試論事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案資料的形式也從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，為了更好的提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，開展檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。但是在實(shí)際的建設(shè)工作中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，例如專項(xiàng)資金投入力度不足、檔案管理人員信息技能較差等。因此，事業(yè)單位一方面要從思想上加強(qiáng)重視，努力為檔案管理信息化建設(shè)營造必要的環(huán)境，另一方面又必須通過加大投入、人員培訓(xùn)等實(shí)際行動(dòng)，推動(dòng)信息化建設(shè)工作的高質(zhì)量開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；信息化建設(shè)

電子檔案雖然具有易于保存、管理方便等特點(diǎn)，但是對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平提出了較高要求。在一些基層事業(yè)單位，由于存在信息基礎(chǔ)設(shè)施不健全、缺乏針對(duì)的信息技術(shù)培訓(xùn)等問題，導(dǎo)致電子檔案的實(shí)際管理效率和質(zhì)量都受到了不同程度的影響。文章首先指出了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理面臨的一些問題，隨后結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分別從適當(dāng)增加資金投入、重視人員技能培訓(xùn)等方面，就如何推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程提出了幾點(diǎn)建議。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 缺乏專項(xiàng)資金投入，信息化程度滯后

雖然近年來許多事業(yè)單位都引進(jìn)了信息化辦公系統(tǒng)，但是由于領(lǐng)導(dǎo)的重視不足，這些信息設(shè)備多數(shù)情況下只是用來完成簡(jiǎn)單的登記、查詢等工作，并沒有真正發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。就檔案管理工作來說，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理全過程的信息化，除了要采購必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備外，還要花費(fèi)資金進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、系統(tǒng)維護(hù)，前期需要投入較多的資金。但是事業(yè)單位的資金來源主要以財(cái)政撥款為主，能夠自由支配的資金相對(duì)緊張，應(yīng)用于檔案管理信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金更是寥寥無幾，由于缺乏資金支持，檔案管理的信息化程度仍出處于低端水平。

1.2 檔案管理隊(duì)伍的信息素養(yǎng)參差不齊

在檔案管理工作中，事業(yè)單位除了要提供完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施外，還要有一支信息化的檔案管理人才隊(duì)伍，操作這些信息設(shè)備提高檔案管理效率。但是從目前的情況看，一方面是在職的檔案管理人員年齡偏大，在以往工作中形成了比較固定的管理工作方法和思維模式，對(duì)電子檔案的信息化管理缺乏認(rèn)識(shí)；另一方面則是事業(yè)單位并沒有為其提供充分的在職培訓(xùn)機(jī)會(huì)，而基層檔案管理人員日常工作繁忙，也沒有系統(tǒng)性的時(shí)間為自己“充電”，久而久之個(gè)人的專業(yè)技能也就難以符合信息時(shí)代下檔案管理的職務(wù)要求。

2 檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

2.1 有利于減輕工作壓力，提高管理效率

傳統(tǒng)檔案管理，不僅工作量較大，而且其所涉及到的查詢程序也比較繁瑣、比較復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)之后，可以根據(jù)關(guān)鍵詞搜索出相關(guān)的檔案信息，簡(jiǎn)化檔案信息的查詢程序，節(jié)約人力物力，并且不會(huì)影響其他檔案管理工作的有序進(jìn)行。此外，提高事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，可以極大地降低其受外界環(huán)境影響的程度，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都可以查詢檔案信息。這樣一來，事業(yè)單位的檔案管理人員就可以將一些基礎(chǔ)性的工作交由計(jì)算機(jī)來完成，自己轉(zhuǎn)而可以將精力投入到提升檔案服務(wù)質(zhì)量等方面，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

2.2 有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，挖掘檔案深層次價(jià)值

信息化時(shí)代的檔案管理，不僅僅是做好檔案存儲(chǔ)和查詢等基本工作，還要求檔案管理人員能夠借助于信息技術(shù)手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行整合利用和資源共享，充分發(fā)揮檔案資料在參考、借鑒等方面的利用價(jià)值。除此之外，面對(duì)海量的電子檔案，單個(gè)檔案管理部門很難對(duì)這些電子檔案做出及時(shí)、高效的管理，借助于資源共享則可以與其他事業(yè)單位形成合力，共同管理檔案資料，這對(duì)于發(fā)揮檔案價(jià)值和確保檔案資料的安全也有一定幫助。

