信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

黃雅瑛

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，我國已經(jīng)進入信息化時代。在檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，不僅給檔案管理員帶來了新的機遇，也使他們面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理員要抓住機遇，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，加快檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，做好新形勢下的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理工作；面臨的問題；對策

自從我國改革開放以來，國家的經(jīng)濟飛速發(fā)展，各種科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也是日新月異。尤其是進入二十一世紀(jì)以來，經(jīng)濟的迅猛發(fā)展極大地推動了我國現(xiàn)代信息技術(shù)的進步，我國已經(jīng)進入了信息化時代。信息化時代的標(biāo)志就是信息傳播的速度更加高效，信息量不斷增大，導(dǎo)致知識的大爆炸。在信息時代，檔案管理要跟上時代的步伐，及時采用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理的工作效率。但是在現(xiàn)實生活中，我們在進行現(xiàn)代檔案信息化管理工作時，經(jīng)常受到各種因素的困擾，出現(xiàn)了諸多的問題。

1 信息時代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理的檔案大都是以紙質(zhì)的形式存在為主。管理方式嚴(yán)重滯后，且工作量較大，給管理工作帶來很大的阻礙。為了減少和避免在日常的管理和保存工作中出現(xiàn)檔案受潮、被蟲子侵蛀以及火災(zāi)事故的發(fā)生而導(dǎo)致檔案資料的損毀，確保各種檔案資料的安全和使用，檔案管理部門投入了大量的人力物力和財力。除了保管的不易之外，紙質(zhì)的檔案資料在查閱方面難度更大，各種資料浩如大海且無法備份，使用起來十分不便。在進入信息時代之后，因現(xiàn)代信息技術(shù)的的快速發(fā)展和普及，檔案管理逐漸走向現(xiàn)代化，變成了檔案信息化管理，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這種轉(zhuǎn)變，既能有效地解決各種檔案資料的保存問題，提高了安全性，還極大地方便了檔案資料的查找，充分地發(fā)揮了檔案資料的作用，方便了人們的使用。由此可見，檔案信息化管理的重要性。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理軟件缺少通用性

隨著檔案信息化管理的不斷推進，各個檔案管理部門都積極與現(xiàn)代信息技術(shù)部門接觸，結(jié)合自身的特點，研制了自己的管理軟件，實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。但從整體的檔案管理工作角度而言，同一部門在不同類別的檔案管理軟件都不相同，只適合單一類型的檔案管理工作，與其他類型的檔案軟件無法兼容，無法做到檔案資料的共享，人們在上網(wǎng)查找資料時，往往要查一個問題就要登錄好幾個網(wǎng)站才能獲得，對查找工作不利，也對我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展不利。

2.2 檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

檔案信息化管理應(yīng)該施行統(tǒng)一的管理規(guī)范，注重檔案的信息化和實用化，才能實現(xiàn)其本身的作用最大化。但是從眼下的檔案管理工作來看，因其受各種內(nèi)外因素的束縛，明顯存在著管理不規(guī)范，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問題。除此以外，相關(guān)部門也沒有制定統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，阻礙了檔案信息化管理工作。

2.3 檔案信息化管理的安全性、保密性較差

各個地方使用的檔案信息化管理系統(tǒng)，大都是使用用戶登錄驗證和密碼登錄這種雙重保護來進行系統(tǒng)的安全防范，這種管理系統(tǒng)過于簡陋，雖然能方便工作人員辦公，卻容易造成密碼泄露，導(dǎo)致不法分子利用黑客技術(shù)肆意進入系統(tǒng)，蓄意仿造或攥改原始的檔案電子版資料，造成資料信息的失真，或是散布惡性病毒，這兩方面都嚴(yán)重地威脅到了電子檔案資料的安全使用，也會給相關(guān)的企業(yè)或部門造成巨大的損失。

2.4 缺乏完善的法律法規(guī)

從新中國建立以來，我國針對檔案管理方面制定并頒布了不少的法律法規(guī)，但這些大都是應(yīng)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)時代的檔案管理工作，針對新形勢下的檔案信息化管理的法律法規(guī)還沒有進一步的完善，因此，有關(guān)部門要加強這方面的法律法規(guī)的建設(shè)，及早制定并頒布詳細的、完善的法律法規(guī)，為新時期新形勢下的現(xiàn)代化檔案管理工作提供相應(yīng)的法律依據(jù)。

