淺議政府檔案管理信息化的困境與突破

石登媛 趙靜

摘 要：隨著科學技術的快速發(fā)展和媒介的不斷轉(zhuǎn)型升級，人們對信息的需求日趨增長。作為政治生活、政府工作重要組成部分的基層政府檔案管理，其信息化的轉(zhuǎn)型同樣迫在眉睫。人們對政府檔案信息管理的要求早已改變，不再僅僅局限于對數(shù)量的需要，同時對其精細度、準確性也有了新的要求。本文通過分析我國基層政府檔案管理信息化的現(xiàn)實意義，對解決其存在的突出問題提出了若干應對措施。

關鍵詞： 政府 檔案管理 信息化 數(shù)據(jù)化

一、我國政府檔案管理信息化的意義

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算、“兩微一端”等互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷普及，我國政府管理工作也在科學發(fā)展，緊跟時代步伐隨之調(diào)整和建設，體現(xiàn)在政府檔案管理方面，就是檔案管理逐步向數(shù)據(jù)化、信息化轉(zhuǎn)型，在新時代的背景下具有不可小覷的的現(xiàn)實意義。

（一）提高基層政府工作效率

基層政府工作要保持高效運行，必須精簡信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，使各部門之間聯(lián)系更加密切，環(huán)環(huán)相扣。顯然，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為主的檔案管理系統(tǒng)已不足以適應現(xiàn)代人對信息需求的新要求，其占用空間大、耗費資源巨、運轉(zhuǎn)效率低等弊端遠遠落后于信息化管理模式。政府檔案的信息化管理可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的共享性與交互性，在保證信息完整性的同時，減少了信息傳輸過程中不必要的人力、物力支出，實現(xiàn)了程序的精簡化。流通環(huán)節(jié)的簡化就能減少工作所需時間，時間的縮短就是工作效率提高的一種表現(xiàn)。

（二）促進基層政府與時代接軌

基層政府要永葆青春、要實現(xiàn)好“為人民服務”，就需要緊跟時代步伐，不斷進行創(chuàng)新。靜觀國內(nèi)發(fā)展，各行各業(yè)都在積極探索和利用先進的互聯(lián)網(wǎng)資源對檔案加以信息化管理；縱觀國際形勢，歐美眾多發(fā)達國家早已建立相對完整的檔案信息化管理體系。在經(jīng)濟全球化的年代，不斷完善與發(fā)展我國基層政府檔案管理信息化都顯得至關重要，加快政府檔案信息化建設可以促進政府更好地與時代、與世界接軌，有利于促進我國經(jīng)濟發(fā)展水平、提高綜合國力，保證在激烈的國際競爭中立于不敗之地。

二、我國基層政府檔案管理信息化建設中遇到的困境

“黨的十八屆四中全會指出：‘完善行政組織和行政程序法律制度，推進機構(gòu)、職能、權限、程序責任法定化。這句話對于檔案部門來說，是建設檔案強國的必然要求，是新時期推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)，也是一項長期而艱巨的政治任務?！盵1]盡管近年來我國政府管理信息化建設已取得初步成效，但由于國土面積廣、人口基數(shù)大、基礎建設薄弱、基層體系復雜等實際國情，我國的政府管理信息化建設仍不可避免地存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）資金投入不足

政府檔案信息化進程中需要大量而持續(xù)的人力資源和資金投入保障，電子設備及專用軟件等設備設施的初始投入巨大，其后的維護更新和專業(yè)人才引進也需要不斷的追加經(jīng)費，這就對地方政府財政提出了嚴苛的挑戰(zhàn)和要求。如果不能保證技術設備的與時俱進以及專業(yè)管理人才的引進，政府檔案信息化管理必然缺乏足夠的軟硬件支撐，其運行方式和工作效率將很大程度地受到影響。出于傳統(tǒng)觀念未能及時扭轉(zhuǎn)，大多政府部門均對政府檔案信息化重視不足，加上政府財力所限，資金投入方面的制約已成為基層政府檔案信息化進程中最大的影響因素。

