試分析新時期下檔案管理現(xiàn)代化路徑

鐘幸妮

摘 要：近幾年來，國內(nèi)信息技術(shù)得到飛速的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到人們生產(chǎn)生活的各個領(lǐng)域，在新時期下，檔案管理邁向信息化是檔案工作發(fā)展的趨勢。本文對檔案管理的信息化的必要性，分析了現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題，提出了實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的辦法，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案；管理

1、檔案信息化管理的必要性分析

新時期下，隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)滲透到各行各業(yè)，借助計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化有著處理迅速、存儲量大、查閱方便節(jié)省人力、減少檔案管理的成本的優(yōu)點(diǎn)；可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率等優(yōu)勢。在進(jìn)程越來越快的今天，信息技術(shù)日新月異地向前發(fā)展，并把利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)作為重要內(nèi)容，世界各國都把信息使用放在重要位置上，事業(yè)單位的檔案工作也不例外。針對以往檔案管理模式存在的弊端，各個單位應(yīng)該逐步建立信息化檔案管理體系，檔案管理真正達(dá)到信息化和自動化的目的，這對于各個單位未來的發(fā)展是十分有意義的。

2、現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題分析

2.1未建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

若是要開展現(xiàn)代化的檔案管理，首先就要引入嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理操作流程，這是檔案管理現(xiàn)代化過程中十分重要的一部分。國內(nèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是從上個世紀(jì)八十年代之后才開始慢慢制定的，通過相關(guān)主管部門那么多年的不懈努力，已經(jīng)形成了初步的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。但因為我國的國情比較特殊，在檔案管理上基本上處于一種非常疏散的管理環(huán)境。再加上檔案中含有許多較為敏感和復(fù)雜的內(nèi)容，一般的企業(yè)以及政府部門都是采取檔案自行管理的方式。而各個單位內(nèi)部自己制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)就和現(xiàn)階段其他部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的地方，造成沒有辦法實現(xiàn)完美交接的情況出現(xiàn)。若是這種現(xiàn)象一直持續(xù)下去，無疑會對國內(nèi)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程造成阻滯作用，再加上檔案管理方面的電子技術(shù)還不夠成熟，使得計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮的空間十分有限。

2.2缺少檔案管理的專業(yè)人員

就目前的情況來看，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員可以大致分為輔助管理人員、一般管理人員以及高級管理人員三種，在這三種管理人員當(dāng)中，高級管理人員的學(xué)歷和文化水平相對較高，具有檔案管理方面較高的理論研究水平，并且實踐能力也比較強(qiáng)，有著出色的工作能力，能夠出色地完成檔案管理方面的工作，還可以自己制定出檔案管理的相關(guān)方案。在線也斷的檔案管理環(huán)境之中，由于計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等新的科學(xué)技術(shù)不斷涉入，這就要求新時期下負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)人員必須應(yīng)該具備的計算機(jī)基本的操作技能，就現(xiàn)在的情況來那可能，這種復(fù)合型人才的數(shù)量是非常少的，現(xiàn)階段大多數(shù)公職人員很無法很好的操作電腦系統(tǒng)，與此同時，因為目前檔案管理人員群體的結(jié)構(gòu)非常不合理，造成檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，這就嚴(yán)重影響了各個單位檔案管理工作的順利開展。

2.3資金投入不夠高效

現(xiàn)階段，國內(nèi)大多數(shù)單位的檔案自動化管理系統(tǒng)獲得非常大進(jìn)步，但是因為我國檔案管理信息化發(fā)展起步相對西方發(fā)達(dá)國家較晚，基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，政府以及相關(guān)部門對檔案管理的政策支持和資金投入的力度相對較小，在檔案管理現(xiàn)代化的過程沒有穩(wěn)定的資金以及配套的政策保障，使得工作難以順利開展。

