行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

摘 要：事業(yè)單位作為國家基本職能部門，在國家政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮重要作用。隨著國家政治體制改革的進(jìn)行，從事行政事業(yè)單位工作的公務(wù)人員每年都有流動，這就要求檔案部門及時完整的記錄、整理、保存基本信息資料，從而為行政事業(yè)單位工作順利進(jìn)行提供有利條件。做好檔案記錄整理是行政事業(yè)單位工作的重點內(nèi)容之一。本文分析目前行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，并從改變工作思路、創(chuàng)新管理信息化措施、完善管理制度和加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方面提出檔案管理的創(chuàng)新策略。以供同行參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新途徑

為了提高工作效率，行政機(jī)構(gòu)需要考慮到工作的所有可能的方面，特別是檔案的科學(xué)管理，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)有序的工作。檔案管理工作涉及到一系列的信息收集、整理和分析工作。為了使復(fù)雜的管理工作有序，我們應(yīng)該確保創(chuàng)新措施的檔案管理是基于實際情況，并能適應(yīng)需求的機(jī)構(gòu)在新時期的發(fā)展和創(chuàng)新，并將創(chuàng)新和改革工作付諸實踐。

檔案管理是指收集、整理、保存和使用原始數(shù)據(jù)的過程。它是行政機(jī)關(guān)的一個重要職能部門。它持有各類行政機(jī)構(gòu)的文件，對行政機(jī)關(guān)的辦公效率和發(fā)展起著重要的作用。信息時代的到來，提出了檔案創(chuàng)新的工作。為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新在行政事業(yè)中的發(fā)展，本文進(jìn)行了深入的研究和分析。

一、行政事業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理意識淡薄。檔案管理是行政機(jī)關(guān)的基本組成部門。做好檔案管理工作，是行政機(jī)關(guān)工作人員的重要職責(zé)。雖然我國的許多行政部門目前都設(shè)立了專門的檔案管理部門，但大部分都是同一形式的，對檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識，對檔案管理的價值和功能忽視。

文件管理的方法是傳統(tǒng)的。檔案管理是一門綜合性學(xué)科，具有很強(qiáng)的實踐性。目前，我國行政機(jī)構(gòu)的檔案管理方法無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。一方面，行政機(jī)構(gòu)沒有建立統(tǒng)一的管理制度，行政機(jī)構(gòu)也在自己的事務(wù)中，導(dǎo)致檔案的混亂管理。另一方面，在具體的文件管理過程中，仍然采用傳統(tǒng)的手工登記方法，導(dǎo)致檔案管理效率低下，使用不便。

檔案管理設(shè)施已經(jīng)過時。因為行政機(jī)構(gòu)的管理員無法正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，建設(shè)檔案管理和資本投資不足，一些行政機(jī)構(gòu)檔案管理的環(huán)境是貧窮和檔案的儲存設(shè)施嚴(yán)重受損，文件丟失的現(xiàn)象很嚴(yán)重。

檔案管理人員的整體素質(zhì)較低。檔案管理對員工有很高的要求，員工必須有扎實的檔案管理知識和運用現(xiàn)代信息的能力。然而，目前我國行政機(jī)關(guān)的行政人員基本都是由其他部門管理的，在檔案管理上的時間相對較短，除了部門管理之外。檔案管理人員的招聘要求較低，檔案管理的整體素質(zhì)較低，檔案管理效率降低。

二、檔案管理工作策略

（一）改變傳統(tǒng)檔案管理思路

我們可以從這個單位的檔案管理的實際情況出發(fā)，制定檔案管理者的日常工作目標(biāo)和任務(wù)，增加檔案記錄的核對次數(shù)。需要收集的文件必須在短時間內(nèi)有效地完成。保護(hù)檔案管理者在工作中的合法權(quán)益，激發(fā)檔案管理者的積極性，并邀請管理者對檔案管理創(chuàng)新提出建議。機(jī)構(gòu)也可以組織相關(guān)人員做好保密文件，分配相關(guān)基金提高維修記錄的房間，建立一個清潔和安全儲存檔案，以便促進(jìn)檔案分類和收集工作要由經(jīng)理。要明確單位人員檔案工作的重要性，做好自己的工作，為管理人員的管理提供便利。此外，我們還應(yīng)加強(qiáng)進(jìn)出檔案室的工作人員，檢查或借用檔案，做好檔案保護(hù)工作。

