論現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理

摘 要：本文從體系管理的視角，在當(dāng)前的現(xiàn)行體系文件研究的基礎(chǔ)上，以體系文件控制管理為平臺(tái)，結(jié)合現(xiàn)行文件管理的基礎(chǔ)理論，通過現(xiàn)行體系文件管理現(xiàn)狀調(diào)查，從現(xiàn)行體系文件管理制度、管理技術(shù)等方面構(gòu)建現(xiàn)行體系文件管理體系，提出現(xiàn)行體系文件分級(jí)管理模式。探索和研究適合當(dāng)今體系管理模式發(fā)展的現(xiàn)行文件管理體系，對(duì)現(xiàn)階段乃至未來(lái)都有著深遠(yuǎn)的意義。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)行 體系文件 網(wǎng)絡(luò)化 管理

1選題背景

當(dāng)今各企事業(yè)單位及部門在不斷完善網(wǎng)絡(luò)辦公建設(shè)，在體系建設(shè)中產(chǎn)生了大量的體系文件，成為各部門所管理和利用的重要信息資源，也成為體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。但目前涉及企事業(yè)單位體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理的理論相對(duì)比較少，這就使得體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理缺乏指導(dǎo)，只能借鑒式的管理，沒有一個(gè)統(tǒng)一完整的管理體系和良好的管理模式。因此，加強(qiáng)體系文件網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，完善體系文件管理，不僅可以滿足企事業(yè)單位發(fā)展的需要，更是一項(xiàng)提升體系管理工作水平的重要舉措。

1.1目的和意義

1.1.1目的

利用局域網(wǎng)作為體系文件管理的主要渠道，方面快捷，中間途徑少，且及時(shí)準(zhǔn)確，具有其他管理手段所不能代替的優(yōu)點(diǎn)。

1.1.2意義

通過構(gòu)建現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理模式，可以彌補(bǔ)當(dāng)前管理不夠體系化，專業(yè)化，集成化的缺陷和不足，在實(shí)踐基礎(chǔ)上探尋體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理新的增長(zhǎng)點(diǎn)，提高體系文件管理的服務(wù)質(zhì)量；進(jìn)行實(shí)證分析，改進(jìn)現(xiàn)有的管理方法及手段，并通過網(wǎng)絡(luò)化管理模式進(jìn)行反饋，優(yōu)化體系文件管理模式；提升體系文件管理各環(huán)節(jié)的透明度，提高工作效率，促進(jìn)機(jī)制創(chuàng)新。對(duì)體系建設(shè)有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.2研究的主要內(nèi)容及使用方法

1.2.1主要內(nèi)容

第一部分：說明建立體系文件現(xiàn)行過程中的網(wǎng)絡(luò)化管理的現(xiàn)實(shí)意義。第二部分：結(jié)合目前體系文件發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)現(xiàn)有的體系文件管理模式的現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究。第三部分：從體系文件的管理制度、管理技術(shù)以及管理人員等方面構(gòu)建體系文件控制系統(tǒng)，建立起文件網(wǎng)絡(luò)化分級(jí)管理模式，并對(duì)分級(jí)管理模式的必要性和可行性進(jìn)行論證，闡述級(jí)管理的依據(jù)，以及具體措施。第四部分：對(duì)構(gòu)建的體系文件控制系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)證分析，分析實(shí)際工作中管理體系和管理模式的運(yùn)行情況，從而完善現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理模式。

1.2.2研究方法

（1）文獻(xiàn)閱讀法：閱讀檔案及現(xiàn)行文件等相關(guān)領(lǐng)域的研究文獻(xiàn)，跟蹤研究動(dòng)態(tài)，確立本文的研究方向。（2）調(diào)查法：對(duì)各企事業(yè)單位現(xiàn)行文件管理現(xiàn)狀進(jìn)行廣泛調(diào)研，掌握實(shí)踐動(dòng)態(tài)。（3）專家咨詢法：通過各種通訊方式，向本領(lǐng)域?qū)＜揖脱芯恐杏龅降木唧w問題及時(shí)進(jìn)行咨詢。（4）實(shí)證分析法：依據(jù)構(gòu)建的現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)，擬改進(jìn)某一環(huán)節(jié)的管理現(xiàn)狀。

1.3本文的創(chuàng)新點(diǎn)

本文的關(guān)鍵性問題是，通過對(duì)現(xiàn)行體系文件管理方法進(jìn)行科學(xué)研究，從實(shí)踐的角度構(gòu)建現(xiàn)行體系文件管理的新理論及新方法，并進(jìn)行實(shí)證分析，從而進(jìn)一步通過實(shí)踐反饋來(lái)改進(jìn)理論，以不斷的實(shí)踐驗(yàn)證，最終達(dá)到符合當(dāng)前體系管理建設(shè)的新要求。

2現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理的綜述

2.1體系文件的基本理論

體系文件主要有以下幾類：質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、各類作業(yè)指導(dǎo)書等（1）質(zhì)量管理手冊(cè)即闡明本所的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的文件（2）程序文件是為了充分貫徹本所質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)而制訂的在各項(xiàng)體系管理工作中保證有效及順利運(yùn)行的具有可操作性的指導(dǎo)性文件。（3）技術(shù)文件是指根據(jù)在研及預(yù)研型號(hào)研制任務(wù)，實(shí)施部門組織編制人員按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制。（4）作業(yè)指導(dǎo)書主要是指各事業(yè)部業(yè)務(wù)控制過程中形成的作業(yè)文件，及各專項(xiàng)工作的展開流程及規(guī)范。

