淺談企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)控流程的建立

強(qiáng)春衛(wèi)

一、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)

1.采購(gòu)申請(qǐng)與審批。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的開(kāi)端即為采購(gòu)申請(qǐng)，所以完善的采購(gòu)申請(qǐng)制度對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)極其重要。企業(yè)首先應(yīng)確定各個(gè)部門應(yīng)負(fù)責(zé)的物品種類，使各部門獲得相應(yīng)的采購(gòu)申請(qǐng)權(quán)，同時(shí)應(yīng)確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)的所有流程。比如科研部門在填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單時(shí)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要和進(jìn)度填寫(xiě)物品種類、數(shù)量、發(fā)貨時(shí)間、到貨時(shí)間等基本信息，經(jīng)審核簽字后再交給采購(gòu)部門進(jìn)行操作。

2.供應(yīng)商與價(jià)格的選擇與確定。在進(jìn)行采購(gòu)工作時(shí)，一般都會(huì)購(gòu)入大量的物品，此時(shí)供應(yīng)商的選擇將直接關(guān)系到企業(yè)的利益。相關(guān)采購(gòu)人員應(yīng)廣泛搜集信譽(yù)良好的合格供應(yīng)商的資料，并逐一對(duì)比各個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格與產(chǎn)品質(zhì)量，最后確定合作的供應(yīng)商。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字后，采購(gòu)部門再進(jìn)行采購(gòu)工作。

3.物資驗(yàn)收。企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的驗(yàn)收內(nèi)部控制制度，以此來(lái)保證存貨的真實(shí)性與完整性。質(zhì)檢部門與倉(cāng)儲(chǔ)保管部門在驗(yàn)收過(guò)程中起到了重要的作用。首先，倉(cāng)儲(chǔ)保管人員應(yīng)認(rèn)真核實(shí)送貨單據(jù)上的相關(guān)信息，確保貨物是企業(yè)所采購(gòu)物資，并立即通知質(zhì)檢部門人員來(lái)檢查貨物質(zhì)量。經(jīng)檢驗(yàn)貨物質(zhì)量過(guò)關(guān)后，相關(guān)人員在送貨單上簽字，倉(cāng)儲(chǔ)保管人員再辦理相關(guān)入庫(kù)手續(xù)。

4.票據(jù)管理與款項(xiàng)支付。發(fā)票入賬關(guān)系著后續(xù)相關(guān)付款結(jié)算工作的實(shí)施，因此發(fā)票入賬是企業(yè)進(jìn)行負(fù)債確認(rèn)工作必不可少的環(huán)節(jié)。為了使采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理工作順利開(kāi)展，發(fā)票入賬工作應(yīng)與采購(gòu)驗(yàn)收等工作分開(kāi)進(jìn)行，并且每項(xiàng)工作應(yīng)至少由兩個(gè)人來(lái)實(shí)施。在采購(gòu)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，并經(jīng)審核簽字取得合格的發(fā)票后，發(fā)票入賬工作才能進(jìn)行。另外，在辦理發(fā)票入賬記錄之前，財(cái)務(wù)部門人員應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，如采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收證明、入庫(kù)單據(jù)等。付款控制工作的重點(diǎn)在于要嚴(yán)格檢查相關(guān)手續(xù)是否齊全，并按照相關(guān)法律法規(guī)及采購(gòu)合同來(lái)進(jìn)行后續(xù)付款工作。

二、企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀

從企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需求出發(fā)，為保證企業(yè)穩(wěn)健地運(yùn)營(yíng)，企業(yè)應(yīng)制定一套包含采購(gòu)、銷售、存貨、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)結(jié)賬等事項(xiàng)的完整的內(nèi)部控制流程。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，采購(gòu)內(nèi)部控制工作的順利實(shí)施是十分重要的，其包括了以下幾個(gè)基本環(huán)節(jié)：

1.預(yù)算與計(jì)劃流程

該流程的順利實(shí)施有利于及時(shí)提供原材料和控制采購(gòu)成本，主要涉及到以下幾個(gè)方面：（1）銷售預(yù)算編制。市場(chǎng)營(yíng)銷部采購(gòu)人員編制相關(guān)年度采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)層層審核后再交由公司總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。（2）采購(gòu)計(jì)劃編制。市場(chǎng)營(yíng)銷部部長(zhǎng)先對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，然后采購(gòu)員再根據(jù)該審批起草采購(gòu)合同，最后營(yíng)銷部部長(zhǎng)再對(duì)其進(jìn)行審核。（3）科研物料采購(gòu)申請(qǐng)。科研部門及其他相關(guān)部門向市場(chǎng)營(yíng)銷部提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審核后便可通過(guò)該采購(gòu)申請(qǐng)。

2.供應(yīng)商選擇

做好供應(yīng)商選擇過(guò)程中的內(nèi)部控制制度，有利于企業(yè)獲得更加便宜可靠的原材料，主要包括以下控制點(diǎn)：（1）科研物料采購(gòu)。負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員搜集相關(guān)供應(yīng)商的資料，同時(shí)采購(gòu)員應(yīng)與科研部門人員對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行合理評(píng)價(jià)，在特殊情況下質(zhì)量管理部可進(jìn)行協(xié)助。（2）生產(chǎn)物料采購(gòu)。市場(chǎng)營(yíng)銷部的采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)計(jì)劃下所需要的供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇。（3）合理供應(yīng)商復(fù)評(píng)。質(zhì)量管理部通過(guò)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度復(fù)評(píng)選出下一年的供應(yīng)商名單，并由質(zhì)量部領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后方能生效。

