規(guī)范高校軟件管理的探索與實(shí)踐

王 曉 華

(北京工商大學(xué) 國(guó)有資產(chǎn)管理處，北京，100048)

0 引 言

一直以來，高校軟件在采購(gòu)、使用、處置等方面都存在管理上的模糊認(rèn)識(shí)和操作盲區(qū)，成為困擾資產(chǎn)管理部門的主要問題之一。2017年5月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了2017年46號(hào)文件，其中第十一條專門就“完善軟件采購(gòu)和使用管理”提出了指導(dǎo)性要求，涉及軟件正版化的全覆蓋，采購(gòu)及協(xié)議供貨，管理維護(hù)，考核評(píng)議，與信息化建設(shè)融合及預(yù)裝系統(tǒng)的監(jiān)管等內(nèi)容[1-2]，為未來軟件管理的規(guī)范化指明了方向。

1 軟件的特點(diǎn)

(1) 軟件應(yīng)用屬性的多樣化。根據(jù)高校軟件的形成及其應(yīng)用屬性可將其分為通用軟件、定制軟件、數(shù)據(jù)資源軟件3種[3]，通過圖1可以看出，通用軟件指可直接使用，無需再次開發(fā)的各類軟件、系統(tǒng)，如Power point軟件、Windows操作系統(tǒng)等，只需安裝即可使用；定制軟件指根據(jù)業(yè)務(wù)具體需求有針對(duì)性開發(fā)的各類軟件、系統(tǒng)、網(wǎng)站等，如資產(chǎn)管理系統(tǒng)、各類采購(gòu)平臺(tái)等，一般具有較強(qiáng)的應(yīng)用局限性；數(shù)據(jù)資源軟件指僅擁有使用權(quán)，用于數(shù)據(jù)查詢、資源分享等用途的各類數(shù)據(jù)庫，如Science Direct學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫等，主要提供數(shù)據(jù)資源使用服務(wù)。

圖1 軟件形成及分類

(2) 軟件表現(xiàn)形態(tài)的非物理性。軟件屬于比較特殊的資產(chǎn)，相對(duì)于硬件看得見、摸得著的特性來說，軟件沒有物理形態(tài)，主要是借助特定順序組織的計(jì)算機(jī)語言和口令進(jìn)行運(yùn)行[4-5]。可以從網(wǎng)上下載使用，可以通過光盤安裝使用，或是通過密鑰使用。使用人只能通過使用情況來評(píng)判軟件的質(zhì)量。

(3) 軟件資產(chǎn)分類的差異性。根據(jù)資產(chǎn)分類，由于軟件形態(tài)的特殊性，其劃分資產(chǎn)類別差異較為明顯，分屬不同表現(xiàn)形態(tài)的資產(chǎn)類別：有的按照其價(jià)值及使用年限列入固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，有的按照其形態(tài)列入無形資產(chǎn)進(jìn)行管理，有的按照其使用方向不列入資產(chǎn)管理范疇，而是按照服務(wù)屬性進(jìn)行管理。

(4) 軟件價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的不確定性。一般來說，通用軟件與數(shù)據(jù)資源軟件由于其市場(chǎng)成熟度較高，與貨物和服務(wù)一樣形成了流通性較強(qiáng)的產(chǎn)品，其價(jià)值也相對(duì)穩(wěn)定。但定制軟件不僅是智力因素與技術(shù)水平結(jié)合的產(chǎn)物，而且應(yīng)用范圍有較強(qiáng)的局限性，其價(jià)值沒有標(biāo)準(zhǔn)可依，主要是考慮到社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境、物價(jià)水平、企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、投入的人力與時(shí)間成本、應(yīng)用過程的磨合成本等因素，這些內(nèi)容彈性較大，即使開發(fā)同樣的軟件，不同企業(yè)的投入與核算亦有所不同。

2 高校軟件管理存在的主要問題

2.1 軟件維護(hù)更新成本難確定

就整體軟件的使用及管理來說，其最大的問題就是使用過程中的長(zhǎng)期維護(hù)與技術(shù)更新。由于軟件是智力因素與技術(shù)水平的結(jié)合，本身就具有一定的局限性和缺陷，隨著使用需求的提升，技術(shù)更新必須隨時(shí)跟進(jìn)，導(dǎo)致長(zhǎng)期維護(hù)成本加大，而如果更新一旦中斷，則可能造成整個(gè)軟件的停用。

2.2 軟件缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)價(jià)依據(jù)

