新時期下辦公室管理存在不足點及解決措施

劉英 青海省水利水電（集團）有限責(zé)任公司

前言：在新時期發(fā)展模式下，辦公室管理已經(jīng)不再是簡簡單單的行政工作，更多是賦予它綜合職能，為企業(yè)發(fā)展提供輔助功能，幫助企業(yè)前進。但就現(xiàn)在的狀況來看，企業(yè)受傳統(tǒng)觀念的影響較深，辦公室管理還存在較多不足，也在一定程度上制約企業(yè)發(fā)展，辦公室作為企業(yè)運營的樞紐，它的管理具有很強的綜合性，企業(yè)辦公室管理水平能很大程度上影響企業(yè)綜合發(fā)展，也會影響企業(yè)工作效率。因此，為了提升企業(yè)綜合實力，企業(yè)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，改善管理模式，健全管理制度，完善發(fā)展過程中存在的缺點，發(fā)揚優(yōu)點揚長避短，由此來提升辦公室管理效率。

一、辦公室管理的職能

辦公室管理具有很強的綜合性，涉及到企業(yè)的各個方面，它需要企業(yè)的各個部門之間相互配合，有效的辦公室管理能實現(xiàn)部門之間互通有無，實現(xiàn)信息轉(zhuǎn)換，它具有明顯的三個職能：一、統(tǒng)計調(diào)查，辦公室統(tǒng)計調(diào)查就是按照辦公室統(tǒng)計工作的目的和要求,有組織、有計劃、系統(tǒng)地采用科學(xué)的調(diào)查方法，客觀實際搜集各種統(tǒng)計資料的工作過程，要求所搜集到的資料具有真實性、準確性、全面性和及時性。二、辦公室人際關(guān)系協(xié)調(diào)和處理能力，協(xié)調(diào)和處理辦公室人際關(guān)系的能力是指辦公室工作人員通過自己的行為，有意識、有目的地影響辦公室人際關(guān)系的變化與發(fā)展方向的能力，它是在辦公室人際感受性和辦公室人際適應(yīng)性基礎(chǔ)上，通過人際關(guān)系實踐形成和發(fā)展起來的，集中體現(xiàn)了人際關(guān)系能力的能動性特征；三、辦公室安全工作，辦公室的安全工作是辦公室的一項重要工作內(nèi)容，它主要涉及辦公室的環(huán)境設(shè)施安全(如防火)、人員安全、資料和信息的安全等多方面的內(nèi)容。

二、目前辦公室管理的不足

（一）管理觀念落后

隨著經(jīng)濟發(fā)展，社會競爭在不斷加強，企業(yè)為了提升自身的社會競爭力在不斷尋求新的發(fā)展模式，以求提升企業(yè)管理效果。但是由于傳統(tǒng)觀念的根深蒂固，很多企業(yè)辦公室管理依舊落后，他們通常認為辦公室管理工作就是辦公室公文的收發(fā)和文秘工作，并不在意辦公室管理協(xié)調(diào)性和協(xié)調(diào)性發(fā)展的作用，并沒有注意到辦公室管理對整個企業(yè)起到的作用，這是由于企業(yè)管理者對辦公室管理認識不到位，管理觀念落后造成的，使得辦公室管理無法正常發(fā)揮它應(yīng)有作用，只是一味按照舊的發(fā)展模式工作，但是在新時代發(fā)展模式下，辦公室如果只是從事文秘工作，那么部門存在的意義就不大，同樣企業(yè)要想前進就會更加困難，也使得企業(yè)之間信息流通困難，部門之間協(xié)調(diào)性變差，辦公效率較低。

（二）管理制度不健全

在傳統(tǒng)觀念的影響下，很多企業(yè)工作人員都是按照自己的方式和辦法工作，長期依靠文件、指令、命令來運行，但是由于辦公室工作具有很強的整體性，一旦自身工作出現(xiàn)錯誤就會影響整個企業(yè)運作，按照現(xiàn)在的管理模式來看，企業(yè)沒有一個統(tǒng)一、規(guī)范制度來約束辦公室工作行為，也沒有健全管理制度來約束管理工作，從而規(guī)范辦公室人員工作行為，使得辦公室管理工作有條不紊的進行，一味的只進行辦公室收發(fā)工作、文書整理，這樣辦公室管理就處于被動地位，長期下來辦公室人員就缺乏積極性、工作失去熱情，對工作的責(zé)任心就會降低，辦公室人員之間就缺乏競爭性，工作就會懈怠，加上沒有健全的激勵制度和競爭機制，工作人員缺乏推進動力，嚴重降低辦公室管理效率，不利于企業(yè)發(fā)展。

