如何做好數(shù)字化時代的企業(yè)檔案管理工作

劉小紅

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化時代已經(jīng)到來。數(shù)字化時代下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作方式方法，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，充分發(fā)揮數(shù)字化方便快捷、高效率的優(yōu)勢，提升檔案管理工作的水平，提升檔案管理工作的效率。本文結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗，就如何做好數(shù)字化時代下，企業(yè)檔案管理工作進行探索，以期提升企業(yè)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

企業(yè)檔案數(shù)字化管理，是伴隨科學(xué)技術(shù)的進步和檔案的需求及利用的增多而產(chǎn)生的，因此檔案管理的數(shù)字化是歷史發(fā)展的必要要求[1]。我國的企業(yè)檔案管理，數(shù)字化工作也取得了一些實效。隨著我國企業(yè)檔案管理工作的日益深化，企業(yè)檔案管理水平有了很大的提高[2]。但是，不可忽視的是，我國的企業(yè)檔案管理工作，在數(shù)字化時代下，也產(chǎn)生了許多問題，亟待解決。如何有效的解決問題，促進企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平的提升，成為企業(yè)檔案管理工作的重點。

1 數(shù)字化時代，企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 硬件設(shè)施配備不足

硬件設(shè)施配備不足，是企業(yè)檔案管理數(shù)字化工作的一大難題。很多企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)的過程中，硬件設(shè)施的水平都比較低：例如，一些企業(yè)的管理系統(tǒng)還是采用較為老舊的PI系統(tǒng)，不能滿足大量信息處理的需求；一些企業(yè)在建設(shè)過程中，由于經(jīng)費、企業(yè)規(guī)模等現(xiàn)實條件的制約，沒有給檔案管理人員配備專業(yè)的掃描儀；一些企業(yè)的檔案管理室，在計算機配備、辦公室配備和安全防護等硬件設(shè)施上，配備的不齊……這些硬件設(shè)施配備不足，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進程。

1.2 專業(yè)管理人員配備不足

企業(yè)檔案管理中，推進數(shù)字化工作，少不了專業(yè)的管理人員。目前，我國的企業(yè)檔案管理工作，管理人員的數(shù)字化水平普遍不高：一些企業(yè)的檔案管理人員是由其它部門的工作人員兼職的，根本不能滿足數(shù)字化建設(shè)的需求；一些企業(yè)在招收檔案管理人員時，也基本不從信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)招收人員，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進程……這些問題都影響了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化工作。

1.3 系統(tǒng)之間不兼容

目前，我國的企業(yè)數(shù)字化檔案管理建設(shè)的過程中，普遍采用的是一些專業(yè)的公司、團隊開發(fā)的專業(yè)軟件。而企業(yè)內(nèi)部所使用的辦公軟件，則大都是企業(yè)內(nèi)部開發(fā)的辦公軟件。這些問題造成了檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)和辦公軟件系統(tǒng)之間的不兼容，給檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔工作帶來了許多問題。同時，由于系統(tǒng)之間不兼容，管理人員在工作中，要進行大量的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換處理，不僅增加了工作難度，也浪費了人力物力。

2 做好數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理工作

2.1 優(yōu)化資源配置

檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入所需較大，建成之后需要一定的運行成本[3]。針對我國企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作中，硬件設(shè)備不足的問題，應(yīng)該采用優(yōu)化資源配置的方式，降低運行成本：首先，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)，針對本單位內(nèi)部的硬件設(shè)施，積極進行系統(tǒng)更新維護，以穩(wěn)定高效的系統(tǒng)保證工作的進程；其次，配備專門的數(shù)字化建設(shè)硬件設(shè)施。如計算機、掃描儀、安全防護系統(tǒng)等，確保企業(yè)數(shù)字化建設(shè)的進程；最后，增加經(jīng)費預(yù)算。企業(yè)數(shù)字化檔案管理建設(shè)工作中，硬件設(shè)施的配置少不了必要的經(jīng)費支持，企業(yè)在建設(shè)數(shù)字化的檔案管理工作的初期，就要對所產(chǎn)生的費用進行精準(zhǔn)的預(yù)算，在考慮運行成本的基礎(chǔ)上，盡可能多選擇一些高質(zhì)量、低成本的運行設(shè)施，在降低成本的過程中，提升經(jīng)費利用效率。

