加強型號產品檔案工作的思考與實踐

周長仙

摘 要：隨著型號研制不斷深化，型號產品檔案工作要緊跟實際，不斷提升管理理念和水平，加強思考與實踐，為型號研制提供優(yōu)質高效的服務與助力。

關鍵詞：型號產品檔案 管控 研制計劃 同步

型號產品檔案是指型號項目從立題開始到成果應用推廣的過程中形成并保存的文件材料，承載了型號產品發(fā)展的全部信息。當前，我國航空發(fā)動機呈現(xiàn)出研制與設計并行、批產與定型同時、狀態(tài)與批次多樣化的現(xiàn)狀，而型號產品檔案工作落后于型號產品狀態(tài)的轉變，造成了型號產品檔案歸檔質量不高，完整性、成套性難以保證等問題。如何解決這一問題是檔案管理部門需要思考和研究的重點。

1、加強型號產品檔案工作的必要性

目前我國已建立了以檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章、行政規(guī)范文件為一體的檔案法律體系，各級檔案行政管理部門在檔案執(zhí)法監(jiān)督、重點型號產品查驗等方面也加大了指導和監(jiān)督力度。型號產品研制單位掌握了豐富的型號產品檔案資源，必須建立健全檔案管理體系，維護型號產品檔案的完整安全和有效利用，履行好相應的法律職責和行政義務。型號研制是有著固定程序的系統(tǒng)工程，包含設計機械、力學、材料、仿真、控制、環(huán)境與可靠性、通信等環(huán)節(jié)，每一學科或環(huán)節(jié)都有著其專業(yè)上的規(guī)范和深度。型號產品檔案具有強烈的專業(yè)性。每個型號從研發(fā)、定型到批產，都遵循時間上的延續(xù)性和內容上的承接性，保證了型號產品檔案的完整性和成套性。型號產品檔案承載了型號在研制過程中所形成的大量真實的方案、數(shù)據及圖形信息，在型號研制、生產、管理活動以及改進、技術成果應用等過程中具有巨大的現(xiàn)實和長遠利用價值。型號產品檔案工作必須從文件材料的形成、積累、歸檔基礎環(huán)節(jié)抓起，從落實專業(yè)部門、專業(yè)人員的專業(yè)工作程序、工作計劃抓起，這需要單位上下共同參加，協(xié)作努力。

2、當前型號產品檔案工作存在的問題

筆者單位自成立以來，逐漸形成了一套完整的檔案管理體系，但在實際的型號產品檔案工作中還存在著很多問題。

2.1 型號產品檔案工作未與型號產品研制工作同步展開。

型號產品檔案工作應緊密圍繞型號研制過程，與之保持同步開展才能更好地服務其發(fā)展。但在實際工作中，型號產品檔案歸檔計劃未真正納入型號產品研制生產計劃，型號產品檔案工作游離于型號產品研制過程之外，日趨邊緣化。檔案工作者不了解型號產品研制進度，不參與型號產品研制有關會議，僅承擔文件接收保管和數(shù)據發(fā)放的角色，工作被動，發(fā)展受限。

2.2 型號產品檔案的完整性、成套性難以保證。

型號產品從可行性及方案論證階段、工程研制階段、設計定型階段到批生產階段會形成依據性文件、目錄文件、計算文件、試驗文件、技術報告、質量標準管理文件、工藝文件等多種形式和載體的文件資料。這些文件分散在不同部門，時間跨度大，收集完整難度很大。特別是電子文件、音像、實物等，這些類別的檔案并沒有明確的歸檔要求，歸檔與否完全取決于項目人員的檔案意識，檔案成套性很難保證。

2.3 型號產品檔案的歸檔質量難以控制。

大數(shù)據環(huán)境下，檔案管理已從單純紙質檔案管理過渡到多形式多載體檔案管理。目前，檔案部門缺少專門針對不同載體檔案的管理標準體系，對于界定電子文件歸檔范圍、鑒定電子文件內容，劃分電子文件保管期限，保障電子文件安全等還沒有明確規(guī)定。電子檔案的歸檔狀態(tài)混亂，質量參差不齊。此外，設計人員歸檔意識淡薄，對檔案部門提出的歸檔要求不予配合；檔案工作者習慣于被動工作，對產品文件形成規(guī)律和質量要求無法把握，也是歸檔質量不佳的原因。

