計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

王櫻

摘 要：進入21世紀(jì)以來，伴隨著計算機技術(shù)在我國現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用已成必然，日益受到人們的廣泛關(guān)注。計算機技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。文章將主要介紹分析計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的具體應(yīng)用，并提出幾點注意。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用；注意

1 計算機技術(shù)

計算機技術(shù)是指有關(guān)信息的收集、識別、提取、變換、存貯、傳遞、處理、檢索、檢測、分析和利用等的技術(shù)。它包括了計算機應(yīng)用技術(shù)、新型網(wǎng)絡(luò)與檢測控制技術(shù)、多媒體技術(shù)應(yīng)用等。隨著計算機革命的不斷推進與發(fā)展變化，計算機技術(shù)變得日新月異，以計算機科學(xué)為中心的技術(shù)革命改變了或正在改變著人們的生產(chǎn)、生活、消費、管理、溝通、戰(zhàn)爭、教育等各行各業(yè)、方方面面的活動方式，正在深刻的影響著社會經(jīng)濟發(fā)展和大眾的生產(chǎn)生活模式。

2 現(xiàn)代檔案管理中計算機技術(shù)應(yīng)用的重要性

傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率和及時性較差，難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，計算機技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了方便，解決了檔案管理難的問題，并且憑借著自身可以容納海量數(shù)據(jù)及強大的篩選、分類等的功能，成功的為檔案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。

檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展對檔案管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求，要求檔案管理人員能夠較好的掌握現(xiàn)代學(xué)科技術(shù)，通過先進的技術(shù)設(shè)備來完成檔案管理工作，這樣既可以節(jié)約時間，也可以提高檔案管理工作效率，減少傳統(tǒng)的檔案管理工作中的工作強度，為了適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求，需要進行大規(guī)模的信息化管理模式及技術(shù)準(zhǔn)備。公民的真實憑證是通過檔案反映的，所以檔案管理不能有一點的疏忽差錯，這也為人力資源的管理提供強大的先決條件。計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就是將這種意識轉(zhuǎn)化為信息化，從而促進生產(chǎn)力的進一步發(fā)展。另外，在對相關(guān)信息進行整理、收集等方面，計算機就顯示了它在檔案管理當(dāng)面的便利性，聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下可以輕松實現(xiàn)信息資源共享，提高信息處理的便利性。

3 計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的具體應(yīng)用

3.1 檔案管理自動化

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息化先進技術(shù)手段的核心，其它技術(shù)手段大多以此為基礎(chǔ)。近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展極其迅速，它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷，使其對高校黨政機關(guān)形成的有保存價值的文字、圖標(biāo)、影像等資料進行現(xiàn)代化管理，使其具有傳統(tǒng)檔案管理所不具備的功能。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息資源自動化管理中的應(yīng)用范圍廣泛，從一般業(yè)務(wù)管理到檔案檢索、編目、編輯出版等等，幾乎無所不能，從而大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高檔案信息開發(fā)利用的效率。

3.2 檔案信息數(shù)字化

紙制檔案錄入麻煩，浪費大量的人力和紙張，且存取修改與查閱調(diào)取都不方便，與之相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞。運用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化后，不僅可以提高檔案的利用率，降低檔案的管理成本和檔案的磨損、遺失，并可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳播和保存，滿足了用戶的需要。

3.3 信息檢索網(wǎng)絡(luò)化

信息檢索網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)在當(dāng)前的圖書系統(tǒng)中得以大量應(yīng)用，并且表現(xiàn)出了令人及其滿意的效果，同樣，我們將現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用在檔案信息建設(shè)中，實現(xiàn)其計算機檢索系統(tǒng)，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能網(wǎng)絡(luò)檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，達到檔案資源共享。

3.4 計算機壓縮技術(shù)

檔案管理中有大量的信息需要進行傳輸和備份。為了節(jié)省存儲空間，常常將備份文件進行壓縮。為此，檔案管理系統(tǒng)具應(yīng)有非常先進的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)。（1）Group 4： 壓縮黑白圖像， 速度較快。（2）JPEG： 壓縮灰度及彩色照片圖像；（3）JPEG2000： 壓縮各類照片， 壓縮比率較高；（4）MPEG1、 MPEG2、MPEG4：壓縮音頻和視頻；（5） 其它壓縮技術(shù)。

3.5 數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)

檔案的管理與運用中，由于使用者水平的不一，以及由于誤操作帶來的麻煩，完備的數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)是非常重要的。現(xiàn)階段通常使用以下兩種方法：（1）定時自動備份，系統(tǒng)可以按照設(shè)定，在一定時間間隔內(nèi)對系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)備份。（2）UNDO功能，我們都使用過WORD 軟件，當(dāng)我們進行編輯出錯后可以使用UNDO菜單恢復(fù)到發(fā)生誤操作之前的狀態(tài)。在現(xiàn)在的檔案管理中同樣出現(xiàn)了這樣的技術(shù) 。

4 計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理的應(yīng)用注意

4.1 加強網(wǎng)絡(luò)安全意識

計算機技術(shù)在雖然為檔案管理提供了優(yōu)勢條件，但也帶了了檔案信息安全問題，檔案管理需要根據(jù)材料的內(nèi)容進行保密安全分類。例如一級保密檔案應(yīng)禁止聯(lián)網(wǎng)，防止檔案共享造成信息泄露；耳機保密檔案應(yīng)使用局域網(wǎng)，三級保密檔案可以支持聯(lián)網(wǎng)查詢。同時應(yīng)針對信息化檔案管理制定相關(guān)的法律法規(guī)進行約束，提高對檔案管理工作人員的教育宣傳工作。

4.2 提高人員素質(zhì)水平

在現(xiàn)代這個信息化時代，檔案作為一種寶貴的信息資源，已經(jīng)被廣泛關(guān)注及重視，各單位檔案管理工作人員應(yīng)該順應(yīng)時代要求努力提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，在進行檔案工作的過程中充分利用計算機科學(xué)技術(shù)，更新檔案管理設(shè)備，掌握好計算機辦公技術(shù)，例如，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等等，以更好的運用在對檔案資料的搜集、管理和保存等工作中。提高對檔案信息資源的開發(fā)意識，以滿足社會各界對檔案資源需求的增長。

4.3 優(yōu)化計算機檔案管理系統(tǒng)

大部分檔案管理部門都充分認(rèn)識到計算機在檔案管理中的必要性和重要性，也都采用了計算機進行檔案管理，但是由于缺乏相對完善的計算機檔案管理軟件，并沒有達到理想的檔案管理效果。因此，要切實把計算機應(yīng)用于檔案管理中，提高檔案管理的效果，需要加大科技研究。創(chuàng)新現(xiàn)代計算機檔案管理軟件，研發(fā)出使用簡便、功能齊全、操作便利、 高度兼容并且適合各個不同層次和不同部門檔案管理使用的計算機檔案管理系統(tǒng)。

5 結(jié)束語

總之，在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)成為必然，它對提高檔案管理質(zhì)量與效率有非常大的作用。因此，要切實發(fā)揮計算機在檔案管理中的應(yīng)用，不斷加大檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)，提高檔案管理人員素質(zhì)，同時加強檔案管理過程中的網(wǎng)絡(luò)安全意識。

參考文獻

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