大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

摘 要：信息時(shí)代的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生巨大沖擊，而大數(shù)據(jù)的管理優(yōu)勢(shì)也逐漸凸顯，因此大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理來說，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。本文主要就大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)和機(jī)遇進(jìn)行分析，明確大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理優(yōu)化的主導(dǎo)思路，以期更好地提升社會(huì)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;工作挑戰(zhàn);機(jī)遇;對(duì)策

社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)程度加深，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活，現(xiàn)代社會(huì)的檔案資料實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體向電子存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)化，數(shù)字化趨勢(shì)明顯，也帶來信息檢索及檔案管理的高質(zhì)高效。而這種轉(zhuǎn)型的主動(dòng)力是大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)是呈指數(shù)增長(zhǎng)且具有廣泛可用性的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，其自身的特殊性意味著檔案管理必須創(chuàng)新思路和模式，側(cè)重對(duì)大數(shù)據(jù)的量化管理與分析大數(shù)據(jù)有4V特點(diǎn)，即Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價(jià)值），為使得檔案管理工作更好地適應(yīng)當(dāng)前環(huán)境下信息多樣化，大量化，傳播高速率和價(jià)值密度低的現(xiàn)實(shí)情況，在檔案管理中我們必須抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案管理工作再上新臺(tái)階，無論是服務(wù)內(nèi)容還是服務(wù)效率都顯著提升。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的機(jī)遇

檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的發(fā)展機(jī)遇主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面從檔案信息存儲(chǔ)和管理來看，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的安全高效管理，數(shù)據(jù)電子化存儲(chǔ)，復(fù)制黏貼使得其更好地保存，減少對(duì)紙質(zhì)資源的依賴，壽命更長(zhǎng)，傳播次數(shù)不受限制。而數(shù)據(jù)信息的電子化備份與存儲(chǔ)也實(shí)現(xiàn)了重要檔案信息的永久保存，在檔案統(tǒng)計(jì)方面，可以準(zhǔn)確獲知檔案的增長(zhǎng)及使用情況，大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了紛繁數(shù)據(jù)工作的精簡(jiǎn)處理，更側(cè)重檔案信息的安全保護(hù)。檔案完整有效，安全可靠。另一方面從檔案信息資源的收集方面看，大數(shù)據(jù)時(shí)代能充分保障檔案的齊全和完整性，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以利用當(dāng)前的電子政務(wù)、新聞及活動(dòng)類的大數(shù)據(jù)環(huán)境，進(jìn)行檔案文書資料的智能分析，明確檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，幫助檔案歸類，也確保檔案內(nèi)容的完整有效。還量化的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)可以建立數(shù)據(jù)模型，進(jìn)行聚類、分類及關(guān)聯(lián)性分析，明確數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)性，大大提升檔案的價(jià)值，讓檔案更富靈活性與生動(dòng)性，提供有效的決策支持。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理也面臨一定的挑戰(zhàn)。其一數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理方面的困擾。大數(shù)據(jù)需要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)分類處理，存儲(chǔ)到云盤中，而大數(shù)據(jù)時(shí)代信息更新迅速，云盤數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性受影響。云計(jì)算的分布方式也與大數(shù)據(jù)分析需求有出入，處理時(shí)數(shù)據(jù)從存儲(chǔ)點(diǎn)傳輸?shù)教幚睃c(diǎn)，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)堵塞，數(shù)據(jù)處理效率低。而數(shù)據(jù)存儲(chǔ)點(diǎn)直接處理數(shù)據(jù)，不能確保數(shù)據(jù)的完整性和有效性。這是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息存儲(chǔ)與處理中遇到的主要問題。其二是數(shù)據(jù)的保密性與安全性。因?yàn)闄n案管理中很可能涉及機(jī)密信息，因此信息的私密安全保護(hù)就顯得尤為必要。但是大數(shù)據(jù)技術(shù)使得信息技術(shù)可以通過網(wǎng)絡(luò)傳播，人們檔案信息獲取更便捷，也導(dǎo)致安全管理的忽略。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)自身的特殊性也使得檔案管理帶有開放性特征。如果檔案信息安全無法保證，對(duì)于企業(yè)和個(gè)人來說都是巨大的生存發(fā)展威脅。其三基于技術(shù)層面的挑戰(zhàn)。主要是容錯(cuò)率、可擴(kuò)展性問題。大數(shù)據(jù)容錯(cuò)計(jì)算困難，算法復(fù)雜，因此容錯(cuò)管理難度大，對(duì)應(yīng)的成本投入也較大。在可擴(kuò)展性方面，傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)平行運(yùn)算離不開硬件支持，而大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)屬于多處理系統(tǒng)，軟件更新?lián)Q代成為必然，對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)成本增加，而系統(tǒng)故障的頻率也不可控，因此這也是技術(shù)上的難題。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的有效思路