3 應(yīng)對信息時代檔案管理工作問題的對策

3.1 更新軟件程序，實現(xiàn)軟件的兼容

在信息時代，檔案管理部門要及時聯(lián)系信息部門，加強雙方的合作，采用最新的信息技術(shù)，即使對檔案管理軟件進行更新?lián)Q代，進一步優(yōu)化和加強檔案管理軟件的程序，實現(xiàn)與其他軟件的兼容，從而達到檔案資源共享的目的，徹底實現(xiàn)檔案資料、資源在相關(guān)企業(yè)和部門中的價值最大化。所以，檔案管理部門必須加強自身的建設(shè)，及時與信息部門聯(lián)系，引進當(dāng)前最先進的信息技術(shù)，對本單位的檔案管理軟件進行更新?lián)Q代，達到軟件系統(tǒng)的自動化和智能化，從根本上提高檔案信息、資料查找的效率。比如，檔案管理部門在保管檔案資料和信息時，可以利用現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等，優(yōu)化本部門的管理軟件，通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)自動識別檔案的類別，將其分為文字類和圖像類，分別存儲到對應(yīng)的信息庫里，實現(xiàn)軟件之間的兼容，然后在通過網(wǎng)絡(luò)平臺把各種檔案資料、信息傳輸?shù)皆贫诵畔毂９?，從而實現(xiàn)檔案資源、信息的長距離、無障礙共享，提高查找的效率。

3.2 統(tǒng)一檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在實際工作中，隨著科技的不斷發(fā)展，不斷進步，以及檔案的管理方法不斷更新、完善與各單位各部門管理水平的不斷提升，必須統(tǒng)一檔案信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全與其相關(guān)的各項規(guī)章制度，統(tǒng)一制定并貫徹落實檔案管理的相關(guān)細則，從而實現(xiàn)我國檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。

3.3 提高檔案管理工作人員使用權(quán)限的安全性、保密性

從古自今，我國保存完好的信息資源多種多樣，尤其是新中國建立以來，在國家的大力倡導(dǎo)下，各種信息資源更是浩如繁星，數(shù)不勝數(shù)，這些信息資料對我國十分重要。而作為信息資源重要組成部分的檔案資料，對我國的政治建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展更是具有不可替代的作用。因此，在信息時代的檔案管理工作中，必須要提升檔案管理權(quán)限的保密性和安全性，以免權(quán)限丟失，造成嚴(yán)重的后果。所以，相關(guān)部門必須聯(lián)合現(xiàn)代信息技術(shù)高手，想方設(shè)法提升檔案信息化管理人員在使用的權(quán)限方面的安全性，盡量做到隔離計算機的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，促使本單位網(wǎng)絡(luò)獨立化。同時，管理人員本身也必須及時更新自身的管理觀念，提高網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，加強自身權(quán)限的保密性，避免不法分子借用自身的權(quán)限入侵系統(tǒng)，惡意篡改和竊取電腦中的檔案信息。另外，上級管理部門也要加強監(jiān)管，強化對管理人員的用戶名登錄和密碼鑰匙的驗證監(jiān)管，隨時可以通過監(jiān)控計算機的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，查看、檢驗登陸人員的信息，以此來確保管理權(quán)限的安全性和保密性。此外，檔案管理部門還應(yīng)做好檔案資料、信息的備份工作，并定期對其檢查、更新，以防止檔案信息資料在來回使用中不小心被格式化，提高使用的安全。盡量隔離計算機的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)。

3.4 建立完善有關(guān)的法律法規(guī)

在當(dāng)前，建立新時期新形勢下的檔案管理方面的完善的法律和法規(guī)，能夠保障檔案信息化管理的安全性能，提升檔案的合理利用率。所以，有關(guān)部門應(yīng)盡快建立健全信息時代的檔案管理的法律法規(guī)，為我國的檔案管理現(xiàn)代化、信息化提供相應(yīng)的法律依據(jù)，以滿足新時期新形勢對檔案管理工作的要求。

4 結(jié)語

在當(dāng)前，檔案管理工作直接關(guān)系到我國的政治建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展，隨著我國進入信息化時代，信息時代的檔案管理部門應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，聯(lián)手現(xiàn)代信息部門，加強檔案管理的信息化建設(shè)，制定統(tǒng)一的信息時代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全相關(guān)的法律法規(guī)，提高檔案管理工作人員在使用權(quán)限上的安全性和保密性，從而實現(xiàn)我國檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。

參考文獻

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