企業(yè)財務(wù)會計檔案管理問題及對策探討

劉傳科 四川九洲電器集團有限責(zé)任公司

所謂的會計檔案就是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各種報表、賬簿以及會計憑證等，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的證據(jù)和資料，對財務(wù)會計檔案進行分析，能夠有效了解企業(yè)的各項業(yè)務(wù)情況，對企業(yè)的經(jīng)營決策具有非常重要的影響，而財務(wù)會計檔案的有效管理，則是保證其有效分析和利用的前提，因此，有必要針對企業(yè)財務(wù)會計管理方面的內(nèi)容進行深入的研究。

一、企業(yè)財務(wù)會計檔案管理當(dāng)中的問題

（一）會計檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化不足。通常情況下，會計檔案主要由兩種形式構(gòu)成，一是電子形式的資料，包括企業(yè)經(jīng)營活動的相關(guān)數(shù)據(jù)備份等；二是紙質(zhì)資料，涉及到會計憑證以及會計賬單等資料，但很多企業(yè)在對這些檔案資料進行整理時，往往會將重點放在紙質(zhì)資料上，對于電子資料卻存在收集、整理不到位的現(xiàn)象，導(dǎo)致一些重要的經(jīng)濟數(shù)據(jù)被忽視，在一定程度上影響了會計檔案的完整性，檔案資料在數(shù)據(jù)方面與企業(yè)實際的經(jīng)濟活動存在偏差。

（二）各類檔案資料管理無法保持同步。企業(yè)財務(wù)會計檔案一般都會分為兩份，分別儲存在計算機和紙質(zhì)檔案室當(dāng)中，但在實際管理過程中，卻經(jīng)常會遇到兩者之間管理不同步的問題，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟活動信息混亂，加上企業(yè)對于計算機當(dāng)中的會計信息疏于管理，未能及時做好信息更新工作，甚至存在儲存介質(zhì)損壞導(dǎo)致信息丟失的現(xiàn)象，除此之外，目前會計電算化的相關(guān)軟件具有較快的更新速度，部分企業(yè)對于這些軟件的系統(tǒng)及板式未能進行妥善的保管，導(dǎo)致后期檔案調(diào)閱存在困難的問題較為普遍。

（三）未能對財務(wù)會計檔案進行充分的利用。對財務(wù)會計檔案進行管理主要是為了對這些檔案資料進行更好的利用，但很多企業(yè)卻未能對這些財務(wù)會計檔案進行充分的利用，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，對于會計檔案缺乏分析，并且在對會計檔案進行收集時，不能保證財務(wù)活動分析、企業(yè)合同以及財務(wù)報表等資料的全面歸檔，檔案資料存在完整性嚴重不足的現(xiàn)象，不能準(zhǔn)確反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，而企業(yè)也無法通過會計檔案的有效利用，對自身經(jīng)營狀況進行客觀的分析。

二、企業(yè)強化財務(wù)會計檔案管理的主要對策

（一）對財務(wù)會計檔案方面的管理制度加以完善。對財務(wù)會計檔案方面的相關(guān)管理制度加以建立，并對其進行不斷的完善，能夠使財務(wù)會計檔案缺乏完整性的問題得到有效的解決，而通過制度的完善與落實，能夠提升管理人員對于本職工作的重視程度，使各項管理工作的落實獲得一定的制度支撐，有利于檔案管理工作嚴謹性的提升，同時也能使企業(yè)賬目保持清晰。因此，需要落實以下幾點：第一，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合相關(guān)法規(guī)以及自身章程對檔案管理制度進行完善，通過制度來提升檔案收集、儲存、歸檔、整理、移交以及查閱的規(guī)范性，確保財務(wù)會計檔案的完整性，在此過程中，需要對會計檔案的鑒定以及維護等工作進行重點管理，要根據(jù)會計檔案的價值對其進行分類整理，并對出現(xiàn)損壞的檔案進行及時的修復(fù)，而不具備利用價值的檔案應(yīng)該做好定期銷毀工作；第二，要對財務(wù)會計檔案方面的管理團隊加強建設(shè)，積極引入具有相應(yīng)計算機操作水平和管理能力的工作人員，使管理團隊的整體水平得到有效的提升，使其能夠在制度保障下，將專業(yè)技能充分的發(fā)揮出來，提升檔案數(shù)據(jù)整理和管理的專業(yè)化，實現(xiàn)檔案的妥善管理；第三，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理工作加強引導(dǎo)，定期對管理工作進行巡查，使管理工作的落實情況得到有效的監(jiān)督，并幫助管理人員對工作中的難點問題加以解決。

（二）對管理的同步性進行加強。通過會計電算化，能夠有效提升會計檔案管理的便利性，在具體管理過程中，應(yīng)該對檔案文件及軟件系統(tǒng)的共同提升保持重視，要采取有效措施對會計檔案的儲存和管理進行強化，第一，可以對檔案儲存介質(zhì)進行多樣化處理，除了磁質(zhì)介質(zhì)、紙質(zhì)介質(zhì)之外，還要將異地備份工作做好，同時要對網(wǎng)絡(luò)安全進行強化管理；第二，對電子檔案的相關(guān)保存措施進行完善，要對磁質(zhì)檔案進行定期的檢查和復(fù)制，而紙質(zhì)檔案則需要做好防塵、防火、防潮等工作，確保各種儲存形式的財務(wù)檔案具有較高的一致性；第三，要規(guī)范電子檔案管理，針對電子會計檔案建立相應(yīng)的管理制度，借助光盤進行電子檔案的刻錄，使檔案及數(shù)據(jù)實體安全得到有效的保證，每年都要對會計檔案進行歸類整理，對管理人員、檔案目錄以及歸檔日期進行詳細的記錄，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員簽字，確保各項管理責(zé)任的有效落實。

（三）對財務(wù)會計檔案進行有效的利用。在企業(yè)財務(wù)預(yù)算完成以后，可以利用現(xiàn)代科技，將會計檔案轉(zhuǎn)換成網(wǎng)絡(luò)信息，將會計檔案開放到生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)，促進管理決策更優(yōu)化，生產(chǎn)經(jīng)營高效化。要對會計檔案加強開發(fā)和利用，對其進行及時的更新，使各項會計信息能夠具有較高的時效性，同時要采用服務(wù)理念對會計檔案管理進行優(yōu)化，通過強化宣傳，對服務(wù)內(nèi)容加以豐富，推動檔案利用條件的有效改善，此外，還要在財務(wù)會計檔案的管理和利用方面加大投入力度，做好檔案的跟蹤調(diào)研工作，使各項信息反饋能夠得到及時的收集，通過與企業(yè)需求的有效結(jié)合落實管理工作，進一步的提升管理效果和利用效果。

結(jié)語：綜上所述，對財務(wù)會計檔案加強管理，能夠使相關(guān)檔案信息得到有效的利用，對企業(yè)決策及發(fā)展具有很大的推動作用，因此，企業(yè)一定要對該項工作保持重視，對其進行有效的落實，以此來實現(xiàn)自身的發(fā)展目標(biāo)。