淺談檔案信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

白冰

摘 要：檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的查閱動(dòng)態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。本文分析了人事檔案管理中存在的問題，闡述了全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；問題；

檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的查閱動(dòng)態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。 檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

1 檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。

2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)是根據(jù)國(guó)家的檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織，在對(duì)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案及信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理。在現(xiàn)階段，盡管已經(jīng)有許多單位開始實(shí)施檔案的信息化，但其中還存在諸多問題。根據(jù)本人的工作經(jīng)驗(yàn)，文書檔案和人事檔案室一般在較高樓層，和辦公室相距較遠(yuǎn)，不便于查閱紙質(zhì)檔案，且經(jīng)常閱讀也會(huì)對(duì)檔案造成一定損壞。當(dāng)前許多領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案工作重視不夠，對(duì)檔案信息化工程認(rèn)知不夠，因而對(duì)其投入的力度也不大。且當(dāng)前檔案沒有專職人員管理檔案，檔案管理人員缺乏信息化的培訓(xùn)。為了能夠更好發(fā)揮檔案信息資源的管理，檔案管理部門應(yīng)面對(duì)現(xiàn)實(shí)，積極尋求有效可行的方法，推動(dòng)檔案信息現(xiàn)代化管理。

3 檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

在檔案信息化建設(shè)的發(fā)展中，由于設(shè)備簡(jiǎn)陋、經(jīng)費(fèi)不足、不夠重視等多方面問題，導(dǎo)致部分單位信息化的管理手段較為落后，對(duì)檔案的信息化建設(shè)及整體優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮造成了阻礙。

3.2 檔案信息的制度不規(guī)范

一般單位的檔案室缺少專門存儲(chǔ)檔案的磁介質(zhì)設(shè)備，而數(shù)字檔案對(duì)于設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，這對(duì)檔案信息的管理帶來一定的困擾。且由于單位使用的是局域網(wǎng)，員工只能根據(jù)各自權(quán)限讀取文件，且沒有具體文件路徑，往往隨意存儲(chǔ)文件，不便查閱。

3.3 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)不重視

檔案信息化沒有直接經(jīng)濟(jì)效益，只有潛在的經(jīng)濟(jì)效益。而單位領(lǐng)導(dǎo)往往在此方面的規(guī)劃上面，存在著花錢費(fèi)力立檔的看法，并沒有考慮到長(zhǎng)久的利益，因而對(duì)其發(fā)展不夠重視。

3.4 信息安全較差

信息化、網(wǎng)絡(luò)化在帶來便利的同時(shí)，也存在很大的安全問題。近年來，由于計(jì)算機(jī)病毒和黑客威脅信息安全，帶來的安全損失逐年增長(zhǎng)。除去外來侵入的安全隱患，計(jì)算機(jī)本身的防護(hù)措施如不到位，有可能會(huì)導(dǎo)致檔案與電子文件產(chǎn)生沖突，造成數(shù)據(jù)庫(kù)破壞，公務(wù)系統(tǒng)癱瘓。

3.5 資源共享未達(dá)到需求

檔案信息化建設(shè)要求很強(qiáng)的開放性，滿足公眾對(duì)于檔案的多樣化需求是要靠檔案信息的開發(fā)共享才能完成。但當(dāng)前在實(shí)際工作中，部分檔案管理人員思想較為保守，對(duì)于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在偏差。許多人認(rèn)為所謂檔案信息化即為檔案數(shù)字化，但檔案的數(shù)字化只起到提高查詢效率的作用，沒實(shí)現(xiàn)信息的共享，不能提供方便檔案的信息查閱服務(wù)。

4 全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向

信息化工程建設(shè)的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細(xì)再仔細(xì)的，容不得出一點(diǎn)點(diǎn)差錯(cuò)，否則就會(huì)導(dǎo)致檔案出錯(cuò)，所以，信息化的有效管理會(huì)在各方面提高檔案管理效率與效益。

①加強(qiáng)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)，選用適合的企業(yè)檔案管理軟件，制定適合本企業(yè)實(shí)際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度，及時(shí)改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，提高內(nèi)部信息交換及共享的水平，創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。

②建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，全面的提高相關(guān)崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。

③檔案管理的工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。

④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，所以必須要嚴(yán)把檔案的資料數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的資料是全面的、準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，在檔案資料輸入之后還要進(jìn)行認(rèn)真的校對(duì)。

檔案信息化建設(shè)是根據(jù)國(guó)家的檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織，在對(duì)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案及信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理。在現(xiàn)階段，盡管已經(jīng)有許多單位開始實(shí)施檔案的信息化，但其中還存在諸多問題。根據(jù)本人的工作經(jīng)驗(yàn)，文書檔案和人事檔案室一般在較高樓層，和辦公室相距較遠(yuǎn)，不便于查閱紙質(zhì)檔案，且經(jīng)常閱讀也會(huì)對(duì)檔案造成一定損壞。當(dāng)前許多領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案工作重視不夠，對(duì)檔案信息化工程認(rèn)知不夠，因而對(duì)其投入的力度也不大。且當(dāng)前檔案沒有專職人員管理檔案，檔案管理人員缺乏信息化的培訓(xùn)。為了能夠更好發(fā)揮檔案信息資源的管理，檔案管理部門應(yīng)面對(duì)現(xiàn)實(shí)，積極尋求有效可行的方法，推動(dòng)檔案信息現(xiàn)代化管理。

參考文獻(xiàn)

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