3 事業(yè)單位加快檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并指導(dǎo)信息化建設(shè)工作的開展

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工作，離不開事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)，以協(xié)調(diào)事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)資源、資金和人力，為信息化建設(shè)提供必要的支持。例如，要定期開展檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)教育，能夠在日常的工作中嚴(yán)格遵守檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。還可以根據(jù)職務(wù)的不同，為檔案管理人員設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。這樣就避免了部分檔案管理越權(quán)進(jìn)行訪問的情況，對(duì)于提高電子檔案的安全性，以及做好電子檔案保密工作有重要幫助。

3.2 適當(dāng)增加信息化建設(shè)的資金投入

檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作的開展需要資金的支持，除了前期的設(shè)備采購、安裝以及調(diào)試等，后期檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)也會(huì)需要持續(xù)的資金投入。為了確保信息化系統(tǒng)在檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，就需要事業(yè)單位設(shè)立專項(xiàng)的資金。考慮到事業(yè)單位的資金來源渠道單一，需要從以下幾方面為檔案管理信息化建設(shè)提供充足的資金保證：第一是對(duì)有限的資金進(jìn)行合理規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)有限資金的集約化利用，盡量減少檔案管理信息化建設(shè)中的資金浪費(fèi)問題。例如，在信息化建設(shè)中嚴(yán)格遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)資金利用效率最大化；第二是設(shè)置專項(xiàng)的資金，事業(yè)單位在編制預(yù)算時(shí)，要將檔案管理信息化建設(shè)的花費(fèi)納入到年度預(yù)算中，通過設(shè)立專項(xiàng)資金的形式為信息化建設(shè)提供保障。

3.3 重視檔案管理隊(duì)伍信息化素養(yǎng)的提升

檔案管理在完成信息化建設(shè)后，要想真正發(fā)揮應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，還必須依靠專門的檔案管理隊(duì)伍，負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理工作的開展，包括利用信息設(shè)備完成檔案的快速檢索與查詢，或是利用相關(guān)軟件保護(hù)電子檔案的安全等。事業(yè)單位可以通過以下途徑實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升：首先，要結(jié)合本單位檔案管理人員信息化素質(zhì)的水平，定期開展針對(duì)性的信息技能培訓(xùn)。例如通過上網(wǎng)課、辦講座以及外派學(xué)習(xí)等渠道，為檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升提供支持；其次，還要重視高素質(zhì)人才的引進(jìn)，事業(yè)單位每年都會(huì)公開進(jìn)行人員招聘，可以在檔案管理中設(shè)置崗位，吸引信息專業(yè)的高素質(zhì)人才。

3.4 將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結(jié)合

我國部分事業(yè)單位依然選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法來進(jìn)行一系列的檔案管理工作，這部分單位想一夜之間完成檔案管理工作的信息化建設(shè)，顯然不切實(shí)際，因此，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化進(jìn)行有效結(jié)合，有步驟、有層次地推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。此外，事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該要注意更新其管理手段、豐富管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，從而有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

3.5 建立健全檔案管理制度

要想檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，就需要制定切實(shí)可行的檔案管理制度。事業(yè)單位立足于本單位的實(shí)際情況制定合理的檔案管理制度，并充分發(fā)揮其對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)作用，可以將檔案管理信息化的內(nèi)容作為一個(gè)指標(biāo)，為員工的職稱評(píng)定、績(jī)效考核、責(zé)任追究等提供依據(jù)，這樣就將員工工作的積極性和主動(dòng)性充分調(diào)動(dòng)起來，在對(duì)待檔案管理工作時(shí)也更有耐心，更認(rèn)真，為順利實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

檔案管理的信息化建設(shè)能夠減輕事業(yè)單位工作人員的壓力，并提高檔案管理效率。事業(yè)單位需要通過建立健全管理制度，提供專項(xiàng)資金支持等多種途徑，為信息化建設(shè)的開展提供必要的支持，進(jìn)而為提高檔案管理和服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

李晉凱（1989—）男，山西文水人，文水縣食品藥品稽查隊(duì)助理館員，學(xué)士學(xué)位，研究方向：檔案管理