建筑工程檔案信息化管理的幾點思考

劉彥辰

摘 要：在建筑工程檔案管理中實現信息化的管理方式是項龐大的工程，要想充分實現信息化管理的目標，必須要明確管理的整體思路，管理的主要負責部門、管理的人員配備情況等等，在綜合考量多方面因素的基礎上制定發(fā)展計劃，才能保證管理工作的順利開展。本文重點圍繞了以上幾方面討論了信息管理的重要方式，并且就如何提升管理質量提出自己的看法。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；信息化

隨著信息化技術在各行業(yè)的廣泛運用，作為城市發(fā)展重要記錄的建筑工程，其檔案管理工作中信息化管理水平并不高。近幾年來建筑行業(yè)發(fā)展規(guī)模逐漸壯大，建筑工程數量也呈現逐年上漲的趨勢，對工程施工的記錄以及后期維護工作都依賴于工程檔案。只有科學完備的檔案體系，才能支撐日后龐大的建筑工程，才可以有效應對建設中的各種突發(fā)事件，因而信息化管理模式應用于建筑工程檔案是十分必要的。

1 建筑檔案信息化管理的概念

信息化的檔案管理模式不僅僅指的是對檔案文件的有序整理，利用數字化的方式加工這些文件材料，還包括對建設過程中各種資源的開發(fā)挖掘，使這些資源得到充分有效的利用。在不同的社會發(fā)展時期，信息化檔案管理模式的定義也有所差異。在信息化技術出現的早期階段，這種管理模式主要指的是依靠單一的計算機輔助檔案管理工作，比如為檔案編制目錄，信息化技術參與程度比較低，對檔案資源的開發(fā)力度也比較低。如今信息化的檔案管理工作是利用網絡以及計算機技術對工程施工進行全面監(jiān)督，參與到工程施工的各個環(huán)節(jié)中，記錄并且搜集建設中的各項數據。但由于每個單位數據收集方式以及模式不同，所獲得的數據信息很難實現共享。因而在未來的檔案管理中，會統(tǒng)一數據的標準化格式，利用數字化手段建立起龐大的數據庫系統(tǒng)，為各單位之間的數據共享提供有力的平臺，這是如今信息化檔案管理模式的著力點。

2 信息化管理中存在的幾點難題

2.1 文件類型不規(guī)范

如今建筑工程的施工任務量越來越龐大，涉及的部門數量也越來越多，每個部門所承擔的功能不同，因而出具的數據材料也有所差異。原先工程項目中只有一個施工企業(yè)，而如今在具體的工程項目中存在多個專業(yè)的公司，每個公司所出具的信息資料無法很好的銜接，導致檔案文件缺乏統(tǒng)一的標準。比如在歸檔整理的時候，許多管理者采用的是復印件。雖然復印件也能反映出工程的概況，但是與原件相比，缺乏說服力，難以作為法律憑證。還有的管理者所歸檔的竣工文件，內容比較潦草，有很多遺漏的地方，不利于后期查詢和使用。這些文件的不規(guī)范都為信息化管理帶來了許多問題，也為日后的檔案利用帶來許多麻煩。

2.2 管理方式不科學

建設工程領域中的檔案與普通檔案相比，專業(yè)性比較強，這也要求檔案管理者要具備較高的綜合素質。首先作為專業(yè)的檔案管理人員，必須要了解檔案管理的流程，以及如何在管理中運用信息化技術。其次作為建設工程領域的管理人員，還需要了解一項工程項目大致的流程，明白在管理中需要接收哪些文件，而哪些文件是不需要接收的，這樣避免文件內容的重復，也有效地利用了這些文件。顯然在如今的檔案管理中，很少有人能夠同時兼具以上兩種才能，因而管理水平也偏低。