2.2 配備專業(yè)的技術(shù)人員

專業(yè)的技術(shù)人員是企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的動力支撐，企業(yè)在建設(shè)數(shù)字化的檔案管理工作中，必須發(fā)揮專業(yè)人員的優(yōu)勢，發(fā)揮他們的主觀能動性，進而提升檔案管理工作水平。這需要多個部門的共同努力：首先，需要人事主管部門的努力。人事主管部門在招聘中，應(yīng)當(dāng)針對企業(yè)內(nèi)部檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作需求，招聘一批具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員，以專業(yè)的工作人員打造高水平、高素質(zhì)的專業(yè)隊伍，進而提升數(shù)字化工作水平；其次，需要檔案管理部門的努力。檔案管理部門針對現(xiàn)階段的工作人員。采取多渠道的培訓(xùn)、教育模式，不斷提升他們的工作水平；最后，需要行政部門的努力。行政部門應(yīng)該針對企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，切實制定一套行之有效的考評獎勵機制，通過獎勵留住人才，激發(fā)工作人員的工作熱情。通過懲罰提升工作人員責(zé)任意識，進而提升工作質(zhì)量。通過專業(yè)的人才配置，幫助提升企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作質(zhì)量。

2.3 加快檔案管理的同步化建設(shè)

同步化是解決企業(yè)檔案管理，數(shù)字化系統(tǒng)和辦公軟件系統(tǒng)之間不兼容問題的最好辦法。檔案系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)字同步，減輕了檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，提升了檔案管理工作的效率。具體來說，需要做好以下幾方面的工作：首先，各部門通力合作，完成前期信息收集。在檔案管理中，文件的收集、整理、歸類、移交都是需要其他部門的配合，整個工作是各部門通力合作的結(jié)果；其次，數(shù)字化的檔案管理工作，可以適當(dāng)豐富檔案內(nèi)涵。針對某一工作的相關(guān)文件，如實施報告、工作中產(chǎn)生的問題、實地考察結(jié)果和優(yōu)化工作方式等，建立一個專業(yè)的電子信息數(shù)據(jù)庫，通過文檔歸類的形式，提升檔案管理的綜合水平；在保存數(shù)字檔案的同時，也要注重保存紙質(zhì)檔案。一旦數(shù)字化的檔案庫遭到破壞，還能通過紙質(zhì)檔案尋找信息；如果紙質(zhì)的信息丟失，可以通過數(shù)字化檔案彌補不足，通過“雙重保存”的方式降低信息丟失的風(fēng)險；建立檔案共存共享平臺，檔案數(shù)字化管理的最終目的，就是能夠共享信息，因此，在數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，必須要實現(xiàn)共存共享。企業(yè)可以建立一個共存共享的內(nèi)部平臺，在內(nèi)部平臺上實現(xiàn)檔案的查詢、借閱，通過這樣的方式，提升數(shù)字化檔案的的利用率，實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

做好數(shù)字化時代的企業(yè)檔案管理工作，需要企業(yè)優(yōu)化資源配置，保障檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)；配備專業(yè)的技術(shù)人員，打造專業(yè)的工作隊伍；加快檔案管理的同步化建設(shè)，提升檔案管理工作的數(shù)字化水平。通過這一系列的方式，全面提高企業(yè)檔案管理的工作水平和質(zhì)量。

參考文獻

[1]靳樹梅，企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實踐與思考[J]，無線互聯(lián)科技，2013.08：194.

[2]廖建蘭，企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J]，辦公室業(yè)務(wù) ，2016.03：61.

[3]林燕，檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理研究[J]，低碳世界，2017.30：263.