3、加強型號產品檔案管控工作的對策研究

3.1 落實組織機構，明確職責與分工。

型號產品研制是一個系統(tǒng)工程，型號產品檔案工作涉及面廣，歸檔文件包含型號產品研制各階段的各類文件，涉及計劃部門、型號管理部門、設計部門、檔案管理部門等。計劃部門要負責將歸檔項目納入年度計劃，制定型號歸檔計劃并負責考核。型號管理部門要負責把握歸檔時機，確定歸檔時間，對檔案的完整性負責。設計部門要負責制定具體的歸檔清單，確定歸檔型號的技術狀態(tài)，對技術文件進行鑒定，以確保檔案與型號技術狀態(tài)一致，對歸檔文件的完整性、準確性負責。檔案部門負責制定歸檔文件的質量要求，對型號產品檔案進行系統(tǒng)整理，保持檔案間的有機聯(lián)系，便于利用。

3.2 參與產品研制策劃，落實三納入措施。

型號產品可行性及方案論證階段，會形成研制總要求、項目申請及批復文件、可行性研究報告及評審批復等文件，檔案部門參與、追蹤產品立項階段并提出檔案工作的要求至關重要，實現(xiàn)了檔案工作前端控制。型號產品工程研制階段，型號產品檔案工作納入型號研制計劃與工作程序，型號產品文件管理應納入有關的管理性文件和規(guī)定，型號產品歸檔工作應納入崗位職責及考核，在產品研制隊伍中加以宣貫、執(zhí)行。

檔案工作者參與產品研制策劃，滲透到產品研制過程中，對不同階段文件的管理提出建議，對文件歸檔提出要求，對照計劃收集、整理各階段的文件，成為產品研制團隊的一員。

3.3 納入產品研制責任令，加大考核力度。

型號產品研制工作時間緊，任務重，盡管型號產品文件歸檔工作納入了計劃管理，但往往因產品研制人員工作時間緊，歸檔意識不高的原因，使文件歸檔工作拖延滯后。因此，應將型號產品檔案管控工作納入產品研制責任令，并明確歸檔工作內容，合理安排全年計劃的完成和責任令目標的實現(xiàn)。研制相關部門為確保責任令目標的完成也會定期檢查完成情況，加大考核力度。在系統(tǒng)策劃下，檔案部門發(fā)揮雙重職能作用，順利開展型號產品檔案工作，為型號研制工作畫上圓滿句點。

3.4 歸檔工作制度納入質量管理體系。

型號產品文件用于指導生產，決定著產品質量和狀態(tài)。在質量體系中，成文信息控制程序是質量管理體系中的重要程序文件，所以型號產品檔案管控應納入質量管理體系中，接受內外方審核。在這種監(jiān)督機制下，型號產品檔案工作實現(xiàn)閉環(huán)管理，型號產品文件始終處于受控管理中，歸檔不及時、不規(guī)范等問題會得到改善。

3.5 提高檔案工作者素質，建立按型號產品縱向管理的檔案團隊。

檔案工作者在型號產品檔案工作中扮演著重要的執(zhí)行者角色，他們的業(yè)務水平和工作責任心直接關系到型號產品檔案的質量。檔案工作者必須具備強烈的責任心和全局意識，自覺追蹤產品研制過程，按照研制計劃開展文件歸檔工作，以產品研制為中心提供優(yōu)質檔案服務工作。目前，型號產品檔案團隊仍停留在以檔案工作環(huán)節(jié)定崗定人的橫向管理模式，切斷了型號產品檔案的有機聯(lián)系。按型號產品縱向管理組建檔案團隊，檔案工作者能與設計人員進行溝通，及時反饋問題，實現(xiàn)型號產品檔案全生命周期，快速準確地提供利用。檔案工作者參與型號產品研制過程中的重要評審會、協(xié)調會等，了解型號產品研制情況，加入型號產品研制隊伍，個人得到了發(fā)展。加強型號產品檔案工作是助推型號產品研制事業(yè)飛速發(fā)展的必然選擇。我們要以型號產品研制為中心，緊緊圍繞型號產品檔案工作與型號研制工作同步進行，同步發(fā)展的原則，大膽嘗試新的管理理念與方法，不斷提升檔案管理工作水平，力爭為科研生產提供更好更優(yōu)質的服務與保障。

參考文獻

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