3 提升信息化管理質量的途徑思考

3.1 信息化管理的整體思路

在信息化管理工作開展之前，應明確管理的目標，這樣可以為日后的工作指明方向，能夠有明確的目標定位。在目標管理中，應做到長遠與短期相結合，經濟效益與社會效益相結合的目標管理方法，這樣才能充分發(fā)揮出信息化管理的效用。信息化管理系統(tǒng)的建設主要目標是實現各個建設工程管理部門之間的信息互通，為建設公司提供準確有效的數據參考，供各部門在工程建設中加以選取與運用除此以外的其它功能還包括：該系統(tǒng)可以利用網絡對外發(fā)布工程建設的情況，為社會大眾提供信息服務。具體來說，檔案系統(tǒng)包括以下三個網絡：（1）建設工程單位內部間的局域網，實現各單位之間的信息互通；（2）工程單位與政府部門之間的專項網絡，實現信息在政府與工程隊伍之間的共享；（3）專門對外的網絡，主要為社會大眾提供信息服務。其次系統(tǒng)還應包括強大的數據庫，該數據庫為這三個網絡平臺提供數據支撐。在這樣的目標模式中，信息化建設的思路才會更加清晰，也避免了在建設中重復收集信息情況的出現。

3.2 信息化管理的負責部門

建設工程檔案的信息化管理是項系統(tǒng)復雜的工程，它需要由專門的部門負責該項任務，并且為該任務配備專業(yè)化的人才。從目前運行現狀來看，許多管理人員雖然具備了信息化知識，但是卻缺乏對檔案管理的專業(yè)化認知，由信息專員開發(fā)出來的管理軟件可能不適用于檔案管理工作，無法滿足管理中提出的種種問題。因此在信息化建設中，有必要將建設部門與信息部門相結合，從每個部門中選拔專業(yè)性的人才組成人才團隊，專門負責信息化的建設工作。由信息部門提供信息技術支撐，由檔案部門提供專業(yè)化的指導意見，這樣所創(chuàng)造出的系統(tǒng)才能真正發(fā)揮出效果。

3.3 信息化管理的標準

信息化管理前提是實現不同部門之間的信息數據可以達到共享，即不同部門之間可以交換使用數據，這才是真正信息化工作的標準。具體來說包含了以下兩方面：

一是數字化形態(tài)是檔案呈現的主要形態(tài)，因而應規(guī)范數字化的標準，這是開展信息建設的重要前提。在制定統(tǒng)一標準的時候應綜合考慮兩方面因素：一是質量；二是效率。在保證管理質量的前提之下，能夠兼顧到管理的效率，這是信息管理的最終目標。在推行信息化管理的道路中，應始終堅持標準為衡量管理質量的重要依據。具體來說，在借鑒其它國家工程管理以及我國工程管理質量標準的基礎上，從社會實際角度出發(fā)，結合本地區(qū)工程情況或者本類型的工程情況，制定明確的標準和制度。

二是信息化管理是實現數據交換的有效途徑，因而有必要確定統(tǒng)一的格式要求，能夠將存在于兩臺計算機中不同標準的數據，統(tǒng)一成一種呈現標準，實現數據能夠完好無缺的從一臺計算機中轉移到另一臺計算機中。例如編碼的處理方式、數據的呈現格式、信息的輸出模式等都需要統(tǒng)一的標準。利用數字化傳遞方式逐漸取代傳統(tǒng)的紙質化傳遞，有利于節(jié)約數據保存的資源，使數據傳遞更加有效率，也避免了各部門各自為政局面的產生。因而數據標準的確定也是信息化建設的重要任務。

3.4 加強人才隊伍建設

信息化檔案管理模式是未來檔案管理的主流模式，而目前最缺乏的是這方面的專業(yè)型人才，由此可見，人才隊伍的擴充與建設尤為重要。一方面有必要提高檔案從業(yè)者信息化技術水平，引導他們利用信息化技術開展檔案管理工作，這是解決該問題最簡便、最快捷的途徑。其次管理部門適當地引入信息化的專業(yè)人才，擴充如今的人才團隊，調整目前的知識和年齡結構。同時針對已經就業(yè)的人員，應定期開展培訓教育工作，幫助他們拓寬知識面，豐富自己的知識儲備。

4 結束語

綜上所述，建設工程作為重要的檔案資源，能否實現資源在不同部門之間的共享受到許多因素的影響，比如檔案開發(fā)力度、人才配備情況、檔案管理方式等等，這些都是信息化建設中需要考慮的重要因素，也是未來信息化建設的首要目標。

參考文獻

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