特別是對(duì)于定制軟件來說，這一點(diǎn)尤其突出。高校業(yè)務(wù)人員的智力水平主要體現(xiàn)在軟件應(yīng)用的全面性、便捷性與時(shí)效性上，公司技術(shù)開發(fā)人員的技術(shù)水平則可以通過價(jià)值進(jìn)行衡量(包括軟件功能的復(fù)雜程度、開發(fā)程序和口令使用及其投入的時(shí)間成本、精力成本及技術(shù)成本等)，而這些價(jià)值成本并無相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，是由開發(fā)公司自行確定，定制軟件少則幾萬元，多則幾十萬元，甚至上百萬元，缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，成為廉政建設(shè)主要風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

2.3 軟件管理使用缺乏規(guī)范統(tǒng)一

由于軟件屬性的特殊性，導(dǎo)致在管理上缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求。作為固定資產(chǎn)入賬，卻看不到實(shí)物；作為無形資產(chǎn)入賬，預(yù)裝在電腦中的軟件又無法進(jìn)行價(jià)值剝離；不入賬會(huì)造成國(guó)有資產(chǎn)流失。在使用方面無法確認(rèn)其使用情況及效益，資產(chǎn)清查時(shí)也無法核實(shí)其存在與否，只能聽?wèi){使用人的反映，有時(shí)甚至出現(xiàn)虛構(gòu)軟件套取資金的惡劣情況。

2.4 軟件處置流于形式

由于軟件不具有物理形態(tài)，使得在處置上無法像固定資產(chǎn)那樣進(jìn)行實(shí)物收繳，而只能進(jìn)行賬面上的核銷。事實(shí)上，很多報(bào)廢的軟件都未進(jìn)行真正意義上的處理，而是成為了僵尸軟件，占據(jù)了服務(wù)器或電腦里大量空間。

2.5 軟件產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)薄弱

(1) 定制開發(fā)的軟件。由于智力提供方是高校，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)及源代碼等關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)為高校所擁有。但現(xiàn)實(shí)情況是很多高校并無產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)[6-7]，未從合同中明確產(chǎn)權(quán)歸屬，任由開發(fā)方使用。一段時(shí)期后如需升級(jí)更新，由于源代碼的問題仍需依賴原開發(fā)公司，即使不滿意也無法更換，而且在與其他系統(tǒng)進(jìn)行兼容時(shí)也會(huì)成為掣肘。

(2) 其他應(yīng)用軟件。由于多種因素影響，一些盜版的假冒偽劣軟件被下載或使用，不僅為盜版軟件提供了滋生的土壤，也會(huì)由于不具備正品軟件構(gòu)成和功能的完整性，以及技術(shù)支持的缺失，從而造成使用過程的不便，而且還會(huì)存在明顯的安全隱患。

3 規(guī)范高校軟件管理的對(duì)策與實(shí)踐

針對(duì)軟件管理中的問題，學(xué)校通過廣泛調(diào)研，結(jié)合實(shí)際情況制定了“學(xué)校軟件管理辦法”，明確責(zé)任分工，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)管理，運(yùn)行一段時(shí)間，取得了較好效果。

3.1 重視軟件管理的頂層設(shè)計(jì)與歸口管理

高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)軟件管理的重視程度，做好頂層設(shè)計(jì)，應(yīng)以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理[8]，分級(jí)負(fù)責(zé)，管用結(jié)合”為原則。根據(jù)軟件使用性質(zhì)和方向的不同，可確定資產(chǎn)管理、信息技術(shù)、資源服務(wù)部門為3個(gè)歸口管理單位，其管理體系詳見圖2。

圖2 軟件歸口管理體系

相關(guān)主要職責(zé)如下：

資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)各類通用軟件的論證、使用等歸口管理。因?yàn)橥ㄓ密浖c貨物接近，屬于市場(chǎng)上比較成熟的產(chǎn)品，也有相應(yīng)的定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)可以參考，且政府采購(gòu)協(xié)議網(wǎng)上也有不少通用軟件，既保證了其來源的正版和可靠性，也保證了軟件的采購(gòu)有指導(dǎo)價(jià)格。

信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)各類定制開發(fā)軟件的論證、使用等歸口管理。高校信息中心都有一些專門的技術(shù)人員，對(duì)軟件開發(fā)所使用的計(jì)算機(jī)語言比較熟悉，能夠知曉每一類語言開發(fā)的大致功用及價(jià)值，從而較好杜絕定制軟件開發(fā)中的暴利現(xiàn)象，同時(shí)在驗(yàn)收及使用過程中也能夠了解到該軟件是否達(dá)到使用需求。