3、實現(xiàn)高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的辦法

3.1建立檔案數(shù)字化長效機(jī)制

單位每年新增檔案許多，其中70%因憑證作用而需數(shù)字化掃描。為此，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，建立長效機(jī)制，保證順利完成新增檔案的數(shù)字化加工。需要廣泛開展檔案工作的科技研究和創(chuàng)新活動，不斷提高檔案工作中的科學(xué)技術(shù)的含量，不斷引用新的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，加快檔案的信息化建設(shè)，大力推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。各個單位要以不斷完善檔案管理系統(tǒng)為依托，不僅確保每一份員工檔案都能妥善保管，每一份員工檔案的去留都能完整紀(jì)錄，每一份紙質(zhì)檔案都有電子數(shù)據(jù)備案，還要做到每一個檔案柜都可以明確標(biāo)注。

3.2電子文件的集成歸檔

一是與檔案管理部門研究確定新版OA系統(tǒng)的集成歸檔模式，確保歸檔電子公文的真實、完整、有效；二是與信息技術(shù)實力雄厚的相關(guān)部門研究討論其員工材料網(wǎng)上歸檔的實現(xiàn)方式及難點(diǎn)問題；三是與企業(yè)宣傳部多次溝通協(xié)商，明確新聞網(wǎng)網(wǎng)站信息的集成歸檔；四是借鑒國內(nèi)各個單位經(jīng)驗，實施單位多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)與員工相關(guān)數(shù)據(jù)庫信息的集成采集，形成檔案數(shù)據(jù)以便利用。以上有關(guān)電子文件管理上的新思路都將在新的檔案管理運(yùn)行服務(wù)綜合平臺中部署實施。

3.3優(yōu)化數(shù)字檔案資源

現(xiàn)階段，對于單位的檔案管理來說，檔案信息資源建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)獲得實際成效的關(guān)鍵步驟，也是整個檔案工作的中重中之重。目前檔案室館藏檔案的目錄及重要的、利用率高的原文數(shù)據(jù)，其資源形式較為單一。此外，在資源利用過程中，暴露出部分?jǐn)?shù)字化信息有誤、原有目錄著錄信息不便于檢索查閱、數(shù)字化原文滿足不了日益增長和變化的利用需求、數(shù)字媒體資源相對匱乏等問題。為此，單位要采取多種措施，在服務(wù)利用中不斷加以豐富和完善資源，不僅數(shù)量上保持增長，而且內(nèi)容形式上趨于多樣，并建立檔案數(shù)字化長效機(jī)制。實現(xiàn)檔案的信息化管理不單單只是在技術(shù)上實現(xiàn)改變，更為重要的是在高校教學(xué)檔案管理的過程中工作人員要從管理觀念、管理方法等各個方面進(jìn)行提高。

3.4加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)

檔案現(xiàn)代化的過程中需要復(fù)合型人才的參與，負(fù)責(zé)檔案管理人員在做好本職工作之外還需要掌握財務(wù)管理、計算機(jī)技術(shù)以及文字編輯等的知識。因此在檔案管理現(xiàn)代化的過程中企業(yè)需要培養(yǎng)綜合素質(zhì)較高的工作人員，借助不同的形式以及多種類型的措施，使參加培訓(xùn)的工作人員能力可以得到大幅度的提升?，F(xiàn)階段，相關(guān)部門對此也越來越重視，正在有計劃培養(yǎng)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，以滿足目前檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3.5加大政府投入力度。

在檔案管理現(xiàn)代化的過程中，政府應(yīng)該幫助嘁其發(fā)展，不斷加大對與檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，加強(qiáng)培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才的力度。政府還需要做好檔案管理工作的預(yù)算，對一些重點(diǎn)支出的項目必須要進(jìn)行詳細(xì)說明，除此之外政府還需要做好檔案保存以及檔案借閱等房間的建設(shè)以及相關(guān)配套設(shè)備設(shè)備的購買。與此同時，還需要做好檔案保存的工作，避免蟲咬霉變等情況出現(xiàn)，更要做好防盜、放火的工作，有條件還要在檔案室添置中央空調(diào)、安裝攝像頭等確保檔案的安全。

4 小結(jié)

目前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，在檔案管理的過程中也逐步使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)就是要充分利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，為檔案管理的工作者提供檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，為檔案資源的長時間保管提供一個存儲的基地，為檔案管理的工作者提供一個可以進(jìn)行檔案信息全過程管理的網(wǎng)絡(luò)工作場景。除此之外檔案管理者與時俱進(jìn)地轉(zhuǎn)變工作方式，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)這一新形勢的需要。

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