事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題與解決措施

趙玉紅

摘 要：隨著事業(yè)單位改革的推進(jìn)，檔案管理工作的重要性越發(fā)顯著。然而現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作尚存在一些問(wèn)題，如缺乏完善的檔案管理配套設(shè)施、缺乏高素質(zhì)的管理隊(duì)伍等，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的檔案管理水平，促使檔案失去應(yīng)有的作用。為此本文就事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并結(jié)合這些問(wèn)題提出一些相應(yīng)的意見(jiàn)，希望可以為事業(yè)單位提高檔案管理貢獻(xiàn)意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;解決措施

處于信息化時(shí)代，檔案管理的作用越發(fā)突出，甚至已經(jīng)成為影響事業(yè)單位管理水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。因而如何做好檔案管理成為擺在每個(gè)事業(yè)單位面前的難題。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)首先從自身檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合事業(yè)單位管理現(xiàn)狀予以改進(jìn)和完善，提升自身的檔案管理水平。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

首先事業(yè)單位檔案管理工作具有工作量大、工作復(fù)雜等特點(diǎn)，其中很多工作難以量化，無(wú)法為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。尤其檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，存在著流動(dòng)性較大、管理隊(duì)伍不穩(wěn)定的問(wèn)題，這就在很大程度上遏制了檔案管理水平的提升。其次，事業(yè)單位檔案管理人員很多都是直接上崗，缺乏上崗前的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員只能在工作中積累經(jīng)驗(yàn)。再次，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用勢(shì)在必行，然而目前事業(yè)單位檔案管理人員普遍對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用還不熟練，導(dǎo)致管理人員無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求[1]。最后，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)管理人才的要求更高，事業(yè)單位尚缺乏一些既懂得檔案管理知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的高素質(zhì)人才。

1.2 事業(yè)單位檔案管理設(shè)施陳舊

隨著信息技術(shù)的普及，現(xiàn)代化管理設(shè)施逐漸融入到事業(yè)單位管理中，并檔案管理中發(fā)揮了重要作用。然而就事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用并不理想，很多事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備還十分陳舊，如此不單單影響到了事業(yè)單位的檔案管理效率，同時(shí)也阻礙了檔案管理水平的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作滯留于原地，既無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求，又無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理的良好作用。

1.3 檔案的安全性和保密性工作不到位

檔案信息的數(shù)字化管理雖然很大程度上提高了信息管理效率，但是也給檔案信息的安全性和保密性工作增加了難度。首先計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)如果遭到破壞，其中的檔案信息具有很大地丟失、篡改風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)拐麄€(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)崩盤(pán)[2]。其次，計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等信息載體雖然儲(chǔ)存空間較小，操作更為簡(jiǎn)單，但是對(duì)環(huán)境有很高的要求，并且其使用壽命相對(duì)紙張來(lái)說(shuō)相對(duì)較短。

1.4 缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持

數(shù)字化檔案管理模式主要是以計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備作為支持，依托相應(yīng)的應(yīng)用軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行信息加工處理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的保存、傳遞和利用。但是計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)施存在更新?lián)Q代較快的問(wèn)題，而這就在一定程度上給數(shù)字化檔案管理增加了限制，促使事業(yè)單位不得不通過(guò)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完善檔案管理技術(shù)，為數(shù)字化檔案管理提供支持。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

2.1 完善檔案管理制度

首先，事業(yè)單位可針對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)《檔案法》學(xué)習(xí)，為管理人員樹(shù)立良好的法制意識(shí)，讓管理人員在法制的約束下，規(guī)范自身的行為，做到依法工作。其次，事業(yè)單位本身還應(yīng)完善檔案管理制度，以此為檔案管理人員提供行為依據(jù)。檔案管理者可建立網(wǎng)絡(luò)管理模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)整體的檔案管理，對(duì)檔案管理工作有一個(gè)基本掌握。而管理過(guò)程中，管理者若是發(fā)現(xiàn)其他工作人員存在不規(guī)范行為，必須及時(shí)予以糾正，以此規(guī)范檔案管理人員行為，形成規(guī)范化的檔案管理模式。此外，信息化時(shí)代，檔案管理的作用越發(fā)突出，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)將檔案管理工作納入到年度計(jì)劃中，以此引發(fā)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重視程度。

2.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備投入

隨著現(xiàn)代化技術(shù)和工具的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理工作引發(fā)重視，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的投入。事實(shí)上，事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容很多，工作量非常大，傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案管理人員不僅僅要整理檔案資料，還需將其分門(mén)別類(lèi)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力[3]。而利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備則不同，它可以充分彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，在很大程度上減輕檔案管理人員的工作量，提高檔案管理效率。對(duì)此，事業(yè)單位可以結(jié)合自身檔案管理的需要更新管理設(shè)備，改善辦公環(huán)境。

2.3 加強(qiáng)檔案安全防護(hù)和保密工作

加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)和保密工作是檔案管理中的重點(diǎn)?，F(xiàn)階段尚有很多事業(yè)單位檔案管理在這方面還存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。為此，事業(yè)單位要對(duì)其引發(fā)重視，首先需定期進(jìn)行檔案信息備份，加強(qiáng)檔案信息載體更新，以此保障檔案信息管理的安全性[4]。其次，檔案管理部門(mén)可針對(duì)檔案信息查詢(xún)和應(yīng)用設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，引進(jìn)安全有效的防護(hù)系統(tǒng)。最后，可建立系統(tǒng)操作日志對(duì)系統(tǒng)操作時(shí)間、設(shè)備、內(nèi)容等進(jìn)行記錄，以此提高信息使用的透明度。

2.4 加強(qiáng)管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)管理人員素質(zhì)才能充分提升檔案管理質(zhì)量。首先，事業(yè)單位需加強(qiáng)人才選拔，重視檔案管理人才的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，以此提升檔案管理人員的基本素質(zhì)。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)在職檔案管理人員的培訓(xùn)工作[5]。事業(yè)單位可定期安排檔案管理人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，以此不斷加強(qiáng)管理人員的檔案管理技能，強(qiáng)化管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和現(xiàn)代化管理意識(shí)，端正管理人員的工作態(tài)度，從根本上提高檔案管理工作水平。

3 總結(jié)

總而言之，改善檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展必須完善的工作。對(duì)此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員本身都需對(duì)其引發(fā)重視，從事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀著手，完善檔案管理制度，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用，強(qiáng)化管理人員素質(zhì)，以此改善事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，提升檔案管理水平，推動(dòng)事業(yè)單位更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]潘志博.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].人力資源管理，2017，（1）

[2]林亞妹.基于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].經(jīng)營(yíng)者，2017，31（8）

[3]喬梁.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015，36（18）

[4]孟凡宏.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺(tái)世界，2017，（z1）

[5]王松萍.試論當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理面臨的問(wèn)題與改革[J].神州（下旬刊），2016，（7）