財(cái)務(wù)共享平臺(tái)認(rèn)識(shí)及建議

張會(huì)良

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)從模糊的概念、培訓(xùn)學(xué)習(xí)到費(fèi)用報(bào)銷模塊在古城8月1日試點(diǎn)上線，在財(cái)務(wù)共享運(yùn)行7個(gè)多月過(guò)程中，古城煤礦經(jīng)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)多次召集財(cái)務(wù)科及各部門報(bào)賬人對(duì)共享系統(tǒng)更新、模塊上線進(jìn)行講解，對(duì)操作過(guò)程中遇到的問(wèn)題匯總、總結(jié)，及時(shí)與浪潮的開(kāi)發(fā)人員、集團(tuán)公司財(cái)務(wù)人員溝通、解決，到現(xiàn)在古城煤礦平穩(wěn)運(yùn)行，財(cái)務(wù)共享已被大家接受融入到日常工作中?，F(xiàn)就對(duì)財(cái)務(wù)共享的初步認(rèn)識(shí)及運(yùn)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題及下一步建設(shè)交流如下。

一、財(cái)務(wù)共享上線的必要性

（一）財(cái)務(wù)共享是大型企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。20世紀(jì)80年代，福特公司建立了世界公認(rèn)的最早的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，并取得了巨大成效。隨后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式在歐美等國(guó)家開(kāi)始推廣，并于上世紀(jì)90年代傳入我國(guó)。隨著我國(guó)企業(yè)的快速發(fā)展和規(guī)模擴(kuò)張，以及信息化技術(shù)的普及，許多國(guó)內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)組建了自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，如海爾集團(tuán)、中國(guó)電信等。調(diào)查顯示，超過(guò)50%的世界500強(qiáng)企業(yè)和超過(guò)80%的世界100強(qiáng)企業(yè)已經(jīng)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。臨礦集團(tuán)作為世界500強(qiáng)之一的山東能源的全資子公司，組建財(cái)務(wù)共享中心是順勢(shì)而為，是大力推進(jìn)以新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換、工業(yè)3.0+改造升級(jí)和五大平臺(tái)大數(shù)據(jù)建設(shè)為主要內(nèi)容的新思想新技術(shù)新管理“三大革命”體現(xiàn)。

（二）財(cái)務(wù)共享有利于推動(dòng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享中心模式能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)集中效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)核算處理的集中化運(yùn)作，整合企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)資源，將企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員從瑣碎的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中解放出來(lái)，專注于企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，提升財(cái)務(wù)管理水平，提供財(cái)務(wù)決策支持。

二、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線運(yùn)行的情況

（一）費(fèi)用報(bào)銷模塊運(yùn)行情況。一是費(fèi)用報(bào)銷模塊上線方便領(lǐng)導(dǎo)審批，提高了職工報(bào)銷效率。2017年8月1日費(fèi)用報(bào)銷模塊在古城煤礦上線，將所有費(fèi)用報(bào)銷通過(guò)影像上傳實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上、手機(jī)端的審批，方便了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批；財(cái)務(wù)共享的實(shí)施，可以使員工發(fā)票報(bào)銷工作拜托時(shí)間、地點(diǎn)的限制，通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷、網(wǎng)上審批，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷費(fèi)用直接進(jìn)入工資卡中，提高了報(bào)銷效率。二是財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一各單位的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）對(duì)公應(yīng)付、資金預(yù)算模塊運(yùn)行情況。一是規(guī)范財(cái)務(wù)支付流程。2017年10月對(duì)公應(yīng)付模塊上線，規(guī)范了各單位付款程序，對(duì)大額資金增加了集團(tuán)公司審核流程，增強(qiáng)了集團(tuán)公司對(duì)重要資金支出的管控能力。二是加強(qiáng)資金預(yù)算管控。資金預(yù)算模塊上線加強(qiáng)對(duì)預(yù)算的管控，真正做到無(wú)預(yù)算不支出，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算系統(tǒng)控制。三是加強(qiáng)大數(shù)據(jù)下各平臺(tái)的融合。與法務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，將合同管理前置對(duì)公應(yīng)付模塊做到無(wú)合同無(wú)法支付，對(duì)各單位合同管理提出更高的要求，規(guī)范結(jié)算依據(jù)，有利于提升各單位的經(jīng)營(yíng)管理水平。

