論保密檔案管理工作中存在的問題及對策

賈廣軒 山東省濟寧市任城區(qū)社會保險事業(yè)局

一、保密工作主要存在的問題

（一）工作人員的保密意識薄弱，沒有正確認識到檔案保密工作的重要性。以前的檔案保密工作的規(guī)章制度比較多，保密工作中的氛圍比較沉悶，很多經(jīng)驗技術(shù)和方法都沒有辦法溝通、展開，經(jīng)常會產(chǎn)生經(jīng)濟損失。隨著對外交流和合作越來越密切，對于保密教育的重視程度明顯下降，這就導(dǎo)致很多相關(guān)工作人員對于檔案管理工作的警惕性不高，一些工作人員不知道保密法和崗位保密要求，甚至一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人不知道檔案的保密法規(guī)和要求，對于檔案的保密管理工作造成了很大的負擔(dān)。

（二）通信和辦公自動化程度的不斷提高使得保密工作愈發(fā)困難。高科技的通訊工具和自動化的辦公設(shè)備應(yīng)用于越來越多的企業(yè)當(dāng)中，有效的提高了工作效率，但是在文件和檔案傳輸過程中會出現(xiàn)泄漏的情況，給保密工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。我國在辦公自動化和通訊方面的保密技術(shù)還沒有得到有效的發(fā)展，企業(yè)的辦公自動化和通訊方面沒有具體的保密制度就會出現(xiàn)有密難保的狀況。

二、加強檔案的保密工作對策

（一）加強規(guī)范管理。根據(jù)《保密法》和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中的要求，工作人員要弄清楚密與非密之間的界限，明確哪些檔案是可以開放的，哪些是在一定的限制范圍內(nèi)使用，哪些是不能提供使用，為檔案保密管理工作的規(guī)范化和標準化打下堅實基礎(chǔ)，同時要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)。為了更好地實現(xiàn)保密工作的制度化和標準化，可以采取以下措施和制度：（1）建立劃定保密期限的制度，從而可以在保密期滿時自行解密，減少工作的復(fù)雜性；（2）及時并合理的使用調(diào)度通知單，一旦保密期間內(nèi)產(chǎn)生解密或保密程度的升降，要立即下發(fā)通知單告知檔案室，能夠更好地銜接工作；（3）建立涉密檔案標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范性建設(shè)。在保密工作中可以采取分段治理的方法，用盒裝進行檔案及文件的保存，既能為日后尋找檔案帶來方便，也能使檔案的保密程度得到有效提高。可以采取編制目錄和卡片的方式有效管理檔案和文件，合理使用電子檔案和紙質(zhì)檔案。對保存的檔案要做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。

（二）建立健全檔案干部教育機構(gòu)，提高檔案保密人員素質(zhì)。我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展和進步，使得企業(yè)、單位對于檔案密保管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求，不但對于文化素養(yǎng)、政治水平以及專業(yè)知識方面提出要求，還要求工作人員要有學(xué)習(xí)精神，能夠懂得一些最新的高新技術(shù)和密保知識，這樣才能更好地在工作過程中運用高新科技。工作人員應(yīng)該加強自身的學(xué)習(xí)能力，培養(yǎng)自我學(xué)習(xí)精神，時刻關(guān)注相關(guān)方面的最新的知識和形勢，能夠接受并順應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進步，這樣才能有效提高密保工作人員的專業(yè)水平，并適應(yīng)新時期的變化和發(fā)展。企業(yè)和部門要定期對檔案密保管理工作人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷補充新的知識，實現(xiàn)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

（三）提高檔案管理保密技術(shù)手段。運用計算機技術(shù)進行保密檔案管理工作。運用傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案信息進行保密工作已經(jīng)不能滿足人們的需求，并且存在一定的安全隱患，無法真正的保證檔案管理工作的保密性。因此為了更好的滿足人們的需求，運用計算機技術(shù)進行保密檔案管理工作成為一種必然的趨勢。通過計算機技術(shù)可以有效地提高保密檔案管理工作的安全性，減少在檔案管理過程中出現(xiàn)的不必要的環(huán)節(jié)。因此這就需要檔案管理人員加大對計算機技術(shù)的研究，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，通過先進的科學(xué)技術(shù)對檔案信息進行管理。同時還要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，熟練掌握計算機的技能和保密規(guī)定?？梢詫ζ溥M行培訓(xùn)和測試，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能。另外為了保證檔案信息的安全性，必須建立完整的檔案管理機制，防止受外界因素的干擾而影響保密檔案信息的安全性。要將外界網(wǎng)絡(luò)與保密檔案管理使用的網(wǎng)絡(luò)進行分離，防止受到外界網(wǎng)絡(luò)的入侵或者影響。

三、總結(jié)

綜上所述，科學(xué)技術(shù)的進步與發(fā)展使得檔案資源被大眾熟知，這種形勢對檔案的保密工作提出更高的要求。檔案是一種重要的社會信息資源，在注重信息資源開發(fā)、實現(xiàn)信息資源共享的同時也要嚴格做好部分機密檔案的保密工作，完善工作職能，讓檔案得到充分、合理的使用。企業(yè)和部門為了更好地做好檔案的保密工作，必須全面適應(yīng)經(jīng)濟、社會和科技的發(fā)展需求，不斷地對檔案保密管理制度進行完善，有效維護國家的安全和利益。