淺談疾病控制業(yè)務(wù)檔案管理

魏英　譚利民

【摘 要】檔案管理是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)，要提高檔案工作的現(xiàn)代科學(xué)化管理水平，須從檔案管理制度、人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)設(shè)備等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理，把疾病控制業(yè)務(wù)檔案管理工作提高到一個新水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理疾病控制業(yè)務(wù)

【中圖分類號】R437.35 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-3783（2018）06-03--02

各級疾病預(yù)防控制中心在開展預(yù)防傳染病、慢性非傳染病、職業(yè)病和對突發(fā)疫情的調(diào)查處理、衛(wèi)生監(jiān)測、檢驗(yàn)技術(shù)服務(wù)、健康教育、預(yù)防醫(yī)學(xué)科研和教學(xué)等業(yè)務(wù)工作活動中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

一、首先提高對疾病控制業(yè)務(wù)檔案管理工作重要性的認(rèn)識

必須充分認(rèn)識業(yè)務(wù)檔案的價值、地位、作用和意義。同時，要充分認(rèn)識業(yè)務(wù)檔案管理的重要性。對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，將會嚴(yán)重影響公共衛(wèi)生事業(yè)工作的深入開展。要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化信息意識，要樹立科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度，依法治檔

建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則。對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門的責(zé)任意識，建立系統(tǒng)有序的管理體制，檔案的權(quán)威性在于其真實(shí)可靠性。真實(shí)是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責(zé)。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用。只有增強(qiáng)檔案管理職能部門的責(zé)任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān)，才能確保檔案的質(zhì)量。

三、疾病控制業(yè)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

我國各級疾病預(yù)防控制中心在日常業(yè)務(wù)活動中大量地、直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楣芾淼膯挝换騻€人所提供的經(jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的對象的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補(bǔ)充。另外，疾病控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此會形成中心與科室二級保存管理體系。一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動形成的材料作為科級業(yè)務(wù)檔案管理。工作計劃、規(guī)范性文件、綜合性或總結(jié)性能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平報告以及在基礎(chǔ)監(jiān)測上形成的且具有一定學(xué)術(shù)價值且保管期限長的材料則提交中心作為檔案進(jìn)行管理。

四、目前疾病控制業(yè)務(wù)擋案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善、事倍功半。各級疾控中心對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。有的單位沒有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（二）檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低。對檔案管理工作的認(rèn)識不足，只抓眼前而忽視對長遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，忽略了疾病控制的連續(xù)性和歷史資料的完整性，造成檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高 。只重視預(yù)防醫(yī)學(xué)技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高 。目前大部分疾控中心存在著檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問題，制約了檔案管理工作的發(fā)展。雖然計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，致使檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

五、積極利用信息自動化管理技術(shù)，建立與紙質(zhì)檔案并存的電子檔案管理體系

（一）所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個檔案館（室）內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長一段時期內(nèi)。既要保存電子檔案.又要保存紙質(zhì)檔案.就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案.及時從計算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性.證據(jù)性和權(quán)益性.或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入.轉(zhuǎn)化為電子檔案.以滿足檔案信息資源共享的需要，目前，我國計算機(jī)已經(jīng)普及利用，辦公自動化、自信自動化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢所趨目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。

（二）兩種不同載體的檔案有著各自的特點(diǎn)。既有相對性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實(shí)際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費(fèi)，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有使二者有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務(wù)。

五、加強(qiáng)對檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核

必須加強(qiáng)對檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。要為檔案工作者的知識更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件，提供機(jī)會，加強(qiáng)在職培訓(xùn)，適當(dāng)安排脫產(chǎn)進(jìn)修。

建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機(jī)制，將業(yè)務(wù)檔案管理明確列入疾控中心與科室管理中，推行責(zé)任與經(jīng)濟(jì)激勵制度，制定相應(yīng)的考核方案指標(biāo)，定期考核，獎金與責(zé)任掛鉤，與貢獻(xiàn)掛鉤，多勞多得，少勞少得。

綜上所述，疾病控制業(yè)務(wù)檔案管理，是符合我國現(xiàn)階段以及將來社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特點(diǎn)和需要而建立的一種疾病控制業(yè)務(wù)檔案管理模式，隨著檔案管理實(shí)踐的發(fā)展和完善，一定會為我國疾病預(yù)防與控制工作的開展發(fā)揮重要作用。

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