圖書館負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)資源軟件的論證、使用等歸口管理。高校圖書館是數(shù)據(jù)資源使用最集中、最全面、最便捷的部門，師生所使用的絕大多數(shù)資源都是通過圖書館實(shí)現(xiàn)的，歸口到圖書館既能夠有效防止學(xué)校其他部門重復(fù)購(gòu)置，又可以對(duì)數(shù)據(jù)資源使用效益進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。

3.2 加強(qiáng)軟件的預(yù)算與論證管理

把好軟件進(jìn)口關(guān)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求編制軟件購(gòu)置預(yù)算，填報(bào)項(xiàng)目申報(bào)書(申請(qǐng)理由、用途、績(jī)效目標(biāo)等)、可行性研究報(bào)告、擬購(gòu)置軟件費(fèi)用明細(xì)(品目、版本號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、安裝條件、服務(wù)期限等)、技術(shù)資料(功能描述、系統(tǒng)適應(yīng)性、端口、兼容性、系統(tǒng)崩潰的自我恢復(fù)或數(shù)據(jù)異地備份、開發(fā)時(shí)間等)、人員培訓(xùn)和售后服務(wù)方案(運(yùn)行缺陷的修復(fù)、技術(shù)支持保障、升級(jí)更新計(jì)劃等)等編制預(yù)算所需的所有申請(qǐng)資料。

由歸口管理單位組織專家進(jìn)行必要性、技術(shù)及價(jià)格等方面的論證,當(dāng)軟件金額達(dá)50萬元及以上時(shí)，則邀請(qǐng)校內(nèi)外同行專家以及技術(shù)專家參與論證，并出具項(xiàng)目評(píng)審報(bào)告(應(yīng)至少包含以下內(nèi)容：是否確實(shí)需要、應(yīng)用對(duì)象及范圍、預(yù)期效益是否合理、是否具備運(yùn)行條件、是否重復(fù)購(gòu)置、開發(fā)技術(shù)是否滿足需求、報(bào)價(jià)是否合理等)，與申報(bào)書同時(shí)提交資產(chǎn)管理部門備案。

3.3 規(guī)范軟件的采購(gòu)管理

由于軟件使用屬性的特殊性，其采購(gòu)也分兩種類型，①按貨物采購(gòu)，即通用軟件，或者通過政府采購(gòu)協(xié)議形式從網(wǎng)上直接采購(gòu)，或者根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研情況以不同的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)；②按服務(wù)采購(gòu)，即定制軟件和數(shù)據(jù)資源軟件，價(jià)格因素相比較貨物采購(gòu)所占比例更小，而對(duì)軟件的功能和服務(wù)要求更高。這樣更有利于各類軟件的采購(gòu)能夠較好地實(shí)現(xiàn)性價(jià)比。

3.4 落實(shí)軟件的驗(yàn)收及入賬管理

3.4.1軟件驗(yàn)收

軟件安裝完成后應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括：①對(duì)照合同清單，檢查清點(diǎn)介質(zhì)、載體、附件、技術(shù)資料、人員培訓(xùn)、軟件維護(hù)及升級(jí)承諾等是否完整齊全，外觀有無損壞、受潮等。②通過安裝調(diào)試，檢查軟件應(yīng)用效果是否達(dá)到技術(shù)要求[9]。③提供安裝后的軟件界面截圖。

3.4.2驗(yàn)收人員

(1)單價(jià)10萬元以下由使用單位成立3人小組負(fù)責(zé)驗(yàn)收。

(2)單價(jià)10萬元(含)～100萬元由歸口管理單位牽頭，組成5人小組(至少1名技術(shù)專家)負(fù)責(zé)驗(yàn)收，其中校外專家不得少于2人。

(3)100萬元(含)以上由資產(chǎn)管理部門牽頭，組成7人小組(至少2名技術(shù)專家)負(fù)責(zé)驗(yàn)收，其中校外專家不得少于3人。

3.4.3軟件入賬

軟件驗(yàn)收合格后，按以下程序辦理入賬、報(bào)銷手續(xù)。

(1) 通用軟件、定制軟件。單價(jià)1 000元(含)以上且使用期限超過1年的[10]，由使用單位在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行資產(chǎn)卡片登記，攜合同、驗(yàn)收單等到資產(chǎn)管理部門進(jìn)行分類入賬確認(rèn)。