3.1 強(qiáng)化檔案管理中的大數(shù)據(jù)意識(shí)

思想上的重視帶動(dòng)行動(dòng)上的執(zhí)行，因此檔案管理中必須強(qiáng)化大數(shù)據(jù)意識(shí)，信息管理者和公眾用戶更關(guān)注檔案信息自身的價(jià)值，因此在檔案管理中基于大數(shù)據(jù)的技術(shù)支持，加強(qiáng)有效資源的挖掘，提供更有價(jià)值的檔案信息是當(dāng)務(wù)之急。大數(shù)據(jù)技術(shù)框架指導(dǎo)下的檔案數(shù)據(jù)流處理要求必須樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)、檔案信息價(jià)值進(jìn)行挖掘與傳播共享，基于大數(shù)據(jù)意識(shí)開展檔案管理與服務(wù)，基于數(shù)據(jù)的挖掘提升檔案信息開發(fā)深入，提升檔案信息的利用價(jià)值。

3.2 引入大數(shù)據(jù)檔案管理的新技術(shù)

傳統(tǒng)檔案管理其對(duì)象是實(shí)體檔案信息，人工管理最為常見。而信息時(shí)代的發(fā)展，信息量激增，信息處理難度加大，信息處理效率要求更高，我們必須引入大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)，從檔案的整理到編目到裝訂堅(jiān)持信息化的處理，在計(jì)算機(jī)輔助下實(shí)現(xiàn)檔案管理的升級(jí)。在信息篩選與價(jià)值挖掘時(shí)提升技術(shù)的敏感度，選擇性地引入檔案管理創(chuàng)新技術(shù)，基于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，建立數(shù)據(jù)化信息化的檔案信息體系，建立共享性的云服務(wù)平臺(tái)，為檔案管理信息化建設(shè)指明方向，提供有效的技術(shù)支持。

3.3 創(chuàng)新模式再造管理的業(yè)務(wù)流程

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理必須創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)流程，無論是檔案管理的“收”、“管”還是“用”將增加更多的內(nèi)涵，從定期的被動(dòng)提交到檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)接收與自動(dòng)歸檔。實(shí)現(xiàn)信息獲取流程的動(dòng)態(tài)控制。在管環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)手工管理向自動(dòng)化管理的轉(zhuǎn)變，建立統(tǒng)一的檔案云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)與處理，高效利用。而用環(huán)節(jié)提升檔案服務(wù)的主動(dòng)性，主動(dòng)挖掘信息價(jià)值，調(diào)研分析用戶需求，為檔案用戶及社會(huì)提供高價(jià)值的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的全智能化。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代是不可逆的趨勢(shì)，基于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景我們必須做好大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的融入，帶動(dòng)管理流程的優(yōu)化，管理模式的創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的提升。而大數(shù)據(jù)時(shí)代是柄雙刃劍，對(duì)于檔案管理來說，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，基于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，只有抓住機(jī)遇，加快發(fā)展，積極迎接挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)才能帶動(dòng)檔案管理實(shí)效的提升。

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作者簡(jiǎn)介

劉東旭（1980-），男，漢族，職稱：中級(jí)檔案管理員，單位：大同市房屋交易權(quán)屬登記管理中心。