（三）往來(lái)應(yīng)收、資金管理模塊運(yùn)行情況。2018年1月10日往來(lái)應(yīng)收及資金管理模塊上線將內(nèi)部單位資金劃撥納入財(cái)務(wù)共享中心監(jiān)管范圍，規(guī)范了集團(tuán)公司內(nèi)部單位資金劃轉(zhuǎn)流程，同時(shí)收支兩條線下方便各單位規(guī)劃資金支出?？傎~模塊即將上線，到時(shí)所有賬務(wù)處理都在共享中心集中處理，有利于集團(tuán)公司統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理，并根據(jù)集團(tuán)公司戰(zhàn)略加強(qiáng)模塊控制。

三、財(cái)務(wù)共享運(yùn)行取得成效和亮點(diǎn)

（一）會(huì)計(jì)基礎(chǔ)更加規(guī)范。財(cái)務(wù)共享中心將原來(lái)分散在各單位進(jìn)行的活動(dòng)、資源進(jìn)行整合，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、管理制度的統(tǒng)一化、信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，為公司管控奠定了基礎(chǔ)。

（二）有效規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)施財(cái)務(wù)服務(wù)共享，對(duì)業(yè)務(wù)流程整合設(shè)計(jì)，重視風(fēng)險(xiǎn)控制，所有業(yè)務(wù)流程均需滿足內(nèi)部控制的要求；強(qiáng)化了對(duì)業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行預(yù)警整改，有效規(guī)避各單位的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）人工成本有效降低。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，可有效降低人工成本，實(shí)現(xiàn)人力資源效用的最大化。首先，將業(yè)務(wù)集中到共享服務(wù)中心處理后，一個(gè)人員可以處理幾個(gè)單位相同崗位的業(yè)務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)量不變的前提下減少業(yè)務(wù)人員，或者是業(yè)務(wù)量增加而人員不變。其次，實(shí)施共享服務(wù)后，業(yè)務(wù)操作得以精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，甚至有的操作被極大簡(jiǎn)化，某些崗位對(duì)人員的學(xué)歷、技能等要求有所降低，有利于降低人工成本。

（四）提高經(jīng)營(yíng)決策水平。一是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成為公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心，可以構(gòu)建一個(gè)決策支持系統(tǒng)，為經(jīng)營(yíng)決策提供歷史數(shù)據(jù)支撐，推動(dòng)公司提高管理水平，提升公司價(jià)值創(chuàng)造能力。二是實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，通過(guò)會(huì)計(jì)核算的規(guī)模化、制度化、流程化處理，使財(cái)務(wù)人員的精力能夠從大量重復(fù)的基礎(chǔ)核算業(yè)務(wù)中釋放出來(lái)，進(jìn)而轉(zhuǎn)向公司的經(jīng)營(yíng)及戰(zhàn)略決策支持。各單位財(cái)務(wù)部門的職能從后臺(tái)處理、事后記錄到多層次戰(zhàn)略支持職能的轉(zhuǎn)變，可以為公司提供的分析和決策服務(wù)，有效提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策水平。

