提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇分析

閻淼

【摘要】：檔案管理科學(xué)化水平的提升不僅僅是現(xiàn)今檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)的需要，而且是中國(guó)整體檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必要工作。那么，在基于這一要求分析的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化對(duì)檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇的分析，從而為檔案管理工作部門(mén)實(shí)際工作的改進(jìn)發(fā)揮有效的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

傳統(tǒng)的檔案管理工作，依靠機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案的管理具有一定的保密性，檔案管理工作復(fù)雜和繁瑣，管理效率較差。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大的提升了檔案管理的效率，同時(shí)也改變了檔案管理工作內(nèi)容和方式，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

1、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

1.1促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展的條件

進(jìn)入21世紀(jì)，我國(guó)的信息現(xiàn)代化正在飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)更新日益加快，信息化服務(wù)對(duì)人類(lèi)的生活影響越來(lái)越廣泛，人們的生活水平得到了迅速的提高。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展，只有不斷完善檔案管理手段、儲(chǔ)存方式、載體等才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化的目標(biāo)。這就需要檔案管理人員不斷加強(qiáng)自身的建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化科技。

1.2幫助檔案管理完成的保障

相比較傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，現(xiàn)代的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入正常發(fā)展的軌跡，取其精華去其糟粕，但是在大部分檔案管理工作依舊存在著漏洞。檔案種類(lèi)繁多，導(dǎo)致工作人員在存檔、統(tǒng)計(jì)、管理等方面留下了難以規(guī)避的影響。只有不斷提高科學(xué)健康的檔案管理方式才能有助于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

1.3提升文化水平和科學(xué)發(fā)展的需求

檔案健康的管理會(huì)影響我國(guó)的文化創(chuàng)建、社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)等多個(gè)方面，表現(xiàn)形式多種多樣，體現(xiàn)了我國(guó)優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化。當(dāng)然也從側(cè)面烘托出中國(guó)文化的源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。檔案管理科學(xué)化是科學(xué)健康良好發(fā)展的需要。

2、目前檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1檔案管理工作沒(méi)有獲得足夠的重視

國(guó)家一直在強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義，但是落實(shí)到地方和單位之后依然存在力度不足、態(tài)度敷衍等多方面的問(wèn)題。檔案管理在組織中沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下很多組織都認(rèn)為獲得經(jīng)濟(jì)利益對(duì)其來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，檔案管理工作不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，在組織運(yùn)營(yíng)和管理中自然而然地就被邊緣化了。具體來(lái)說(shuō)，很多組織都不能及時(shí)地保存檔案資料，也很難抽出時(shí)間和精力來(lái)進(jìn)行檔案整理和維護(hù)。一些檔案管理機(jī)構(gòu)工作方法陳舊，不能與時(shí)俱進(jìn)地分析客戶(hù)的真正需求，在客觀上阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展和生存。上述因素都對(duì)檔案資料的保管、檔案資源的建設(shè)和檔案的利用產(chǎn)生了消極的影響。

2.2檔案管理制度存在缺陷

對(duì)我國(guó)的檔案管理制度進(jìn)行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)檔案管理的發(fā)展速度緩慢，主要體現(xiàn)在，隨著科技的不斷發(fā)展，關(guān)于檔案管理的方法和管理技術(shù)并沒(méi)有得到提升，尤其是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息化辦公已經(jīng)成為工作的主要形式，但信息化辦公的形式并沒(méi)有廣泛的應(yīng)用到檔案管理的工作中。檔案管理中對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，僅僅局限在電腦上進(jìn)行點(diǎn)按的保存以及查找等操作，只是將檔案在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行保存，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的共享，未充分的發(fā)揮出檔案資源的作用。

2.3檔案管理工作者素質(zhì)有待提升

檔案管理工作是信息更新速度非?？斓男袠I(yè)，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能都提出了較高的要求，與此同時(shí)也對(duì)其綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理質(zhì)量和水平的高低在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，他們是檔案管理事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的前提，也是檔案管理科學(xué)化的攻堅(jiān)力量。

3、提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

3.1完善檔案管理制度，提高檔案管理科學(xué)水平

在工作的過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要性，制度是整個(gè)檔案管理的核心和關(guān)鍵。在管理過(guò)程中讓專(zhuān)業(yè)人員多接觸一些管理方案和方法，對(duì)于一些新招進(jìn)企業(yè)的員工，部門(mén)要采取一些培訓(xùn)方法讓其熟悉檔案管理的科學(xué)方法，在管理過(guò)程中充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和刻錄機(jī)等設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理，讓專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)分序。同時(shí)在檔案管理的過(guò)程中，每個(gè)員工要相互協(xié)作和配合，發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而讓管理工作進(jìn)行得更加高效率。在檔案管理的過(guò)程中不僅要關(guān)注員工的積極性，還要培訓(xùn)員工的數(shù)字化處理和電子化備份技術(shù)，還要根據(jù)檔案管理部門(mén)的崗位功能和制度，將檔案基本狀況信息庫(kù)進(jìn)行系統(tǒng)地分類(lèi)。

3.2轉(zhuǎn)變檔案管理理念和思想

認(rèn)識(shí)對(duì)實(shí)踐具有指導(dǎo)作用，基于這一哲學(xué)理論上，在促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平提高的過(guò)程中，要從根本上促進(jìn)檔案管理人員檔案管理理念和管理思想的轉(zhuǎn)化。具體而言，一方面要積極促使檔案管理人員強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理念和思想的學(xué)習(xí)、交流，通過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作，提供多形式的交流平臺(tái)，促進(jìn)管理人員管理理念和思想的更新。另一方面則是管理人員在擁有現(xiàn)代化檔案管理理念和思想的基礎(chǔ)上，做好宣傳和帶頭工作，為基礎(chǔ)工作人員工作發(fā)揮有效的指導(dǎo)作用，并且能夠積極地促進(jìn)不同層次檔案管理人員思想交流工作，整體建立現(xiàn)代化檔案管理理念和思想意識(shí)。

3.3提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作內(nèi)容，需要大量的人力和物力的投入，尤其是檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)于檔案管理人才的要求較高，必須做好檔案管理人才的儲(chǔ)備工作，提升檔案管理人員的素質(zhì)，才能適應(yīng)檔案管理信息化的要求。首先，外部進(jìn)去優(yōu)秀檔案管理人才。依靠招聘的方式，聘請(qǐng)高素質(zhì)的管理人才。其次，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。一方面進(jìn)行檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面進(jìn)行檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)。最后，做好檔案管理人才的儲(chǔ)備工作。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，必然會(huì)產(chǎn)生大量的人才需求，必須提前做好檔案管理人才的儲(chǔ)備工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理科學(xué)化水平的提升是適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展、促進(jìn)文化事業(yè)建設(shè)和適應(yīng)檔案管理現(xiàn)狀的必然要求，所以能夠從轉(zhuǎn)變管理理念和管理思想，創(chuàng)新檔案管理方式，促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)提升，建立健全的檔案管理機(jī)制等方面為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升發(fā)揮重要的促進(jìn)作用。

【參考文獻(xiàn)】：

[1]馮蘭.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）：100-100.