為便于區(qū)分軟件在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的分類，在此將之對(duì)應(yīng)在教育部明確的5種國(guó)有資產(chǎn)表現(xiàn)形式[11]之中，如圖3所示。通用軟件因其屬于市場(chǎng)成熟產(chǎn)品，且被列入財(cái)政部《政府采購(gòu)品目分類目錄》[12]之通用設(shè)備內(nèi)，因此在入賬時(shí)將其列為固定資產(chǎn)；定制軟件因其屬于自有業(yè)務(wù)需求的智力產(chǎn)出，以其特有知識(shí)技術(shù)形態(tài)存在并發(fā)揮作用，能為業(yè)務(wù)部門在未來一段時(shí)間帶來利益的資產(chǎn)[13]，因此在入賬時(shí)將其列為無形資產(chǎn)。

圖3 軟件在國(guó)有資產(chǎn)中的表現(xiàn)形態(tài)

(2) 數(shù)據(jù)資源軟件因其屬于購(gòu)買服務(wù)性質(zhì)不形成學(xué)校資產(chǎn)，不入賬但須提交數(shù)據(jù)資源界面截圖，并報(bào)資產(chǎn)管理部門備案，方可進(jìn)入報(bào)銷程序。

3.5 強(qiáng)化軟件處置的規(guī)范管理

軟件資產(chǎn)的處置應(yīng)嚴(yán)格履行資產(chǎn)報(bào)廢處置的相關(guān)規(guī)定。單價(jià)在10萬元(含)以上的軟件，應(yīng)提交書面報(bào)廢申請(qǐng)，闡述報(bào)廢理由，明確是否達(dá)到了項(xiàng)目申報(bào)書中績(jī)效目標(biāo)要求。有介質(zhì)的提供介質(zhì)，無介質(zhì)的提供最近時(shí)間的頁面截圖，經(jīng)資產(chǎn)管理部門確認(rèn)并備案后進(jìn)行報(bào)廢處置。

3.6 加強(qiáng)軟件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)

(1) 政府。①擴(kuò)大政府采購(gòu)平臺(tái)協(xié)議供貨的軟件產(chǎn)品種類，盡可能保證高校對(duì)基礎(chǔ)應(yīng)用軟件的需求。②高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的上級(jí)部門牽頭對(duì)教育系統(tǒng)業(yè)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)，統(tǒng)一開發(fā)相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件，如北京市屬高校資產(chǎn)管理部門應(yīng)用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)了高校與上級(jí)部門的聯(lián)動(dòng)，便于上級(jí)部門對(duì)高校資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，也提升了這一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息化水平。③加強(qiáng)對(duì)預(yù)裝軟件廠商、系統(tǒng)集成商的監(jiān)督和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，即從重從嚴(yán)處理。④加大正版軟件使用的宣傳力度。

(2) 學(xué)校。①嚴(yán)禁購(gòu)入或下載侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)、危害計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全、含有法律、行政法規(guī)等禁止內(nèi)容的軟件[14]。②軟件如為存檔或教學(xué)、科研需要而進(jìn)行少量復(fù)制，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行“計(jì)算機(jī)軟件保護(hù)條例”規(guī)定，不得用于任何商業(yè)行為。③凡屬于業(yè)務(wù)應(yīng)用需要而開發(fā)的定制軟件，應(yīng)明確產(chǎn)權(quán)歸屬學(xué)校，細(xì)化權(quán)屬相關(guān)要求[15-16]，涉及源代碼等核心技術(shù)全部交由學(xué)校保管，以杜絕定制軟件的壟斷和不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。

4 結(jié) 語

通過上述實(shí)踐與探索，深深體會(huì)到，高校在軟件管理方面不宜一概而論，簡(jiǎn)單處理，而是應(yīng)當(dāng)根據(jù)軟件形成與使用的具體實(shí)際情況進(jìn)行界定和分類管理。需要高校在軟件管理的頂層設(shè)計(jì)上明確相應(yīng)的歸口管理單位，以保持對(duì)軟件應(yīng)用屬性多樣化的專業(yè)管理需求，從而避免因其形成方式復(fù)雜的不確定性導(dǎo)致管理上的失控。從實(shí)踐中可以看出，這種軟件管理模式無論是從其論證、驗(yàn)收，還是入賬后的資產(chǎn)表現(xiàn)形式，都在一定程度上比較科學(xué)地反映出軟件管理的真實(shí)情況，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化管理。但是由于當(dāng)前高校軟件在資產(chǎn)管理中所占的比例很小，關(guān)于軟件管理的規(guī)范性和精細(xì)化程度還需要進(jìn)一步提升，如高校在軟件管理的思想重視程度，在管理技術(shù)的專業(yè)保障手段，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的保護(hù)意識(shí)等亟待加強(qiáng)。