市政工程檔案的重要性淺析

何永恒

摘 要：市政工程技術(shù)檔案是市政工程在規(guī)劃、設(shè)計、施工過程中各有關(guān)單位依據(jù)有關(guān)規(guī)定所做的文字記錄、圖紙、表格、音像等應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案技術(shù)資料，它是評定工程質(zhì)量、竣工交付使用的必要條件，也是對工程進行檢查、管理、使用、養(yǎng)護、質(zhì)量追責(zé)、改建和擴建的依據(jù)。

關(guān)鍵詞： 市政工程；檔案；重要性；收集和管理

市政工程檔案資料是記載市政工程施工活動全過程的一項重要內(nèi)容，它是市政工程的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。市政工程檔案不僅能服務(wù)于市政工程建設(shè)任務(wù)的施工管理，同時也能為市政設(shè)施的驗收、移交、日常檢查、使用、管理、養(yǎng)護維修、改建和擴建、質(zhì)量追責(zé)等工作提供最原始的依據(jù)，是保證這些市政設(shè)施運營順利運轉(zhuǎn)的基本前提。而采取相應(yīng)的措施以實現(xiàn)市政工程檔案的收集、整理、歸檔、移交等檔案管理工作則是交驗市政工程的重要保證。因此，加強市政工程檔案管理的建設(shè)是一項非常重要的工作。一個工程項目檔案資料的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目建設(shè)和養(yǎng)護維修質(zhì)量的好壞，所以工程檔案資料的管理是市政工程建設(shè)中一個非常重要的環(huán)節(jié)。

由于市政工程從立項、勘察、設(shè)計、施工到交付使用， 乃至使用過程中重大事項形成的檔案資料具有十分重要的價值，特別是在這些市政工程在使用過程中，不可避免地會出現(xiàn)一些質(zhì)量問題或人為的損壞，需要進行養(yǎng)護修復(fù)工作，這時就會涉及很多內(nèi)部資料，也就是人們說的檔案，其記載著路橋養(yǎng)護工作的工作進程、質(zhì)量情況、設(shè)計的方案等原始信息，這些都是市政工程養(yǎng)護工作中重要的數(shù)據(jù)信息，都是后來查找、校閱的原始出處，對于事故責(zé)任倒查， 使用、養(yǎng)護和維修以及改進市政工程的建造工藝都具有十分重要的意義。

鑒于市政工程檔案在市政工程使用和管理過程中有著如此的重要的作用，因此我們必須加強市政工程檔案的收集歸檔和管理保護工作， 真正發(fā)揮市政工程檔案的價值， 為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，造福社會。

由于市政工程建設(shè)從開始規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收，有的需要幾年的時間，周期都比較長。而且會涉及很多的內(nèi)容與交叉的項目，如果檔案歸檔整理不及時、不完整，就可能導(dǎo)致歸檔信息殘缺的情況。此外，由于市政工程檔案中包含的知識系統(tǒng)紛繁復(fù)雜，包括工程、材料、經(jīng)濟等各方面的內(nèi)容，所以市政工程檔案的整理和保存管理具有很強的專業(yè)性。這就對整理、保管人員提出了較高的要求，需其具備一定的綜合素質(zhì)，能把這些知識整合在一起，并且合理地放進檔案中。管理人員必須要對這些知識都有所深入了解，才能做好市政設(shè)施工程的檔案管理工作，不致出現(xiàn)混亂。

為了確實做好市政工程設(shè)施檔案的收集整理和保管工作，就必須做好以下幾個方面的工作：

首先，要求工程項目部在工程開工之際，應(yīng)對資料收集與整理制定行之有效的收集與整理制度，將資料的收集和整理列入工作計劃，在工程監(jiān)理和工程施工招投標(biāo)、評標(biāo)時就要把施工組織計劃中對資料的收集作為一項評分指標(biāo)的要求，促進工程施工過程中對資料的收集、整理。設(shè)立檔案室和專業(yè)資料收集與管理的專職人員，具體負(fù)責(zé)收集與整理工程資料，及時將工程文件進行整理歸檔。

