加強職業(yè)教育學院的檔案管理

田濱海

摘 要：職業(yè)教育學校的檔案管理工作雖然是記錄瑣碎細節(jié)的基礎(chǔ)工作，但是其在學校的發(fā)展中又發(fā)揮著重要作用，對于保存學校的歷史、促進教育教學水平的提高、提高學校的管理服務(wù)水平等都有著非常重要的影響?？梢哉f，檔案管理工作是職業(yè)教育學校全方位發(fā)展歷程中工作業(yè)績與經(jīng)驗教訓的沉淀與積累。本文從檔案管理的重要作用出發(fā)，對于改進和提高職校檔案管理水平，淺談了自己的一點看法。

關(guān)鍵詞：職業(yè)教育學院；檔案管理；作用；措施

職業(yè)教育學校的檔案管理工作雖然是記錄瑣碎細節(jié)的基礎(chǔ)工作，但是其在學校的發(fā)展中又發(fā)揮著重要作用，對于保存學校的歷史、促進教育教學水平的提高、提高學校的管理服務(wù)水平等都有著非常重要的影響?？梢哉f，檔案管理工作是職業(yè)教育學校全方位發(fā)展歷程中工作業(yè)績與經(jīng)驗教訓的沉淀與積累。本文從檔案管理的重要作用出發(fā)，對于改進和提高職校檔案管理水平，淺談了自己的一點看法。

1 檔案管理在職業(yè)教育學校發(fā)展中的重要作用

學校的檔案管理工作一般分為文書檔案、教學檔案、學籍檔案和基建設(shè)備檔案等四部分，它們不僅是職業(yè)教育學校的重要組成部分，而且在學校的全面發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用。

1）學校的文書檔案發(fā)揮的重要作用。所謂的文書檔案是指在日常管理中學校內(nèi)部產(chǎn)生的各種文件、資料以及職能部門下發(fā)的各種教育教學政策性文件等。這些文書檔案記錄著學校的發(fā)展歷史，記錄著學校曾經(jīng)取得的成績和榮譽，等等。這些文書檔案，一方面可以為學校領(lǐng)導的政策決定提供依據(jù)。學校領(lǐng)導在制定一項規(guī)章制度的之前，只要多多翻閱這些文書檔案，就能從中找到很多有用的資料，為學校政策的制定提供幫助。另一方面可以激發(fā)學生的愛校之情。通過給學生們展示學校的光榮歷史資料，讓學生了解學校的歷史和發(fā)展軌跡，從而產(chǎn)生認同感和自豪感，提高學生的愛校情懷。

2）教師的教學檔案發(fā)揮的重要作用。教師的教學檔案是學校檔案管理的重要組成部分。教師的備課準備工作、教案、教學實錄等等都是教學檔案的有機構(gòu)成部分，通過這些教學檔案，可以衡量教師的教學質(zhì)量和學生的學習水平，從而促進教學質(zhì)量的不斷提高；也可以作為教學評估的參考依據(jù)，以此來反映一個學科的整體水平，見證了學科的建設(shè)發(fā)展歷史；也可以成為教學改革、教學研究的重要依據(jù)，為深入研究學生的學習實際、促進教學效率的提高發(fā)揮無可替代的重要作用。

3）學生的學籍檔案發(fā)揮的重要作用。學生的學籍檔案是學校檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。學生的學籍檔案記錄了學生的成績、獲獎情況、綜合素質(zhì)等多方面的內(nèi)容，這些學籍檔案，不僅體現(xiàn)了學校的風氣，而且體現(xiàn)了教師甚至是學校的綜合能力。通過這些學籍檔案，一方面可以幫助學校更好地管理學生，通過學籍檔案記載的學生一步步的腳印來分析學生的實際情況，幫助教師管理學生；另一方面，也是給社會輸送更多的合格人才的憑證。

4）設(shè)備、基建檔案發(fā)揮的重要作用。設(shè)備、基建檔案也是學校檔案管理工作的一部分。設(shè)備檔案是指學校的教育教學設(shè)備的購置、維修等方面的相關(guān)檔案，當學校的設(shè)備出現(xiàn)問題的時候，通過這些設(shè)備檔案我們可以初步了解設(shè)備的性能，如果是簡單的小毛病，甚至自己就可以維修了，如果自己不能維修，該著誰來維修等等?；n案就是學校的相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，這些檔案可以讓學校所有建筑的施工圖紙、水、電安裝示意圖都一目了然，為學校的翻修、改建等都提供了重要依據(jù)。

