淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)

孫楠

摘要：檔案管理工作的外在形式轉(zhuǎn)變的速度比較快，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系被完整地構(gòu)建起來，管理者可以通過多種信息化管理技術(shù)來處理數(shù)據(jù)化的檔案材料。網(wǎng)絡(luò)化體系給檔案管理工作者的日常管理工作帶來了極多的支持，管理者在網(wǎng)絡(luò)化的管理體系之中可以對(duì)檔案管理工作問題加以集中化的處理，雖然檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理工作的值得肯定的地方有很多，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境同樣會(huì)將很多安全隱患帶給管理體系，給檔案管理體系構(gòu)建外部保護(hù)系統(tǒng)也是非常關(guān)鍵的管理行為。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化管理；保護(hù)工作；管理方法

檔案管理行業(yè)內(nèi)部的改革活動(dòng)始終都保持著良好的開設(shè)狀態(tài)，管理人員積極學(xué)習(xí)全新的管理方法，對(duì)傳統(tǒng)化的檔案管理工作模式進(jìn)行改造與調(diào)整，逐漸形成了全新的具有信息化特點(diǎn)的檔案管理工作模式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中完成管理檔案材料的工作，應(yīng)對(duì)具有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特點(diǎn)的檔案管理工作問題時(shí)，工作人員需要給檔案材料開設(shè)保護(hù)性處理工作。本文對(duì)檔案管理工作過程中的網(wǎng)絡(luò)化管理手段與相關(guān)信息保護(hù)工作進(jìn)行概述。

一、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作概述

所謂網(wǎng)絡(luò)化是指通過數(shù)據(jù)傳輸線路將不同地理范圍內(nèi)分布的多臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行相互連接，從而實(shí)現(xiàn)其網(wǎng)絡(luò)軟件之間的資源共享以及網(wǎng)絡(luò)信息傳遞的系統(tǒng)。因此，對(duì)于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化而言，我們對(duì)其含義可以理解為在遵循檔案管理相關(guān)原則和目標(biāo)的前提下，檔案業(yè)務(wù)模式最大可能地通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)手段和先進(jìn)設(shè)施的有效利用，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合的動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)，其能夠隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展而變化。

二、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作開設(shè)的必要性分析

隨著世界范圍內(nèi)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與普及，各檔案管理部門建立檔案網(wǎng)上服務(wù)功能是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的必要舉措。檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，依托本單位的網(wǎng)站組織檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的及時(shí)檢索與調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化與法制化。

三、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作的主要問題

（一）管理制度存有的問題。

雖然不少負(fù)責(zé)管理種類豐富的檔案材料的檔案管理部門已經(jīng)將相對(duì)完整的管理體系構(gòu)建起來，但是仍舊有很多制度層面的工作問題給管理者的正常管理工作帶去不利的影響。網(wǎng)絡(luò)管理手段因其具有的便捷化特點(diǎn)而值得肯定，但是在網(wǎng)絡(luò)管理過程中，存在著一些特殊的管理工作狀況，制度中并沒有給其做出明確的限定，制度內(nèi)容缺失使管理者不能在較短的工作時(shí)間之內(nèi)就確定可靠的管理工作策略。管理標(biāo)準(zhǔn)存在的不完備的問題也影響了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的正常構(gòu)建工作。因此如果想要強(qiáng)化對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的實(shí)際保護(hù)力度，還需要改進(jìn)工作制度。

（二）管理者的工作能力問題。

應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化的管理體系來輔助檔案管理活動(dòng)時(shí)，管理者自身的工作能力是很關(guān)鍵的，其不僅僅需要對(duì)基礎(chǔ)性的檔案管理知識(shí)有效把握，同時(shí)還要掌握一定的計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，否則是無法處理網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理事務(wù)。管理者存在的問題一方面體現(xiàn)在其因自身的工作能力限制不能及時(shí)處理檔案管理工作問題，另一方面，一些管理檔案的工作人員沒有應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理危機(jī)的工作經(jīng)驗(yàn)，防范意識(shí)缺失，不能正確地對(duì)網(wǎng)絡(luò)防火墻系統(tǒng)加以應(yīng)用，導(dǎo)致安全隱患因素侵入到檔案管理體系之中。

（三）管理工作意識(shí)問題。

檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員因自身的管理工作理念相對(duì)比較陳舊，無法對(duì)新型網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作模式進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)相對(duì)陳舊傳統(tǒng)化的檔案管理理念與新型管理模式之間也展現(xiàn)出了諸多不適應(yīng)之處，電子檔案管理融入到現(xiàn)代檔案管理體系的時(shí)間已經(jīng)很長了，然而仍舊有管理工作人員不能正確地看待這種新型檔案儲(chǔ)存形式，沒有將這種新型檔案資源的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)在日常的檔案管理活動(dòng)之中展現(xiàn)，

四、保護(hù)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)的工作方法

（一）提升網(wǎng)絡(luò)管理體系的安全水平。

在應(yīng)對(duì)檔案系統(tǒng)存在的安全方面的問題時(shí)，要根據(jù)病毒隱患的情況來更新網(wǎng)絡(luò)安全防范工作系統(tǒng)，對(duì)各種全新的網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

所謂檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性就是指檔案管理信息資源通過網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的合理設(shè)計(jì)以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理人員的規(guī)范操作等實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，發(fā)揮其應(yīng)有的預(yù)定功能。所謂網(wǎng)上檔案信息安全則是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在利用、管理與保護(hù)網(wǎng)上檔案信息資源的過程中保證檔案信息資源的存儲(chǔ)與傳輸安全。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)際操作過程中，我們可以通過加強(qiáng)健全內(nèi)部管理體制、防范計(jì)算機(jī)病毒新變化、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案范圍權(quán)限管理以及完善電子檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器審計(jì)制度等措施來維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)完整與安全有效。

（二）通過科學(xué)的系統(tǒng)保護(hù)方法使網(wǎng)絡(luò)管理體系保持完整。

在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關(guān)系，其在錄入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段與運(yùn)行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)序，其關(guān)系到整個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性。因此，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的管理人員應(yīng)該熟悉檔案信息數(shù)據(jù)庫之間的邏輯關(guān)系，能夠在使用和維護(hù)過程中出現(xiàn)完整性錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)啟動(dòng)檢查、維護(hù)等相關(guān)程序，消除數(shù)據(jù)庫所面臨的各種有意或者無意的破壞與威脅。此外，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中，我們可以采用諸如數(shù)據(jù)拷貝、磁盤陣列、雙機(jī)熱備份以及雙擊異地?zé)醾浞莸确绞皆O(shè)計(jì)數(shù)據(jù)備份方案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)儲(chǔ)。

五、結(jié)束語

在信息化時(shí)代之中，很多行業(yè)都被添加了信息化的色彩，應(yīng)用信息技術(shù)能夠滿足檔案管理工作的基本工作需要，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作體系對(duì)于提升檔案管理工作部門的工作效率的作用是不能夠被替代的，基于現(xiàn)有的檔案管理工作體制，人們需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理工作的安全性充分考慮，本文先從整體探討了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作開設(shè)狀況，又解析網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理活動(dòng)之中的工作問題，最后給出了保護(hù)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的建議。管理者一方面要調(diào)整管理手段，另一方面還要繼續(xù)強(qiáng)化檔案管理工作體系。

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