煤炭行業(yè)檔案管理工作面對的問題和對策分析

楊清

【摘要】檔案管理工作對于煤炭行業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。但是在實際工作中，檔案管理工作并未達(dá)到理想的效果，還存在一些問題，從而影響了管理工作的進(jìn)行。因此煤炭企業(yè)要加強檔案管理工作，充分發(fā)揮其作用，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】煤炭行業(yè)；檔案管理；對策分析

科技和經(jīng)濟(jì)的雙重發(fā)展對各行各業(yè)都有極大的促進(jìn)作用。作為我國重要的能源之一，煤炭行業(yè)的發(fā)展直接影響著我國的經(jīng)濟(jì)收入，因此國家十分重視煤炭行業(yè)的發(fā)展，從政策、制度和經(jīng)濟(jì)等多方面對煤炭企業(yè)進(jìn)行大力扶持。在煤炭企業(yè)內(nèi)部管理工作中，檔案管理對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展有重要的意義。但是很多企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性，在實際管理工作中還存在一些問題，從而影響了檔案管理工作的進(jìn)行。

一、在煤炭行業(yè)檔案管理工作中存在的問題

檔案是對企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營及管理過程中形成的歷史信息的記載和反映，對企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的影響。尤其在煤炭企業(yè)的發(fā)展中往往經(jīng)歷了社會與市場的雙重變革，因此檔案的存在可以有效地指導(dǎo)企業(yè)更好地解決問題。雖然煤炭企業(yè)也越發(fā)重視檔案管理工作，但在檔案管理工作中仍然存在一些問題。

（一）檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。一方面，有些煤炭企業(yè)缺乏檔案管理的理念創(chuàng)新。主要原因是對檔案管理工作缺乏足夠的重視，認(rèn)為檔案管理僅僅是一項保管工作，不僅不能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，還因員工流動性大給管理工作帶來了很大的困難，因此對檔案管理人員、場所及經(jīng)費等均管理不到位，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，成效不足，不能充分利用檔案信息指導(dǎo)工作。另一方面，檔案管理工作缺乏模式創(chuàng)新。據(jù)調(diào)查，有些煤炭企業(yè)沒有建立獨立的人事檔案管理信息化體系，或者檔案管理軟件久不更新；有部分企業(yè)的檔案管理工作仍停留在人工階段，使檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮實際作用。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不足。在煤炭企業(yè)檔案管理工作中，普遍存在的一個問題就是檔案管理人員綜合素質(zhì)不足。因為領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，因此管理人員部分是從各個部門隨意抽調(diào)的，甚至還有一些管理人員是臨時人員，對檔案管理工作認(rèn)識不足，缺乏足夠的專業(yè)知識，僅把檔案資料收集儲存起來，而缺乏對資料進(jìn)一步組卷、分析和裝訂等工作，使檔案管理工作呈現(xiàn)混亂狀態(tài)。此外，很多檔案管理人員工作態(tài)度不端正，對待檔案工作態(tài)度隨意，時有檔案資料損壞、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重地制約了檔案管理工作的進(jìn)行。

（三）檔案管理設(shè)備落后。除了檔案管理人員綜合素質(zhì)不足外，檔案管理設(shè)備的落后也是共性問題。在很多煤炭企業(yè)中，檔案資料的管理還是采用手工編輯及檢索方式，甚至有部分企業(yè)沒有專門的檔案室存放資料，只有一小部分企業(yè)有專門的檔案管理軟件。這種現(xiàn)象的存在使很多重要資料沒能進(jìn)行及時整理和歸檔，而且在人工操作中也難免因疏漏或者犯錯誤而降低了檔案的真實性和可利用性。

二、加強煤炭行業(yè)檔案管理工作的對策分析

（一）建立完善的檔案管理制度。“國有國法，家有家規(guī)?！痹诿禾啃袠I(yè)的檔案管理中，要充分加強對檔案管理工作的認(rèn)知，建立完善的檔案管理制度，從制度上保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。首先要理清各個部門的檔案情況，加大檔案資料的收集力度，有效地保障檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。其次，針對各部門檔案管理，要建立分明的賞罰制度，對于優(yōu)秀員工或有較大貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟睿鴮τ诠ぷ鲬B(tài)度不端正或造成較大損失的員工則給予適當(dāng)?shù)奶幜P，從而充分調(diào)動管理人員的積極性，并促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性。

（二）加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)。要想提高檔案管理工作的效率，必須要加強管理人員的隊伍建設(shè)。一方面，針對現(xiàn)有的檔案管理員工，要經(jīng)常組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，增強專業(yè)基礎(chǔ)知識的儲備和技能的提升。另一方面，要適當(dāng)?shù)匾雽ｉT的檔案管理人員，有效地帶動企業(yè)檔案管理工作的提高。在培訓(xùn)和學(xué)習(xí)過程中，還要充分結(jié)合煤炭企業(yè)自身的情況和實際所處的市場環(huán)境。此外，還要注重提高員工的職業(yè)道德水平，在實際工作中要嚴(yán)格遵循企業(yè)的規(guī)章制度，具有正確的價值觀。思想教育和專業(yè)學(xué)習(xí)雙管齊下，共同提高員工的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理工作取得良好的成效。

（三）加強檔案管理信息化的建設(shè)。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展對社會很多領(lǐng)域都造成了很大的影響。在檔案管理工作中也同樣適用。信息化的發(fā)展能有效地將檔案管理工作便捷化和公開化。因此在檔案管理工作中要加強設(shè)備的投入，采用先進(jìn)的信息分析技術(shù)，進(jìn)行資料的收集、整理和分析工作，從而提高檔案管理工作的效率，同時也能更好地促進(jìn)檔案資料的利用。但是在引入信息化技術(shù)的同時，還要加強資料的保護(hù)，防止資料外泄造成企業(yè)的損失。

三、結(jié)語

本文分析了在煤炭行業(yè)檔案管理工作中存在問題，主要有檔案管理工作缺乏創(chuàng)新、檔案管理人員綜合素質(zhì)不足、檔案管理設(shè)備落后等，并針對這些問題一一提出了對策，希望能改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，提高管理的效率，從而更好地服務(wù)于企業(yè)。

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