xiǎn)度是針對(duì)考察期內(nèi)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，主要記錄風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、具體問(wèn)題、發(fā)生次數(shù)。特別要對(duì)3級(jí)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)重點(diǎn)檢查；質(zhì)量指數(shù)分別記錄年度、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生次數(shù)、合同總數(shù)及質(zhì)量指數(shù)。

4．設(shè)定工作目標(biāo)

由于部分問(wèn)題的發(fā)生來(lái)源于對(duì)方單位流程執(zhí)行的不到位，或部分格式要求不一致以及上級(jí)單位流程要求不同等部分不可控因素。因此，不合格合同的出現(xiàn)率暫時(shí)無(wú)法下降至0，而大部分3級(jí)合同是由個(gè)人對(duì)流程執(zhí)行不到位或遺忘歸檔等情況造成，可結(jié)合主管領(lǐng)導(dǎo)要求和歷年統(tǒng)計(jì)情況，根據(jù)實(shí)際情況有針對(duì)性地提出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)：一是不合格率年均發(fā)生率控制在X%以內(nèi)；二是3級(jí)風(fēng)險(xiǎn)合同年均發(fā)生率控制在X次以內(nèi)；三是年度質(zhì)量指數(shù)下降至X%以內(nèi)。

5．提出針對(duì)性對(duì)策

以上環(huán)節(jié)中整理出的問(wèn)題發(fā)生頻率等各類(lèi)數(shù)據(jù)暴露了合同管理中存在的問(wèn)題，有助于管理人員發(fā)現(xiàn)合同管理中的難點(diǎn)和盲點(diǎn)，參考借鑒質(zhì)量控制理論中的要因確認(rèn)等理論思路，找到原因并有針對(duì)性地提出對(duì)策，再進(jìn)行相應(yīng)整改。

6．實(shí)施對(duì)策并檢查實(shí)施效果

實(shí)施針對(duì)性對(duì)策后，以年為檢查周期，結(jié)合實(shí)踐情況對(duì)比設(shè)置的目標(biāo)，并依據(jù)目標(biāo)完成情況判斷實(shí)施效果。記錄考核事項(xiàng)不合格率、3級(jí)事項(xiàng)、年度質(zhì)量指數(shù)分別在方法實(shí)施前、預(yù)設(shè)目標(biāo)以及方法實(shí)施后的情況，以輔助判定實(shí)施對(duì)策的有效性，并根據(jù)情況隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

三、效果與創(chuàng)新點(diǎn)

在采取對(duì)應(yīng)策略后，各項(xiàng)考核因子發(fā)生率都有了大幅度的降低，合同管理的制度和流程更加規(guī)范，重要質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生率降低為0，風(fēng)險(xiǎn)管控有效且合同檔案質(zhì)量可靠，歸檔工作效率明顯提升，并順利通過(guò)了多項(xiàng)審計(jì)和質(zhì)量檢查。

不同于日常行政工作，合同管理有明確的法律依據(jù)，因此對(duì)其管理設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)就有了依據(jù)。該方法的創(chuàng)新點(diǎn)在于借鑒科學(xué)研究的思路，設(shè)計(jì)思路和工具有所創(chuàng)新：一是采用了定性和定量相結(jié)合的方式來(lái)分析問(wèn)題、采用數(shù)據(jù)分析的方式，用數(shù)據(jù)來(lái)衡量管理水平更加科學(xué)直觀，有助于管理人員全面了解合同管理業(yè)務(wù)，評(píng)價(jià)執(zhí)行情況及實(shí)施效果。二是將管控標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)化、具體化有助于精準(zhǔn)到位，同時(shí)又避免“眉毛了胡子一把抓、打亂拳”的現(xiàn)象。三是方法操作高效通用，標(biāo)準(zhǔn)化的管理思路便于推廣。

此外，本方法的數(shù)據(jù)分析方法、精細(xì)化管理思路與現(xiàn)代企業(yè)管理理念相契合，規(guī)章制度與流程設(shè)計(jì)符合法律語(yǔ)言及合同法總則編寫(xiě)思路，創(chuàng)新使用數(shù)據(jù)指導(dǎo)管理工作，具有較強(qiáng)的應(yīng)用意義?！?/p>