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，檔案管理在行政機(jī)構(gòu)中的作用越來越突出。行政機(jī)構(gòu)的管理者應(yīng)逐步認(rèn)識到檔案管理的重要性，不斷改變傳統(tǒng)的落后管理意識，將檔案管理的創(chuàng)新轉(zhuǎn)化為行政管理改革的重要環(huán)節(jié)。政府機(jī)構(gòu)的管理員應(yīng)該學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理理論知識，正確認(rèn)識當(dāng)前檔案管理的不足和缺點，積極尋求和探索指導(dǎo)思想適合我們的行政機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，并提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平在我國的行政機(jī)構(gòu)。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一般采用手工登記來收集整理檔案。這項工作在一定時期內(nèi)具有積極的作用。然而，隨著時代的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來越復(fù)雜。行政機(jī)構(gòu)應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，確保每個檔案管理員能夠靈活運用計算機(jī)進(jìn)行檔案的電子管理。

（三）完善檔案管理制度

檔案管理制度的完善是提高檔案工作效率的基礎(chǔ)和前提。隨著現(xiàn)代信息的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要，檔案管理系統(tǒng)的建立，檔案管理的統(tǒng)一實現(xiàn)。行政機(jī)關(guān)工作的重要職責(zé)。檔案管理制度的建立應(yīng)與我國的法律相一致。針對行政機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題，應(yīng)積極聽取檔案管理者的意見，開展檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到檔案工作的各個環(huán)節(jié)。

（四）促進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化

在將互聯(lián)網(wǎng)融入到工作和生活的各個方面的背景下，檔案管理的發(fā)展趨勢也應(yīng)走在信息道路上。檔案管理人員需要計算機(jī)技術(shù)的幫助，發(fā)展數(shù)字化檔案，加快檔案管理的現(xiàn)代管理過程。例如，在過去的歸檔文件中，對文件進(jìn)行分類和查找是非常不方便的。一些行政單位開始使用聲音圖像技術(shù)和光盤技術(shù)實現(xiàn)文件錄入的備忘錄記錄，并快速分類和歸檔，只需要輸入指定的信息?？梢钥焖佾@取所需文件，提高檔案中重要資源的利用價值。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，文檔保密保護(hù)可以設(shè)置文件檔案管理的重要性，從這兩個方面和檔案歸檔管理和保密的檔案，以實現(xiàn)效率、速度、檔案的保密和保護(hù)檔案歸檔時，和國家檔案管理機(jī)構(gòu)。數(shù)字檔案的材料，在網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程的實施后的幾天里有著重要的意義。

（五）重視檔案管理人才培訓(xùn)

檔案管理是一項既實用又復(fù)雜的工作，它要求專業(yè)人員具有專業(yè)的檔案管理知識和良好的職業(yè)道德素質(zhì)。因此，行政機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案管理者的選擇，聘請具有較強(qiáng)專業(yè)能力的專業(yè)人員作為檔案管理人員，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。一方面，行政機(jī)構(gòu)要定期開展和組織各種培訓(xùn)活動，指導(dǎo)檔案管理者建立先進(jìn)的檔案管理思想，幫助檔案管理者解決工作中遇到的問題；另一方面，建立公平公正的考核機(jī)制，提高檔案管理者的積極性。

三、結(jié)束語

綜上所述，各種基于檔案管理的信息技術(shù)，改變了傳統(tǒng)檔案管理的落后形式，實現(xiàn)了檔案管理的信息化發(fā)展。因此，我國行政檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案管理工作，從思想上創(chuàng)新檔案。管理模式，完善檔案管理制度，建立檔案管理專業(yè)隊伍，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，提高行政機(jī)構(gòu)的效率。行政機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀制約了管理者檔案文獻(xiàn)的創(chuàng)新管理。情況下，檔案管理的服務(wù)功能提升新時期，檔案管理的行政機(jī)構(gòu)應(yīng)計劃和創(chuàng)新從經(jīng)理到備案，并應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的新思想和檔案的管理水平應(yīng)該優(yōu)化，建立科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制和擔(dān)保。工業(yè)單位的檔案管理可以更好地為公眾服務(wù)。

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作者簡介

楊紅（1969-），女，漢族，河南省信陽市光山縣，長江水利委員會幼兒園。