淺談檔案管理數(shù)字化的建設

紅梅

摘 要：目前我國的檔案管理數(shù)字化建設與國際先進水平還有較大的差距，迫切需要提高檔案管理數(shù)字化水平。本文對數(shù)字檔案管理進行介紹，并分析了數(shù)字檔案的實現(xiàn)途徑。

關鍵詞：檔案 信息 管理 數(shù)字化

1 數(shù)字檔案的概念和特征

檔案能夠記錄國家機構、社會組織以及個人的活動，涉及到政治、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等各個方面，其包括記錄了國家或者社會有價值信息的文字、圖表、聲像等形式。檔案具有記錄和承載歷史的功能，能夠為人們更好的傳承歷史，為人類的發(fā)展做出貢獻，因此我們需要通過創(chuàng)新，提高和拓展檔案管理的領域，更好的發(fā)揮檔案的作用。數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)檔案管理模式的一種改變和創(chuàng)新，能夠改變檔案的保管和利用情況，通過數(shù)字化的存儲，使檔案管理逐步走向正規(guī)化、信息化、網(wǎng)格化、大眾化，從而實現(xiàn)檔案更加充分的應用。

數(shù)字檔案是隨著數(shù)字化技術的不斷發(fā)展產(chǎn)生的，也被稱為電子檔案。它既可以在人們應用計算機的過程中產(chǎn)生，也可以通過將各種資料進行數(shù)字化處理而產(chǎn)生，如資料掃描件、E-MAIL、WEB頁面和程序文件等等。電子檔案是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，是人們社會活動的數(shù)字化記錄，隨著辦公自動化技術、信息技術和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案的出現(xiàn)和應用成為了社會發(fā)展的必然結果。與傳統(tǒng)的檔案相比，數(shù)字檔案的優(yōu)點在于其具有依賴性與信息的不可識別性、信息和載體的可分離性、信息的易控性、可變性與易失性、信息的可共享性、信息動態(tài)性、信息的集成性和載體形式多樣性等特征。

2 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

2.1 提高經(jīng)濟效益

隨著社會的不斷發(fā)展，需要記錄和使用的信息越來越龐大，落后的信息處理方式完全不能滿足需要，影響了工作的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，企業(yè)為了解決龐大的信息量和落后辦公模式之間的矛盾，只能采取增加辦公人員和相關費用的方式，造成企業(yè)經(jīng)營成本的上升，極大的浪費了企業(yè)的資源。通過采用數(shù)字化的檔案管理，可以將傳統(tǒng)檔案模式中的紙質(zhì)檔案轉變?yōu)闄C讀檔案，大大減少了檔案的保管費用，同時減少了空間的使用，更重要的是電子檔案的使用更加方便，可以快速的進行查閱，減少了人力資源的利用，降低了企業(yè)檔案管理的成本，提高了經(jīng)濟效益 。

2.2 有利于部門立卷制度的落實

部門立卷是優(yōu)化檔案管理的一種方式，但是目前檔案室代替部門立卷現(xiàn)象依舊比較常見。檔案室代替部門立卷存在明顯的缺點：部門將零散的材料交給檔案室，由檔案員來代替立卷，而檔案員對于部門的工作很可能不太了解，無法對材料進行有效的整理，也不能判斷材料是否完整，從而降低了檔案管理的質(zhì)量。通過數(shù)字化的檔案管理，由歸檔部門將文件材料輸入到網(wǎng)絡系統(tǒng)之中，再由檔案員管理人員進行統(tǒng)一的編碼保存，有效的保證了檔案的完整性，提高了檔案的管理效率。

2.3 提高辦公效率

檔案數(shù)字化管理具有不受時間和工作環(huán)境限制的特點，利用這一特點進行檔案管理能夠極大的提高檔案管理工作的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的管理和利用都需要在上班時間內(nèi)進行，工作環(huán)境也受到很大的限制，只能在檔案管理者、利用者和辦公用具集合的特定場合下進行工作。通過檔案的數(shù)字化管理，不需要使用傳統(tǒng)的辦公工具，而是應用單位網(wǎng)絡、計算機系統(tǒng)和電腦進行檔案的管理和使用。企業(yè)通過檔案管理數(shù)字化建設，可以將企業(yè)各部門工作過程中形成的電子文件通過編碼和解碼形成電子檔案，并且將其儲存在硬盤之中，電子檔案不需要和實物載體存在必然的聯(lián)系，并且可以通過復制儲存在不同的介質(zhì)之中，使檔案的存儲變得更加方便。同時，在應用檔案時，利用者只需要獲得相應的許可就能夠隨時隨地的調(diào)取并查閱所需要的檔案信息，極大的提高了檔案管理的效率，方便了檔案的儲存和使用。

