淺談企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策

袁智毅

摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)所有管理工作的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展有著積極的促進作用。目前，我國的企業(yè)檔案管理存在很多問題，亟待管理者思考解決對策，提升工作水平和效率。本文從筆者的工作實際出發(fā)，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，探索解決途徑，進而促進企業(yè)檔案管理工作水平的提升。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；對策

檔案記錄著企業(yè)在發(fā)展過程中的各種信息，是企業(yè)發(fā)展過程中的原始記錄，也是企業(yè)進行各項活動的重要參考指標[1]。企業(yè)檔案管理的重要地位是有目共睹的，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要位置。做好企業(yè)檔案管理工作，能夠有效提升各項工作的水平。目前，我國的企業(yè)檔案管理工作中存在很多問題，嚴重制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，影響了檔案管理工作的水平，不利于企業(yè)的整體發(fā)展。因此，如何解決檔案管理工作中的問題，提升檔案管理工作水平，成為現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的重點。

1 企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1 不重視檔案管理工作

不重視檔案管理工作，是很多企業(yè)檔案管理的通病。檔案管理不能創(chuàng)造效益，檔案管理增加了工作量，很多企業(yè)的工作人員都會產(chǎn)生這種思想，甚至是一些領導層也會產(chǎn)生這種思想。受到這種觀念影響，企業(yè)對檔案管理工作重視程度不夠，這嚴重制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，影響了檔案管理工作質(zhì)效的提升。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

管理人員素質(zhì)不高是企業(yè)檔案管理工作的一大問題。很多企業(yè)的管理人員都是其他部門的工作人員兼職的，一些中小企業(yè)基本上沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，管理人員素質(zhì)不高，導致檔案管理工作中漏洞百出，不利于工作的開展。

1.3 管理方式落后

管理方式落后，是指在檔案管理中，很多企業(yè)還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，未將信息技術和網(wǎng)絡技術融入到檔案管理工作中。這樣不僅導致檔案管理工作的落后，也影響了企業(yè)的工作效率，一些企業(yè)在工作中，需要一部分檔案資料，但是面對大量的紙質(zhì)檔案資料，檔案管理人員很難高效的找出合適的文件，進而影響了企業(yè)各項工作的效率。

1.4 檔案管理制度不健全

制度不健全是企業(yè)檔案管理的重大問題，很多中小企業(yè)的檔案管理工作制度，要么是參照網(wǎng)絡模板制定的，要么就根本沒有。制度的不健全嚴重影響了企業(yè)檔案管理工作的開展，很多檔案管理人員由于沒有嚴格的制度制約，導致檔案管理工作都比較隨意，檔案整理、歸檔不及時，檔案遺失問題較為多見，嚴重影響了企業(yè)檔案管理的工作水平。

2 提升企業(yè)檔案管理工作水平的對策

2.1 高度重視檔案管理工作

高度重視檔案管理工作，不僅是企業(yè)檔案管理工作人員的事，也是整個企業(yè)全體工作人員的事，只有全體工作人員都認識到檔案管理的重要性，在工作中，才能發(fā)揮檔案的效率。因此，高度重視檔案管理，必須提升全體工作人員的意識。首先，針對企業(yè)全體職工，開展定期培訓和專門培訓，通過培訓，讓全體工作人員認識到檔案的重要性，認識到檔案的實際意義，進而提升全體工作人員的檔案意識。其次，建立檔案宣傳網(wǎng)絡QQ群、微信群。當今社會，網(wǎng)絡飛速發(fā)展，人們更喜歡用微信群和QQ群進行工作溝通，面對時代發(fā)展，檔案管理工作的宣傳方式也要進行改進，讓員工通過網(wǎng)絡宣傳，認識檔案的重要性和實際意義。最后，針對領導層檔案管理觀念中存在的錯誤，通過嚴格落實工作責任制和有效的培訓，提升領導層的檔案意識，進而提升檔案工作水平。

2.2 提升檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理過程中，管理人員是核心[2]。管理人員的工作水平直接影響到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。因此，要想搞好企業(yè)檔案管理，必須要提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，打造一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員工作隊伍，提升工作質(zhì)效。首先，建立健全檔案管理工作人員培訓制度，通過專家培訓、在職培訓、專門培訓、定期培訓等多種方式，提升管理人員的工作水平，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)；其次，引進專業(yè)的技術人才。針對檔案管理人員工作素質(zhì)不高和專業(yè)化水平低的問題，企業(yè)應當引進專業(yè)的技術人才，通過專業(yè)的技術人才，提升工作質(zhì)效。同時，為了留住人才，企業(yè)應該探索獎懲機制，通過一系列的優(yōu)惠、補貼、升職、加薪等留住專業(yè)人才。最后，嚴格檔案管理人員工作考評，針對單位實際，制定細化、量化的考評機制，通過嚴格的考評，確保檔案管理工作人員的工作質(zhì)量。

2.3 建立信息化的檔案庫

要想改進企業(yè)檔案管理工作的方式，首要任務就是結合時代發(fā)展，建立綜合一體的信息化企業(yè)檔案庫。企業(yè)在信息化檔案管理中，建立一個系統(tǒng)的平臺，在這個平臺上，可以對內(nèi)部的檔案進行錄入、整理、歸檔和查詢等，通過綜合一體的信息化企業(yè)檔案庫，運用現(xiàn)代化的管理方式，提升企業(yè)檔案管理的效率。同時，信息化的檔案庫還要保證信息的安全和可靠，因此，企業(yè)在建立信息化的檔案庫的過程中，一定要配備專業(yè)的人員，進行定期的系統(tǒng)更新、安全防護工作，保證內(nèi)部平臺的安全穩(wěn)定運行，為企業(yè)檔案管理信息化工作提供強大的技術支撐。

2.4 建立健全企業(yè)檔案管理各項制度

企業(yè)管理中各項制度的建立，離不開企業(yè)的有效探索。企業(yè)檔案管理各項制度的建立，是一個長期探索的過程，離不開檔案管理人員持之不懈的堅持。首先，企業(yè)要明確各部門，包括檔案管理部門的工作職責，通過有效的工作責任落實，提升檔案管理的水平；其次，建立完善的檔案管理工作部門，通過配備專業(yè)的技術人員和專門的管理部門的方式，提升檔案管理工作的地位，提升檔案管理工作的水平和效率；最后，建立健全完善的檔案管理工作規(guī)范。通過完善的工作規(guī)范，對檔案管理中檔案的收集、整理、歸檔、查詢、借閱等工作流程，設立明確的工作規(guī)定，通過誰管理誰簽字，誰簽字誰負責的工作落實態(tài)度，確保工作規(guī)范的落實。同時，針對違反規(guī)定的工作人員，采取嚴厲的制裁制度，通過制裁制度，強化工作責任的落實，保證企業(yè)檔案管理工作水平的提升。

3 結束語

總而言之，我國的企業(yè)檔案管理中存在很多問題，需要企業(yè)在工作中，通過高度重視檔案管理工作，提升全體員工的檔案意識；提升檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理工作水平；建立信息化的檔案庫，提升工作效率；建立健全企業(yè)檔案管理各項制度，以制度保證工作落實的方式，不斷提升企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)效。

參考文獻：

[1]柴惠賢，企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J]，中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2016.24：16.

[2]龐瑩，企業(yè)檔案管理存在的問題和對策[J]，企業(yè)導報，2015.23：53.