為尊重文件形成狀態(tài)，現(xiàn)場質(zhì)量檢驗單中監(jiān)理抽檢文件應(yīng)與施工單位自檢文件一起，由施工單位歸檔，其余各類文件應(yīng)本著誰形成誰歸檔的原則處理。質(zhì)量檢驗評定文件和計量支付文件的原始件由監(jiān)理整理歸檔。

市政工程檔案技術(shù)資料和質(zhì)量資料從工程開工到工程竣工，貫穿于工程項目的整個過程，應(yīng)根據(jù)日常收集整理的資料按照專業(yè)特點以及市政工程內(nèi)在要求進行分類組卷。

市政工程檢驗評定資料應(yīng)按照單元劃分由分項工程、分部工程、單位工程的順序，逐步分類組卷。

在施工中施工圖未發(fā)生變更的可再原施工圖上加蓋竣工圖章即可；有一般性變更的，可在原設(shè)計圖上修改，并將變更依據(jù)寫在圖上，加蓋竣工圖章即可；變更較多無法利用原圖的，需重新制作竣工圖，因設(shè)計原因引起由設(shè)計單位繪制，因施工原因引起由施工單位繪制，加蓋竣工圖章即可，圖章應(yīng)使用紅印油。

照片卷應(yīng)留有施工前的原貌照片和竣工后的新貌照片，施工過程中要根據(jù)工程進展情況，經(jīng)常深入工地拍攝第一手的照片資料，特別應(yīng)對重要部位、關(guān)鍵工藝過程、重點監(jiān)測部位的檢測過程進行拍照或攝像，及時將工程動態(tài)過程通過影像資料真實的反映出來，并將這些重要照片收集起來，并把它與其它文件視為同等重要的地位上去認(rèn)真對待，組成照片卷和電子檔案資料，歸檔保存。

其次，竣工資料立卷時還要注意以下事項：組卷材料必須是原始件，傳真件必須復(fù)印后用復(fù)印件組卷，若需保存復(fù)印件，應(yīng)在手寫和簽名用時用黑墨汁或藍(lán)黑墨汁，不許用圓珠筆、鉛筆、彩色筆書寫；寫錯文字用一斜線劃去，在旁邊填寫正確文件，不許涂改；組卷厚度文字材料不超過2cm，一般在50～200頁之間，圖紙厚度為2～6cm。

每一冊文字材料，應(yīng)按形成時間先后進行排列，批復(fù)性文件批復(fù)件在前、請示件在后；結(jié)論性文件結(jié)論在前，依據(jù)在后；施工與監(jiān)理文件應(yīng)綜合材料在前，原始材料在后；正件在前，附件在后；卷內(nèi)圖文混合材料應(yīng)文字材料在前、圖紙在后。

每冊資料須有封面，目錄、備考表，頁碼從開始有書寫內(nèi)容的一頁起編，在右下角從1依次用阿拉伯字母編寫，雙面文字背面編在左下角；圖紙統(tǒng)一折疊成a4幅面，頁號編在標(biāo)題欄外的左下角；卷內(nèi)目錄和備考表不編頁碼，各卷之間不連續(xù)編頁碼。案卷題名及檔號要具有唯一性。案卷封面起止日期填寫文件形成的日期，年、月、日用八位連續(xù)的阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不加任何文字和標(biāo)點，如：20101202-20120302。卷內(nèi)備考表填寫文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及組卷過程中需要說明的問題。

最后，關(guān)于工程檔案的驗收和移交工作。只有通過合格驗收的工程才能夠竣工。工程竣工以后，建設(shè)、施工和監(jiān)理單位的檔案工作人員要依據(jù)《天津市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)程》，對工程涉及的檔案文件材料進行分類匯總和收集整理，對市政工程檔案進行移交。工程檔案的移交工作要注意以下幾點內(nèi)容：在工程項目檔案通過專項驗收后，要在項目竣工的90天內(nèi)把有關(guān)聯(lián)的資料文件移交給有關(guān)政府管理部門；在資料移交過程中應(yīng)做好交接手續(xù)，以防造成重要文件的遺漏或者弄丟。

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