四、財(cái)務(wù)共享運(yùn)行中遇到的問(wèn)題

（一）操作方面。一是臨礦集團(tuán)財(cái)務(wù)共享上線在煤炭行業(yè)是第一家，沒(méi)有成熟經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，上線初期各單位財(cái)務(wù)人員對(duì)共享軟件操作不熟練，遇到各種新問(wèn)題，造成各種不適應(yīng)；二是財(cái)務(wù)共享上線對(duì)各部門的報(bào)賬人素質(zhì)提出了更高要求，需要報(bào)賬操作必須具備一定的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)報(bào)賬人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（二）技術(shù)方面。一是財(cái)務(wù)共享上線初期出現(xiàn)各種技術(shù)問(wèn)題，如系統(tǒng)不穩(wěn)定經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，給操作人員造成各種不便；二是運(yùn)行過(guò)程中各單位出現(xiàn)功能需求，需要開(kāi)發(fā)方增加開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，由于開(kāi)發(fā)方技術(shù)或管理的限制不能滿足；三是新系統(tǒng)更新后對(duì)新功能的介紹、操作指導(dǎo)有時(shí)不及時(shí)，報(bào)賬人不易掌握。

（三）管理方面。財(cái)務(wù)共享規(guī)范了財(cái)務(wù)結(jié)算，提高了管理要求；資金預(yù)算系統(tǒng)控制支出，無(wú)預(yù)算不能付款；加強(qiáng)計(jì)劃管理，無(wú)計(jì)劃不能購(gòu)買等這些管理控制要求給一些單位造成不適應(yīng)，需要各部門對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的重視。

（四）人員方面。共享中心運(yùn)行需要抽調(diào)各單位骨干人員進(jìn)行賬務(wù)集中處理，給各單位的財(cái)務(wù)工作帶來(lái)暫時(shí)的緊張。財(cái)務(wù)共享全面上線，賬務(wù)集中處理會(huì)減輕各單位財(cái)務(wù)處理的工作量，有利于各單位財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)向內(nèi)部財(cái)務(wù)管理。

五、財(cái)務(wù)共享建設(shè)的建議

（一）界定財(cái)務(wù)共享與各單位的業(yè)務(wù)與職責(zé)范圍。隨著財(cái)務(wù)共享的推進(jìn)，各單位對(duì)其業(yè)務(wù)及職責(zé)范圍不是很明確，建議明確劃分財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)范圍及各業(yè)務(wù)單位的職責(zé)權(quán)限，以避免因權(quán)責(zé)不清導(dǎo)致的工作效率低下。

（二）重視系統(tǒng)安全。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，大量數(shù)據(jù)匯集于共享服務(wù)系統(tǒng)，且財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接體現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)運(yùn)行成果，系統(tǒng)運(yùn)行的安全性及數(shù)據(jù)的保密性至關(guān)重要，建議加強(qiáng)系統(tǒng)安全性建設(shè)。

（三）重視資源合理配置。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研發(fā)，一方面應(yīng)考慮兼容性，方便實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有法務(wù)、人類資源、設(shè)備管理等其他管理信息系統(tǒng)的融合與對(duì)接，充分利用好現(xiàn)有信息系統(tǒng)，以減少資源閑置與浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，另一方面考慮系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的可持續(xù)，隨著管理提升及各單位的需求增加，系統(tǒng)功能不斷增加，建議在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)做好預(yù)留，保持系統(tǒng)的不斷更新。

（四）不斷優(yōu)化流程設(shè)計(jì)。一是隨著財(cái)務(wù)共享上線運(yùn)行及各單位經(jīng)營(yíng)管理需要及時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的流程進(jìn)行優(yōu)化，完善流程的合理性、降低運(yùn)行成本提高運(yùn)營(yíng)速度。二是隨著公司的發(fā)展壯大，新興業(yè)務(wù)的增加，應(yīng)及時(shí)增加新的流程，以滿足系統(tǒng)處理新興業(yè)務(wù)的需要。

（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型培訓(xùn)工作。財(cái)務(wù)共享全面上線后釋放出的財(cái)務(wù)人員，需提前考慮該部分人員的轉(zhuǎn)型問(wèn)題，一方面加強(qiáng)管理會(huì)計(jì)的培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員參與經(jīng)營(yíng)管理，提供經(jīng)營(yíng)決策支持的能力，另一方面深入生產(chǎn)一線到車間、工區(qū)去具體了解生產(chǎn)情況，與職工一起研究降本增效的措施。