2 加強檔案管理，必須要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

1）加大宣傳力度，提高全體人員的檔案意識。檔案意識是做好檔案管理工作的重要前提。因此，必須要加大宣傳力度，提高職業(yè)教育學校全體人員的檔案意識。首先，要加強檔案管理人員的檔案意識。雖然是專業(yè)的檔案管理人員，但是一些人的檔案意識不強，表現(xiàn)為沒有意識到檔案工作的重要性、工作不認真不細致、敷衍了事等，因此，必須要加強檔案管理人員的檔案意識，促使檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。其次，要提高全體教職員工的檔案意識。檔案管理的一個基礎(chǔ)工作就是檔案的搜集，這就需要全體教職員工的支持與幫助，將有用的資料及時歸檔，及時保存，自覺地配合檔案管理人員的工作，維護檔案的完整與安全。再次，提升學生的檔案意識?，F(xiàn)在的學生對于檔案的意識是非常薄弱的，甚至根本不認為這是與他息息相關(guān)的事情。因此，學校必須要在新生入學時就宣傳檔案的重要性，讓學生及時完善檔案信息，明白檔案的作用和意義。

2）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍。檔案管理人員是檔案管理工作的靈魂。首先，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。堅定的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德是做好檔案工作的必要條件。檔案工作具有很強的政治性，因此要求檔案管理人員必須具備堅定的政治素質(zhì)，愛祖國、愛人民，擁護黨的領(lǐng)導，執(zhí)行黨的各項政策等。同時，檔案管理又具有服務(wù)性的屬性，所以，要求工作人員要具有服務(wù)意識，具備良好的職業(yè)道德和奉獻精神，態(tài)度端正地做好檔案管理工作。其次，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。檔案管理人員要具備一定的專業(yè)知識，熟悉檔案管理的工作業(yè)務(wù)，通過不斷地培訓學習，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。再次，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不管是綜合知識還是計算機能力，面對著檔案管理的新形勢，工作人員要提升自己的綜合素質(zhì)，以便適應新時代的要求。

3 做好職業(yè)教育學校檔案管理工作的具體措施

1）建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，依法治檔。完善的檔案管理工作規(guī)章制度是提高檔案管理工作水平的重要保障。因此，在具體的實踐工作中，學校必須要依照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等基本法規(guī)，制定出符合本學校實際的檔案管理工作的各項條例準則，如《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等，細化各類檔案管理的工作標準，讓檔案管理工作能夠有章可循、有法可依。同時，要加強對檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和考核工作，并將其制度化、規(guī)范化，在各級各部門的監(jiān)督下做好檔案管理工作，為學校的發(fā)展提供助力。

2）建立相應的管理機構(gòu)，實施領(lǐng)導負責制。檔案管理機構(gòu)是進行檔案工作的基本前提。在學校建設(shè)過程中，就要做好檔案館、檔案室的建設(shè)，規(guī)劃出獨立的區(qū)域用于檔案管理機構(gòu)的辦公，并且要解決檔案資料存放場所問題。檔案館、室的建設(shè)要符合檔案管理的要求，設(shè)備配備要到位，辦公用品要齊全，檔案工作網(wǎng)絡(luò)的軟硬件問題都要解決，以良好的外部環(huán)境來保證檔案管理的安全性。同時，要成立檔案工作領(lǐng)導小組，加強對檔案工作的領(lǐng)導，檔案領(lǐng)導小組的組長由學校的主要領(lǐng)導擔任，以便保證檔案管理工作的科學發(fā)展，促進學校的全面發(fā)展。

3）深化檔案管理的信息化程度，促進職業(yè)教育學校的全面發(fā)展。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化時代也已經(jīng)來臨。職校檔案管理要想跟上時代腳步，必須要深化檔案管理的信息化程度，也就是說，首先，要制定一個檔案管理信息化的總體規(guī)劃，按照這個規(guī)劃再進行一步步的發(fā)展。其次，逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化，建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站，對檔案信息資源進行優(yōu)化調(diào)整，以便提高檔案管理工作的效率。另外，要做好檔案信息化人員的相關(guān)培訓，使之學習、掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，以便滿足檔案管理信息化的要求。

4）完善服務(wù)，提高檔案的開發(fā)利用水平。檔案管理的目的不僅是保存歷史軌跡，而且要為以后的發(fā)展提供幫助，因此，就必須要提高檔案的開發(fā)利用水平，使之更好地位教育教學服務(wù)。首先要做好搜集工作，豐富檔案內(nèi)容。不管是會議記錄、合同契約，還是圖紙、照片、錄音等，凡是和事件相關(guān)的材料，都要搜集，用豐富的檔案內(nèi)容來提高檔案的價值。其次是提高檔案的質(zhì)量。對于搜集來的資料，要進行辨別、整理，去粗取精、去偽存真，使得檔案管理具備高水準的質(zhì)量。