2.2現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理的依據(jù)及方法

2.2.1管理依據(jù)

現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理是以體系管理為基礎(chǔ)，以《程序文件》為依據(jù)，將原有的線下流程有效轉(zhuǎn)化成線上流程，其目的為提高管理效率，提升管理能力，減少差錯(cuò)率，完善各環(huán)節(jié)的可操控性。

2.1.2管理方法

現(xiàn)行體系文件管理過程共有7個(gè)子過程活動(dòng)，分別為：過程識(shí)別與策劃——體系文件分類——文件的形成——編號(hào)及標(biāo)識(shí)——傳閱分發(fā)——文件的使用——文件的更改——過程檢查分析——過程改進(jìn)——文件的統(tǒng)計(jì)

3現(xiàn)行體系文件控制系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)中的實(shí)際運(yùn)行

總體來(lái)說可將各個(gè)體系的體系文件管理分別劃分為以下三個(gè)層次：文件來(lái)源：主要是由外單位、各事業(yè)部、質(zhì)量技術(shù)部門、科研管理部門、檔案部門提供。資料的主要獲取途徑是通過專業(yè)崗位培訓(xùn)獲得、外網(wǎng)查詢和質(zhì)量技術(shù)管理處購(gòu)買。文件受控：主要是由處簽發(fā)、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、質(zhì)量技術(shù)部門負(fù)責(zé)受控。文件發(fā)放：主要是由檔案部門核對(duì)、確認(rèn)，然后向各事業(yè)部實(shí)施發(fā)放。

體系文件管理問題分析

1）現(xiàn)行文件的受控及利用工作尚未啟動(dòng)線上運(yùn)行。

目前現(xiàn)行體系文件管理僅限于線上登記。對(duì)于其余環(huán)節(jié)的處理仍然為工作人員手工操作。降低了體系文件工作全流程的效率。

2）現(xiàn)行文件管理軟件尚無(wú)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用功能。

目前使用的現(xiàn)行文件管理軟件尚無(wú)信息查詢工作，也無(wú)法與其他相關(guān)軟件進(jìn)行掛接，因此在平時(shí)工作中工作人員僅依靠人工統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)提供利用信息，一方面降低了工作效率，另一方面也具有質(zhì)量隱患。

3）體系文件使用時(shí)效性不夠

由于當(dāng)前各專業(yè)室崗位人員流動(dòng)性逐年加大，而檔案部門無(wú)法及時(shí)知曉人員變動(dòng)情況，因此時(shí)常造成體系文件與使用人不匹配的狀況，從而大降低了現(xiàn)行體系文件現(xiàn)場(chǎng)使用的時(shí)效性。

4體系文件網(wǎng)絡(luò)化管理的思考

體系文件現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

1）在于有效的控制現(xiàn)有種類受控文件的借閱、利用的時(shí)效性。

建立體系文件控制系統(tǒng)，通過適時(shí)更新更新功能及時(shí)將有效體系文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，有助于用戶（即崗位使用人員）了解最新動(dòng)態(tài)。在日常工作中，在其權(quán)限范圍內(nèi)的查詢和利用，從而及時(shí)對(duì)其范圍內(nèi)的作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行編撰及修改，提高工作效率。

2）對(duì)于體系文件的使用時(shí)效性的有效控制。

對(duì)日常體系文件使用周期的控制是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。工作人員（即系統(tǒng)操作人員）必須定時(shí)核對(duì)文件的有效性和更新情況，在系統(tǒng)中可增設(shè)定時(shí)提醒功能，以便敦促工作人員（即系統(tǒng)操作人員）及時(shí)監(jiān)控文件的時(shí)效性和受控情況，并可將有效文本掃描至網(wǎng)絡(luò)發(fā)布。可設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督功能，從而建立起一個(gè)更好的受控文件時(shí)效控制網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督機(jī)制。

3）對(duì)于人員的使用效果的查詢及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和利用。

建立一個(gè)有效的體系文件控制網(wǎng)絡(luò)操作流程，保證數(shù)據(jù)的有效性、精確性和完整性。體系文件控制系統(tǒng)中輔助功能（查找、篩選、追溯、統(tǒng)計(jì)、歸檔等）的建立，一方面它將有助于工作人員（即系統(tǒng)操作人員）及時(shí)查閱數(shù)據(jù)檔案，精確統(tǒng)計(jì)體系文件在規(guī)定時(shí)間段里的修改數(shù)量、修改時(shí)間及發(fā)布數(shù)量、發(fā)布日間，以及在用各門類體系文件的總體數(shù)量及受控情況和使用情況。另一方面它將有助于工作人員（即系統(tǒng)操作人員）精確的掌握用戶（即崗位使用人員）對(duì)體系文件的使用情況的分類和匯總及篩選和統(tǒng)計(jì)。

最后實(shí)現(xiàn)體系文件控制系統(tǒng)數(shù)據(jù)與現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠相互聯(lián)結(jié)及轉(zhuǎn)換，最終達(dá)到體系文件控制系統(tǒng)在體系管理中的完整性和統(tǒng)一性，從而為體系文件歸檔及利用工作提供強(qiáng)有力的保障。

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作者簡(jiǎn)介

李安波（1974-），女，廣東梅州，漢，職稱：助理館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案編研。