3.發(fā)票付賬與對(duì)賬管理

本流程主要包括付款與對(duì)賬兩個(gè)步驟，該流程的進(jìn)行保障了結(jié)算的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，該流程的控制點(diǎn)如下：（1）發(fā)票入賬。首先由采購(gòu)員對(duì)發(fā)票、采購(gòu)合同等進(jìn)行逐一核對(duì)，確定無(wú)誤后再將其交由相關(guān)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核與驗(yàn)證，再經(jīng)過(guò)過(guò)賬處理工作后生成會(huì)計(jì)憑證，最后將會(huì)計(jì)憑證打印出來(lái)交給財(cái)務(wù)部長(zhǎng)復(fù)核。（2）付款計(jì)劃的審批與辦理。采購(gòu)員將編制好的付款計(jì)劃交給營(yíng)銷部領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，再經(jīng)過(guò)相關(guān)會(huì)計(jì)人員以及財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后錄入預(yù)算系統(tǒng)，然后業(yè)務(wù)人員將其同步傳遞到費(fèi)控系統(tǒng)，最后付款時(shí)交由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部人員進(jìn)行辦理。（3）對(duì)賬管理。采購(gòu)業(yè)務(wù)工作包括了與外部供應(yīng)商的對(duì)賬，而內(nèi)部對(duì)賬主要由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)。

三、存在的問(wèn)題

大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制的實(shí)際操作過(guò)程中，對(duì)于某一些環(huán)節(jié)的控制過(guò)于形式化，并未從實(shí)際角度出發(fā)考慮某些環(huán)境因素造成的影響，主要存在以下問(wèn)題：

1.分工不明確。在企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)物資、確定供應(yīng)商、驗(yàn)收、付款等過(guò)程中，由于企業(yè)組織機(jī)構(gòu)分配不合理以及人手不夠等問(wèn)題，各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)人員之間分工不明確，在某些情況下一個(gè)人要承擔(dān)許多工作。

2.授權(quán)制度執(zhí)行不到位。在科研物料的采購(gòu)環(huán)節(jié)中，由于采購(gòu)物料的特殊性，科研人員需要對(duì)物料進(jìn)行檢查，因此造成了科研人員在采購(gòu)環(huán)節(jié)中一人承擔(dān)多角的現(xiàn)象。該現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)即為越權(quán)，容易產(chǎn)生徇私舞弊事件，導(dǎo)致公司購(gòu)買到質(zhì)量差且價(jià)格高的產(chǎn)品。

3.采購(gòu)價(jià)格控制不足。對(duì)于某些大型加工企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于業(yè)務(wù)繁忙工作量大且人員不足等問(wèn)題，企業(yè)經(jīng)常會(huì)忽略對(duì)價(jià)格的控制，因此導(dǎo)致發(fā)票價(jià)格與合同價(jià)格不一致。

4.付款時(shí)間的不確定性。在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款工作時(shí)，由于種種人為因素的存在，導(dǎo)致出現(xiàn)提前付款或者延遲付款的現(xiàn)象，違反了合同上的相關(guān)付款規(guī)定，從而使企業(yè)信譽(yù)受到損害。

四、關(guān)于采購(gòu)與付款內(nèi)控的措施與建議

1.明確崗位分工。企業(yè)應(yīng)建立不相容崗位分離制度，使采購(gòu)部門、物資驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門等部門可以明確各自的職責(zé)，各業(yè)務(wù)人員合理分工，從而有效地防止了在某些環(huán)節(jié)中產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象。

2.減少人為操作。在公司正常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，準(zhǔn)確下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃有利于公司保持庫(kù)存的合理性。對(duì)于某些不確定的物料的采購(gòu)，公司應(yīng)對(duì)其引起重視?，F(xiàn)已上線的SAP管理軟件是一個(gè)強(qiáng)大的信息控制平臺(tái)，它可以通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)并生成主生產(chǎn)計(jì)劃，再結(jié)合其他有效信息轉(zhuǎn)化為采購(gòu)訂單，在該軟件的操作過(guò)程中不僅滿足了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，還有效地減少了由人為因素帶來(lái)的問(wèn)題。

3.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)價(jià)格變動(dòng)的管控。在采購(gòu)交易進(jìn)行前，企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商一起確定采購(gòu)價(jià)格并簽訂采購(gòu)合同。由于某一些特殊情況的存在，導(dǎo)致雙方無(wú)法確定最終的結(jié)算價(jià)格，此時(shí)雙方應(yīng)協(xié)商討論并確定一個(gè)暫估結(jié)算價(jià)格。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商認(rèn)真溝通協(xié)商，嚴(yán)格控制暫估價(jià)格與最終結(jié)算價(jià)格的差異，這樣企業(yè)在定價(jià)上就具有一定的主動(dòng)權(quán)。

4.加強(qiáng)內(nèi)控流程管理力度。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的控制管理力度，從而使企業(yè)的內(nèi)控流程可以順利實(shí)施。對(duì)于檢查過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格懲處，予以通報(bào)、罰款等處罰。比如在科研物料采購(gòu)環(huán)節(jié)中的越權(quán)行為，必須進(jìn)行嚴(yán)懲，這樣才能使內(nèi)控流程有效實(shí)施下去。

5.建立單價(jià)詢問(wèn)制度。企業(yè)應(yīng)對(duì)長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商進(jìn)行定期詢價(jià)，在一年之內(nèi)應(yīng)至少進(jìn)行一次詢價(jià)對(duì)比，并將所有的詢問(wèn)信息記錄下來(lái)并作為結(jié)算的依據(jù)，從而有效地控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)中存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，對(duì)成本的有效控制是企業(yè)發(fā)展壯大的重要保障，而采購(gòu)和付款的內(nèi)部管控是成本控制的核心。因此，我們要充分考慮企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部管控所存在的問(wèn)題，并及時(shí)采用合理的措施來(lái)解決問(wèn)題，從而使企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)下去。