2.4 提高檔案內(nèi)容信息的開發(fā)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式之中，檔案的管理只能夠做到保證檔案完整的儲存和單個文件的查找利用，這樣不利于檔案信息的整合利用。通過檔案管理的數(shù)字化，各類的檔案信息被儲存，在將電子檔案立卷之后，通過檢索工具能夠將需要的相關的檔案信息全部檢索出來，搜索出的各種相互關聯(lián)、具有歷史性聯(lián)系的電子文件能夠幫助使用者更好的了解想要查詢內(nèi)容的具體信息，滿足其對于某個專題深層次的查閱需求，更好的幫助其進行相關的工作，提高檔案信息的利用效率。

3 檔案數(shù)字化實現(xiàn)的途徑

檔案的數(shù)字化管理能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，提高辦公效率，同時實現(xiàn)檔案信息的充分利用，是社會發(fā)展的必然選擇，但是在檔案的數(shù)字化進程中還存在許多的問題和障礙，因此為了更好地進行檔案的數(shù)字化建設，需要通過研究相應的對策來進行解決。

3.1 建設系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享

檔案數(shù)字化建設并不是一項簡單的工作，而是一項復雜的系統(tǒng)工程，進行檔案的數(shù)字化建設需要進行總體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一系列的軟件和硬件。同時，企業(yè)在日常的工作過程中會產(chǎn)生數(shù)量眾多的文字檔案，檔案的錄入和管理的工作量較大，因此系統(tǒng)需要采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份來滿足企業(yè)的實際需求，快速的處理數(shù)據(jù)信息。與此同時，為了方便檔案的查詢，提高其利用效率，還需要設置合適的查詢系統(tǒng)，幫助利用者快速的查詢有價值的檔案信息，通過這種系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的共享。除此之外，為了提高企業(yè)信息共享的能力以及提高信息的安全性，還需要將檔案管理的類別進行細分，設置操作目錄管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、企業(yè)分類管理等模塊。

3.2 建立檔案安全管理制度

為了更好的提升檔案管理效率，需要實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的充分銜接，通過在查詢接口程序中加入查詢檔案資料的功能，可以做到將現(xiàn)有的財務系統(tǒng)和人事管理系統(tǒng)的集成。檔案管理數(shù)字化建設中一個重要的問題是檔案的安全問題，因此需要建立電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有些是可以公開的，而一些是需要保密的，尤其是檔案數(shù)字化之后，保密工作更加復雜。為了保證數(shù)字檔案的安全，需要做好硬件安全的管理和軟件的安全管理。在硬件管理方面要嚴格保證信息儲存載體的質(zhì)量，并且安排專人負責管理，保證其放置在溫度、濕度適宜的地方，并且防止人為災難的破壞，從而保證其使用壽命，保證文件安全。在軟件方面，需要應用多級權限和密碼管理，應用加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，來保證檔案信息不被竊取和破壞，保證信息的安全。

3.3 建設專職隊伍，提高管理水平

隨著社會的不斷發(fā)展，社會的信息正在不斷地增長，檔案管理工作也在進行轉型，由傳統(tǒng)的勞動密集型轉變?yōu)楝F(xiàn)在的知識密集型工作，更加注重現(xiàn)代化辦公設備的應用，因此對人員的要求也在不斷提高。數(shù)字化的檔案管理一方面要檔案管理者具有很強的數(shù)據(jù)分析能力，能夠對專業(yè)性的檔案進行精準的把握，另一方面還要求其能夠根據(jù)利用者的需求，提供大量的數(shù)據(jù)信息，這使得這一工作需要具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員來完成。因此，為了更好的進行數(shù)字化檔案管理的建設，需要加大對檔案管理人員的培訓，學習電子文件管理方面的知識，不斷的提高其電子文件管理的能力，從而更好的實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式的轉型，提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]孫志梅， 王鐵春. 淺談數(shù)字化檔案管理[J]. 蘭臺世界， 2011（s1）：142.

[2]王穎. 淺談高校檔案管理數(shù)字化[J]. 科教導刊， 2011（13）：192-193.