淺談檔案歸檔工作問題及對策

劉新玲

【摘 要】檔案是承載人類知識的一種重要介質(zhì)，在這個知識經(jīng)濟(jì)的時代，充分發(fā)掘和利用檔案中的信息資源是非常必要的，對人們的現(xiàn)實工作有著重要的指導(dǎo)意義。而在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，歸檔就是非常重要的一項工作，本文主要探討了檔案管理歸檔工作中的問題以及對策。

【關(guān)鍵詞】檔案 歸檔工作 問題 對策

對于現(xiàn)實的機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作中非常重要的組成部分，不僅能夠提高檔案管理人員的素質(zhì)，同時可以提高企業(yè)管理的工作效率，豐富的檔案資源的相關(guān)內(nèi)容，加強(qiáng)管理，可以有效的推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

一、檔案歸檔工作中存在的問題

1.檔案管理意識不高

在許多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，所有的工作人員主要都是積極的參加到實際單位業(yè)績的工作中去了，忽視了檔案的管理工作。這就造成了機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理的投資不夠，相關(guān)的工作人員也極其缺乏，檔案管理就只剩下了一個空架子，并沒有什么實際的作用。另外，在現(xiàn)代的許多檔案的管理工作人員中，他們都不是專職從事這項工作，而是兼職。這就造成了這些工作人員非常的業(yè)余，并不是非常的專業(yè)，對檔案管理方面的知識可能只是一知半解，所以說，檔案管理的質(zhì)量和效率有限，整體的管理意識較為薄弱。

2.檔案管理人員更換較為頻繁

因為機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，相關(guān)的投資不足，有時甚至為了節(jié)省單位的開支，便會從檔案管理這一方面進(jìn)行削減和克扣，比如機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員的工資會非常低，這樣很容易影響管理人員的工作積極性和主動性。另外，對檔案管理人員的招聘并沒有做到很好的把關(guān)，這就造成了這個工作崗位上的人員流到比較頻繁。這種管理非常不利于檔案資料的收集和歸檔，影響檔案管理工作的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3.檔案管理不夠規(guī)范

許多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理者對檔案管理工作不重視，在單位的內(nèi)部，有大量的檔案沒有進(jìn)行及時的鑒定、分類、歸檔、編目和組卷等，這些檔案都只是簡單的存放，并沒有按照相關(guān)的檔案管理流程對其進(jìn)行歸檔分類，這就導(dǎo)致了相關(guān)人員在查閱檔案時會非常的費力，費時，查找效率很低，對檔案的利用率也會逐漸的減低，檔案就無法真正的發(fā)揮出其應(yīng)用的作用。所以說，在現(xiàn)代的檔案管理工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有制定出適當(dāng)?shù)臋n案歸檔管理工作流程，同時相關(guān)的監(jiān)督力度也不夠，這才造成了檔案管理工作中的混亂和不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響到了檔案歸檔管理工作。

二、檔案歸檔管理工作中對策的分析

1.加強(qiáng)檔案管理和人才培養(yǎng)，提高檔案管理意識

在宣傳方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)自身的實際發(fā)展情況，在單位內(nèi)部進(jìn)行發(fā)放宣傳資料、張貼標(biāo)語等一些形式向員工宣傳檔案管理的重要性，讓員工們更加深入地了解到檔案的相關(guān)內(nèi)容，以及其對機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從而積極配合檔案管理人員的相關(guān)工作，有效的提高檔案歸檔的工作質(zhì)量和效率。在培訓(xùn)方面，機(jī)關(guān)者單位應(yīng)該定期或者不定期的對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，讓檔案管理人員對相關(guān)的工作程序和法律都能做到數(shù)量的掌握，有效的提高這些員工的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

2.建立起完善檔案歸檔計劃和程序

檔案管理部門在接到上級領(lǐng)導(dǎo)制定出的檔案計劃后，并不是要完全按照其計劃進(jìn)行管理，而是應(yīng)該根據(jù)自己的實際情況，在不違背上級領(lǐng)導(dǎo)的指示下，對檔案計劃進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，確保和自身的實際工作相適應(yīng)，然后在進(jìn)行歸檔管理。一般要做到“四同步”的管理。也就是指下達(dá)的檔案計劃任務(wù)要和其歸檔做到同步，檢查計劃的進(jìn)度要和形成檔案的進(jìn)度同步，結(jié)題、驗收、鑒定成果要和結(jié)題、鑒定檔案材料做到同步，評定檔案成果和其評定材料做到同步，從而保證檔案歸檔工作可以做到順利的開展。

3.加強(qiáng)歸檔工作檢核

現(xiàn)在有很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中存在著混亂和不規(guī)范的現(xiàn)象，經(jīng)常會出現(xiàn)一些找不到檔案或者檔案內(nèi)容失真的問題，這些都嚴(yán)重的影響了檔案管理工作和在應(yīng)用檔案時的有效性。所以單位需要加強(qiáng)對歸檔工作的檢查和審核，確保檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，有效的避免檔案內(nèi)容失真的出現(xiàn)。檢查和審核是保證檔案管理真實的一項重要手段。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過建立檢查審核委員會，為檔案管理工作提供一定的幫助，保證檔案資料長期的真實有效，不會再因為個人的不負(fù)責(zé)任或者疏忽，而影響到檔案的真實性。而且檔案作為一種信息的載體，確保檔案的完整性和真實性本身就是最為基本的要求。因為對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，之所要成立一個檔案管理工作部門，主要就是為了進(jìn)行收集信息，并且對這些信息加以利用，那么檔案的審查和檢核在檔案管理工作中自然就是重中之重。

綜上所述，在這知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時代，人們必須要加強(qiáng)檔案歸檔工作，只有這樣才能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案做到有效的管理，提高他們在這個社會的競爭力。在現(xiàn)代的檔案管理工作中，要提高管理人員積極的工作態(tài)度和意識，讓他們明白自己工作的重要性，并且加強(qiáng)對他們的培養(yǎng)，完善檔案的歸檔流程，保證檔案管理工作可以順利的進(jìn)行。

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