張麗榮
【摘要】隨著改革的不斷深化,政府職能的不斷轉(zhuǎn)型,促使辦公室職能發(fā)生了不斷的轉(zhuǎn)變。在這種新形勢下,辦公室的檔案管理工作逐漸發(fā)生了各種各樣的問題,亟待解決,本文將基于這些問題提出相應(yīng)的解決措施,以期提高辦公室檔案管理的規(guī)范性。
【關(guān)鍵詞】新時期;辦公室;檔案管理;規(guī)范化;探討
在單位運行過程當(dāng)中,辦公室占據(jù)著非常重要的地位,不僅起著承上啟下的作用,還扮演著司令部的角色,指導(dǎo)著事業(yè)單位日常管理工作的正常開展。而檔案管理作為辦公室工作中的重要內(nèi)容,能夠完整記錄辦公室工作中的所有行為,并為單位的有效運行提供更為可靠的參考材料。因此,規(guī)范辦公室的檔案管理工作是非常有必要的,這不僅是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的客觀要求,也是提升單位現(xiàn)代化管理水平的有效手段。并且,由于辦公室的檔案管理是一項工作內(nèi)容非常繁雜的工作,且工作量較大,促使檔案管理工作的壓力較大。而通過規(guī)范化的管理行為,不僅能夠節(jié)約辦公室檔案管理工作的時間與勞動力,還能降低檔案管理工作的成本投入。但是,新時期辦公室檔案管理工作中仍存在諸多需要解決的問題。
一、新時期辦公室檔案管理中存在的問題
(一)缺乏健全的管理制度。在改革不斷深化的新時期,對辦公室檔案管理工作提出了新的要求,促使事業(yè)單位必須不斷改善自身的管理制度,以此滿足檔案管理工作的需求。但是,當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理制度仍比較滯后,促使辦公室檔案管理工作的效率較為低下,辦公室職能無法得到充分的發(fā)揮。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理當(dāng)中,只是一味的對本單位的資料進行整理、歸納和儲存,并沒有真正利用到檔案資料。同時,在管理制度執(zhí)行過程中,由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機制,促使很多檔案管理人員沒有依據(jù)規(guī)定來進行檔案管理,促使辦公室的檔案管理制度成為形式主義。
(二)缺乏專業(yè)的管理人員。由于檔案管理在辦公室工作中具有非常重要的地位,其不僅有利于單位的日常運行,還能為單位的改革、培訓(xùn)和文化建設(shè)提供更為可靠的信息依據(jù)。因此,有必要對辦公室檔案工作予以規(guī)范化。但是,由于辦公室檔案管理工作并未受到領(lǐng)導(dǎo)的重視,促使工作人員在意識上較為松散,專業(yè)技能也不夠強,對新知識以及新技術(shù)的接受能力比較匱乏,促使辦公室檔案管理職能無法得到充分的發(fā)揮。
(三)缺乏先進的管理設(shè)備。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視,促使事業(yè)單位在檔案管理工作中的投入較少,新型的科技產(chǎn)品和信息技術(shù)引進較慢,跟不上時代的潮流以及市場的要求。在這種辦公設(shè)備落后的情況下,很多單位的辦公室檔案管理工作仍使用傳統(tǒng)的人工管理模式,降低了辦公室檔案管理的效率,增加了工作人員的勞動量和工作時間,也給檔案工作規(guī)范化管理帶來大量的人為影響因素,增加了檔案管理混亂的基礎(chǔ)點。
二、新時期規(guī)范辦公室檔案管理工作的有效措施
(一)建立科學(xué)合理的檔案管理制度。制度作為規(guī)范的保障,也是辦公室檔案管理工作得以正常運行的有力支撐。因此,事業(yè)單位應(yīng)該不斷提高制度的合理性與科學(xué)性,通過建立科學(xué)、合理的檔案管理制度來約束檔案管理工作人員的行為,以此形成規(guī)范化的工作流程,降低人為因素對規(guī)范化管理的不良影響。同時,事業(yè)單位還應(yīng)該隨著時代的變遷以及技術(shù)的發(fā)展對制度的內(nèi)容與形式予以創(chuàng)新,將各項管理措施落到實處,進而保障檔案管理規(guī)范化,做到有據(jù)可循、有理可依。在完善檔案管理制度時,工作人員還需要加大對檔案資料的使用力度,充分挖掘檔案資源的數(shù)據(jù)價值和信息價值,為單位的文化培養(yǎng)與培訓(xùn)工作的開展提供更多真實、可靠的參考資料,進而發(fā)揮出檔案工作的管理職能。
(二)不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平。辦公室檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)作為影響檔案工作水平的主要因素,其也決定檔案管理工作的規(guī)范與否。因此,事業(yè)單位應(yīng)該重視對檔案管理人員專業(yè)水平的提升,注重對檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作,以期加強辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能的提升,進而保障檔案管理工作人員的行為規(guī)范性。同時,為了讓工作人員能夠掌握現(xiàn)代化的操作技術(shù),事業(yè)單位還應(yīng)該加強對工作人員的信息技能培訓(xùn),以此提高工作人員的信息水平,促使檔案管理工作逐漸朝規(guī)范化的方向發(fā)展。
(三)積極建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,在單位中的運用范圍越來越廣,促使辦公室檔案管理工作必須依據(jù)信息化技術(shù)來提升工作效率和質(zhì)量。可見,規(guī)范辦公室檔案管理是時代發(fā)展的需要。因此,在新時期,事業(yè)單位應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理模式與信息化技術(shù)結(jié)合起來,通過現(xiàn)代化的辦公室檔案管理系統(tǒng)來提升檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。當(dāng)前,我國事業(yè)單位對檔案有兩種處理方式:一種是將紙質(zhì)檔案予以數(shù)字化,進而形成數(shù)字信息檔案,以此延長檔案的保管期限,且減小紙質(zhì)檔案管理的空間需要。另外一種則是直接將紙質(zhì)檔案進行加工,形成原件數(shù)字檔案,從而再現(xiàn)紙質(zhì)檔案。
四、結(jié)論
總之,要想實現(xiàn)辦公室檔案管理工作的規(guī)范化,首先就必須具備與時俱進的管理意識,并建立起完善的檔案管理制度,且不斷提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì),從而實現(xiàn)對辦公室檔案管理工作的規(guī)范,提升辦公室檔案管理水平,提高辦公室的工作效率。
【參考文獻】
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