發(fā)揮檔案信息資源作用的思考

孟影

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，檔案信息資源管理與利用的水平得到了不小的提升，很多檔案管理部門不僅將先進(jìn)的管理手段與技術(shù)應(yīng)用到了實(shí)際的工作，還對(duì)傳統(tǒng)落后的管理理念進(jìn)行了更新，從而為檔案信息資源的利用與管理提供有利條件。但是也有很多細(xì)節(jié)問題存在檔案信息資源管理與利用中，需要管理部門能夠?qū)ζ溥M(jìn)行妥善處理。本篇文章就檔案信息資源作用發(fā)揮方面的內(nèi)容進(jìn)行簡單的論述，并提出一些個(gè)人觀點(diǎn)，希望能對(duì)相關(guān)人士的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；資源

檔案信息資源開發(fā)、利用及管理在國家發(fā)展中扮演著非常重要的角色，與社會(huì)和諧發(fā)展以及企業(yè)單位信息安全有著緊密的聯(lián)系。在近幾年的發(fā)展中，很多檔案管理部門都提高了信息資源利用開發(fā)的重視與研究。一方面是由于現(xiàn)階段檔案信息資源開發(fā)利用已經(jīng)成為了很多行業(yè)發(fā)展中不可缺少的內(nèi)容，需要相關(guān)部門能夠?qū)﹂_發(fā)利用要點(diǎn)進(jìn)行全面的了解與掌握。另一方面是由于一些不利因素會(huì)影響檔案信息資源開發(fā)利用效果，需要相關(guān)部門能夠?qū)ι婕暗降膯栴}進(jìn)行科學(xué)的處理。

一、檔案信息資源應(yīng)用中存在的問題

檔案信息資源開發(fā)利用相對(duì)于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較滯后，是檔案信息化建設(shè)中相對(duì)薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。

1、結(jié)構(gòu)不合理

首先，由于歷史方而的因素，我國檔案館的工作對(duì)象偏重于機(jī)關(guān)單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實(shí)物檔案寥寥無幾。這種館藏結(jié)構(gòu)無法充分全面地反映豐富的禮會(huì)發(fā)展過程。其次，近年來隨著《檔案法》的實(shí)施，檔案工作的環(huán)境和條件總體上有所改善，但仍有不少的檔案館由于經(jīng)費(fèi)不足等原因。最后，許多應(yīng)進(jìn)館的檔案還沒及時(shí)進(jìn)館，造成館藏檔案數(shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者的實(shí)際需求。

2、體系建立不全

檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)體制和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎(chǔ)。由于檔案信息資源開發(fā)利用缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息資源開發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強(qiáng)，沒有很好地依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)源建設(shè)，使人與機(jī)器之間以及機(jī)器與機(jī)器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無障礙、不失真地進(jìn)行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問題.直接影響其作用的發(fā)揮。

3、工作人員素質(zhì)較低

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案工作者自身的素質(zhì)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能的高低直接影響檔案利用的效率。隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及，使文件的起草、修改、打印、審批及發(fā)布更多地借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)。文字的、聲音的、圖像的或數(shù)據(jù)的檔案信息的收集、整理、加工、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換、傳播等都需要檔案工作者具有一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技能以提高工作效率，從而使檔案信息資源在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

二、發(fā)揮檔案信息資源作用的措施

1、注重檔案資源信息化建設(shè)

受到時(shí)代發(fā)展因素的影響，現(xiàn)階段很多行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展中都會(huì)將信息化技術(shù)以及相關(guān)手段應(yīng)用到實(shí)際工作中，在提高工作效率與質(zhì)量的同時(shí)，為工作人員減輕工作負(fù)擔(dān)。檔案信息資源開發(fā)利用過程中，也需要注重信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，同時(shí)還要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，從而發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值。主要建設(shè)內(nèi)容體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，檔案管理部門需要對(duì)現(xiàn)階段信息化管理水平進(jìn)行全面的了解與掌握，對(duì)于影響信息化實(shí)施效果的不良因素，要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的分析，從而為后期檔案信息資源信息化建設(shè)的開展提供有利條件。

第二，在建設(shè)檔案資源信息化的過程中，相關(guān)工作團(tuán)隊(duì)需要對(duì)其中涉及到的數(shù)據(jù)庫體系以及服務(wù)手段等進(jìn)行進(jìn)一步的研究，尤其是信息化中所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)以及相關(guān)軟件設(shè)備，更要對(duì)其進(jìn)行熟練的操作。另外，檔案管理部門還需要注重信息服務(wù)網(wǎng)站的建設(shè)，因?yàn)橥ㄟ^這樣的方式能夠進(jìn)一步提高檔案信息資源的傳播效率與質(zhì)量，對(duì)資源共享實(shí)現(xiàn)有著重要的意義。

第三，檔案管理部門還需要對(duì)信息化建設(shè)中涉及到的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面的檢查，對(duì)傳統(tǒng)老套的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更換，同時(shí)還要注重新型設(shè)備軟件的應(yīng)用。這樣才能為檔案信息資源利用的開展奠定良好基礎(chǔ)，提高信息化建設(shè)效率與水平。

2、注重檔案信息資源的保密工作

檔案信息的公開并為人們利用是社會(huì)發(fā)展的需要，但深入開發(fā)利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也應(yīng)該做好檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開發(fā)利用工作事關(guān)黨和國家機(jī)密的安全和公民個(gè)人的隱私，開放利用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經(jīng)濟(jì)等檔案，更要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，通過嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的工作流程和監(jiān)督制約機(jī)制，確保檔案信息的安全。

3、注重檔案人員綜合素質(zhì)的提升

除了上述幾點(diǎn)內(nèi)容外，檔案管理部門還需要提高檔案人員綜合素質(zhì)的提升，并對(duì)他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)與指導(dǎo)，使其掌握信息化技術(shù)的應(yīng)用原理和要點(diǎn)，從而為檔案信息資源的開發(fā)與利用提供可靠的保障。另外，檔案管理人員擁有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅能夠提高信息化技術(shù)的應(yīng)用效果，還能為相關(guān)工作的開展節(jié)省大量的時(shí)間，有助于工作質(zhì)量與效率的提升。

開發(fā)檔案信息資源，首要的是從事這項(xiàng)工作的人必須形成現(xiàn)代管理意識(shí)，樹立一種為禮會(huì)服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發(fā)檔案工作的新途徑。同時(shí)要形成檔案工作者的群體意識(shí)，發(fā)揮群體團(tuán)隊(duì)精神，不斷提高人們對(duì)保存檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的認(rèn)識(shí)和自覺性，這是做好開發(fā)檔案信息資源工作前提和必要條件。

三、結(jié)束語

從文章上面論述的內(nèi)容可以了解到，要想真正發(fā)揮檔案信息資源的作用，為相關(guān)工作的開展提供有利條件。那么檔案管理部門不僅要對(duì)檔案信息資源利用的意義和要點(diǎn)進(jìn)行全面的了解與掌握，同時(shí)還要結(jié)合實(shí)際情況，制定科學(xué)有效的檔案信息資源開發(fā)對(duì)策。另外，對(duì)于影響檔案信息資源利用效果的不良因素，相關(guān)工作團(tuán)隊(duì)還需要對(duì)問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行深入研究，制定有效的優(yōu)化控制方案，以此來提高檔案信息資源的應(yīng)用效果。相信在未來的發(fā)展中，檔案信息資源會(huì)發(fā)揮出更大的價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展與國家建設(shè)帶來可靠的力量。

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