基層醫(yī)院檔案管理之思考

蔣喜明

【摘要】本文從加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理的重要性、基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀淺析、檔案綜合管理的意義、綜合檔案室建設(shè)是醫(yī)院管理的必然趨勢四個(gè)方面對基層醫(yī)院綜合檔案管理這種新的信息管理模式進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】基層醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀淺析；發(fā)展趨勢

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院日常管理工作的重要內(nèi)容。是科技興院的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院的寶貴文化財(cái)富。也是醫(yī)院工作計(jì)劃、決策的可靠依據(jù)，并為協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行提供參考資料。隨著公立醫(yī)院改革的逐步深入和醫(yī)療科技的飛速發(fā)展，檔案科學(xué)化規(guī)范化管理的作用日益重要。

一、加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理的重要性

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性，即檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，具有很強(qiáng)的查考價(jià)值和研究價(jià)值，是經(jīng)營管理必不可少的重要資源。醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)寫照與原始記錄，它是評價(jià)和衡量醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量及管理水平的重要標(biāo)志之一，而且對于維護(hù)醫(yī)院自身權(quán)益、保證醫(yī)院工作的連續(xù)性和以后的開發(fā)利用都有十分重要的作用。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生積極的變化，使用傳統(tǒng)的被動管理方法，已經(jīng)難以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。為此，醫(yī)院要高度重視檔案管理工作，逐步引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理手段和管理模式，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案管理工作。

二、基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀淺析

（一）基層醫(yī)院檔案管理分類?；鶎俞t(yī)院檔案管理主要類別包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、病歷檔案以及合同、會議記錄、信息檔案等。

（二）基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀?；鶎俞t(yī)院一般都設(shè)有檔案室，但不是獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，多隸屬于辦公室管理。因此文書、文件、合同、會議記錄、聲像、電子等檔案是主要的歸檔資料。構(gòu)成醫(yī)院檔案室管理的基礎(chǔ)，在檔案行政管理部門的監(jiān)督和要求下，管理上相對科學(xué)規(guī)范，而人事、財(cái)務(wù)、基建、病歷等檔案管理分別隸屬于不同的業(yè)務(wù)部門。隨著辦公自動化系統(tǒng)的普及，各類檔案具有自己的軟件系統(tǒng)，互不兼容，給現(xiàn)代電子文件的歸檔帶來了難度。檔案管理運(yùn)行過程中產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)無法相互轉(zhuǎn)換、共享，不能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案的一體化管理。

（三）基層醫(yī)院檔案管理的瓶頸。1.由于檔案管理工作本身并不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)往往注重能產(chǎn)生直觀效益的醫(yī)療業(yè)務(wù)工作，對檔案管理無論是在人力、財(cái)力還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都投入不足。2.基層醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)性，學(xué)歷偏低，缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理方法，以至于管理工作方式僵化，工作改革難以深入開展。3.檔案管理手段落后，滯后于檔案管理工作的需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院在檔案管理工作中也有了較大轉(zhuǎn)變，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，優(yōu)化了檔案管理的效率。但是在信息化建設(shè)方面，缺乏足夠的投入。4.檔案管理制度不健全。雖有檔案管理行政部門監(jiān)督檢查，但基層醫(yī)院一般沒有檔案管理相關(guān)考核項(xiàng)目，整體導(dǎo)致工作人員對檔案管理重視不夠，工作效率不高，檔案管理缺乏秩序，檔案收集分類不清晰，檔案歸檔不齊全 ，檔案利用調(diào)取耗時(shí)長。

三、基層醫(yī)院檔案綜合管理的意義

醫(yī)院檔案綜合管理，是指按照統(tǒng)一管理的原則，將按醫(yī)院職能分類的檔案集中起來，在專門設(shè)立的由院級領(lǐng)導(dǎo)的直屬機(jī)構(gòu)――綜合檔案室進(jìn)行歸檔、分類、整理、開發(fā)、利用等管理工作。它不僅是醫(yī)院各職能分類、各種載體形式檔案實(shí)體的統(tǒng)一管理，而且是對醫(yī)院全部檔案進(jìn)行組織管理和提供利用的組織形式，是集中統(tǒng)一管理的具體化。一方面它使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，另一方面使檔案信息的開發(fā)利用更加完善、實(shí)用，克服了分散管理的許多弊端，這不僅發(fā)揮了檔案的整體功能，更有利于醫(yī)院工作和檔案事業(yè)發(fā)展。

四、基層醫(yī)院綜合檔案室建立的必然趨勢

（一）有利于醫(yī)院各類檔案的綜合管理和利用，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識。突顯檔案在醫(yī)院管理中的重要地位，便于各類檔案的收集整合。

（二）有利于醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。對積累、歸檔、保管、利用等做出統(tǒng)一要求，保證各環(huán)節(jié)的疏通，逐步做到檔案管理完整無誤。

（三）有利于醫(yī)院檔案綜合分類。建立醫(yī)院檔案信息一體化管理模式，把醫(yī)院各類檔案優(yōu)化組合，加強(qiáng)相互聯(lián)系。集中起來統(tǒng)一管理，達(dá)到整齊實(shí)用，建立起統(tǒng)一、科學(xué)、合理的類別體系。

（四）有利于醫(yī)院檔案管理人員對各類檔案信息進(jìn)行綜合篩選、加工編輯，轉(zhuǎn)化為深層次的編研資料。對綜合檔案信息進(jìn)行綜合分析和研究為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀劃策，為醫(yī)院行政管理、臨床質(zhì)量管理等方面提供信息支持。

（五）有利于醫(yī)院成立綜合檔案信息情報(bào)中心。將醫(yī)院電子檔案和與之相應(yīng)的紙質(zhì)檔案結(jié)合管理，并根據(jù)對醫(yī)療市場的調(diào)查信息，構(gòu)建醫(yī)院內(nèi)部檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立電子計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全院檔案資料共享，讓“呆檔案”轉(zhuǎn)化為“活檔案”，為醫(yī)院綜合利用信息服務(wù)。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在管理、決策的過程中都離不開及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案綜合信息，醫(yī)療科技的快速發(fā)展更是離不開綜合的信息支持。醫(yī)院檔案綜合管理使文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、病歷檔案等形成一體化管理，互通信息，從而達(dá)到資源最大限度的開發(fā)利用，更快更好地為臨床一線服務(wù)。

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