（三）缺乏高素質(zhì)人才

就現(xiàn)在大部分企業(yè)發(fā)展情況來看，很多企業(yè)缺乏高素質(zhì)的辦公室管理人才，但是就現(xiàn)在發(fā)展模式來看，辦公室工作不僅僅只是行政工作，更多的是要發(fā)揮輔助功能，需要綜合能力較強的人來發(fā)揮辦公室管理職能。但在傳統(tǒng)模式影響下，企業(yè)在招聘辦公室人員時也更喜歡文字能力強的人來從事該工作，他們沒有較強綜合能力，不具備辦公室管理專業(yè)技能，加上辦公室工作人員流動慢，使得企業(yè)短期內(nèi)無法及時擴充企業(yè)管理職能，也無法及時收集關(guān)于企業(yè)發(fā)展信息為管理人員做決策提供依據(jù)，整體素質(zhì)偏低，思維方式固定，缺乏創(chuàng)新力，也不能及時收集最新發(fā)展政策，無法及時跟上新時代辦公室發(fā)展腳步。對于新時代發(fā)展來說，企業(yè)必須改善辦公室人員管理單一、素質(zhì)偏低、功能單一的現(xiàn)狀，提升辦公室人員整體素質(zhì)，加強辦公室管理職能發(fā)揮。

三、辦公室管理不足點的改善方法

（一）改善傳統(tǒng)觀念

辦公室管理在新時代發(fā)展中已經(jīng)賦予了新的定義，不再僅僅只是簡單的辦公室行政工作，為了改善辦公室管理作用，提升辦公室管理效果，打破傳統(tǒng)觀念影響，就必須拋棄掉傳統(tǒng)觀念，跟隨時代發(fā)展腳步建立新型辦公室管理理念。首先就需要認識到辦公室管理的作用，最大程度發(fā)揮它的職能，讓企業(yè)管理人員認識到辦公室工作不僅僅只是簡單的行政工作，還是部門之間溝通的橋梁，它能有效起到協(xié)調(diào)作用，還能收集企業(yè)相關(guān)信息，并及時普及給各個部門，實現(xiàn)信息互通有無。其次，建立服務(wù)理念，辦公室是一個綜合性較強的部門，需要接觸的人員較為復(fù)雜，因此，為了建立良好的企業(yè)形象，必須建立服務(wù)理念，以公司整體發(fā)展為前提建立服務(wù)意識，積極投入到相關(guān)工作中去，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層服務(wù)，使得企業(yè)全面發(fā)展。

（二）健全辦公室管理制度

為了能實現(xiàn)辦公室管理的全面發(fā)展，必須建立規(guī)范的制度來約束辦公室行為，從而提升管理效果。首先，規(guī)范工作流程、工作標準，由于辦公室工作內(nèi)容復(fù)雜且多，因此必須建立完善的工作流程，避免工作中出現(xiàn)混亂狀況。其次，建立完善的責(zé)任制度，規(guī)范部門之間的責(zé)任，促進工作積極有序進行，將部門之間工作進行分工，部門內(nèi)個人工作進行分工，明確每一個人的工作崗位、職責(zé)、權(quán)利，將工作分布到具體的人上，一旦出現(xiàn)問題能及時發(fā)現(xiàn)問題的出處，及時解決問題。最后建立獎懲制度，推動企業(yè)工作人員積極落實管理工作，在明確了每個人的工作內(nèi)容前提下，激勵每個人能更好的行使自己權(quán)利，完成自己的職責(zé)，發(fā)揮辦公室管理職能。只有建立了完善的規(guī)章制度才能更好的推動企業(yè)辦公室管理工作，促進企業(yè)發(fā)展。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

在新時代發(fā)展模式下，企業(yè)之間競爭越來越激烈，企業(yè)也更加注重提升自身企業(yè)軟實力，因此很多企業(yè)在提升自身經(jīng)濟實力同時也在尋找適合企業(yè)發(fā)展的綜合性人才，就辦公室管理來說，企業(yè)要想轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公室管理的弊端就需要提升工作人員的綜合素質(zhì)，不斷向外界吸收新鮮血液，召集新型人員，以求更適合企業(yè)發(fā)展。首先對于企業(yè)老員工，企業(yè)可以積極進行培訓(xùn)工作，向他們普及辦公室管理的職能，宣傳辦公室管理作用，讓他們認識到辦公室管理的重要性，其次依據(jù)考核制度來規(guī)范辦公室工作的落實度，提升管理工作的落實程度，加深企業(yè)對辦公室管理的重視。最后，為了擴大企業(yè)人才資源，積極向社會召集新型人才，提升企業(yè)招聘門檻，可以吸納優(yōu)秀的應(yīng)屆畢業(yè)生，他們具有最新的消息和專業(yè)的知識，且可塑性極高，在企業(yè)后期的培訓(xùn)下可以為企業(yè)做出豐厚的貢獻。

結(jié)語：為了適應(yīng)新時期發(fā)展規(guī)律，提升企業(yè)管理效率，加強企業(yè)辦公室工作水平，就應(yīng)該完善企業(yè)發(fā)展過程中存在的不足，以求提升企業(yè)競爭力。因此，要不斷提升辦公室人員工作積極性，加強工作管理，改善傳統(tǒng)觀念，完善管理制度，健全監(jiān)督體制，利用激勵制度來促進工作人員積極性，同時不斷向社會吸收先進人才，提升企業(yè)綜合實力，利用現(xiàn)代化的手段實現(xiàn)企業(yè)綜合能力提升，由此來實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標。