（二）專業(yè)人才缺乏

政府檔案管理的信息管理模式已經(jīng)與傳統(tǒng)的、紙質(zhì)載體為主的檔案管理出現(xiàn)了天差地別的改變，對相關工作人員的個人素養(yǎng)與知識結(jié)構(gòu)也提出了新的、更高的要求?；鶎诱畽n案管理工作人員不僅需要具備傳統(tǒng)檔案管理的搜集、整理、歸納、索引、發(fā)布等能力，還要善于使用各類信息化設備、能及時處理設備運行中的各類突發(fā)狀況。目前，我國在檔案管理信息化領域中的專業(yè)人才較少，加上政府可用財力等因素限制，難以吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才投身其中，人才缺失導致檔案管理信息化進程受到一定阻礙。

（三）工作任務繁重

當前，政府檔案管理信息化主要通過6個步驟實現(xiàn)：首先是將紙質(zhì)檔案通過掃描、攝錄等方式進行初處理，形成電子數(shù)據(jù)；接著將數(shù)字化的檔案進行初步整合、分類處理，使之規(guī)范化與合理化；隨后將相對規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)上傳到網(wǎng)絡或服務器，實現(xiàn)信息共享；第四步是對檔案信息進行文件加密、建立防火墻、設置權限、數(shù)據(jù)備份等安全防護工作，防止信息泄露或丟失；第五步是對檔案信息再次進行加工處理，主要是強化索引和重新核對關鍵詞，使政府檔案信息更加完整、有效、便于檢索；最后一步是將政府檔案的紙質(zhì)版作為原始數(shù)據(jù)同時進行保存管理，互為備份科學管理，實現(xiàn)“1+1>2”的效果。政府檔案信息化基礎工作中的六大環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，一步錯漏就會造成成果謬以千里；但相關工作繁瑣、步驟繁雜，加之專業(yè)人員的缺少以及技術限制，給我國政府檔案信息化推進造成了巨大的壓力。

（四）管理機制不完善

各項工作的有序進行都離不開一套合理科學高效的制度。要實現(xiàn)政府檔案管理信息化建設的效果最佳化，同樣需要建立一套有可行性、合理性的管理機制。然而不難發(fā)現(xiàn)，我國目前仍未出臺成體系的相關配套機制，各地政府之間也缺少溝通與聯(lián)系，各檔案管理部門往往是各行其是，難以實現(xiàn)資源利用的最大化，從而降低了政府檔案管理信息化后的科學性與高效性，亟需以國家層面立法的形式對檔案管理現(xiàn)狀存在的漏洞與不規(guī)范及時進行糾正和整改。

三、政府檔案管理信息化的若干應對

（一）提高思想認識

目前，我國的政府檔案管理信息化仍處于起步階段，甚至個別是為了“信息化”而信息化，大部分檔案的信息化處理只是單純地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，沒有充分利用信息化軟、硬件功能，對檔案信息數(shù)據(jù)進行科學系統(tǒng)的分析。

只有將各項數(shù)據(jù)加以對比研判，才能更真實全面地把握局勢、看清趨勢，從而進一步加強政府的科學、民主決策，造福于民。因此，基層政府在檔案管理信息化進程中，應該把目光再放長遠些、定位再高一些，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的科學高效應用。

（二）加大財政扶持

政府檔案的信息化可以在很大程度上提高政府形象和工作效率，為保證效果，就需要國家對其進行一定的資金扶持?！盎鶎诱畱鶕?jù)自身實際設立扶助檔案管理建設專項資金，可以通過政府投入郵箱引導和推動資金、項目、裁人、創(chuàng)新資源等向檔案管理方面傾斜。”[2]技術先行、資金保障、人才配備是政府檔案管理的前提，而對于先進信息化設備的購置以及各項用于技術革新和人才引進方面的支出可以更好地為政府檔案管理信息化工作的先決條件。

（三）規(guī)范用人制度

高層次的專業(yè)人才是政府檔案信息管理工作中不可或缺的重要部分，也是最有效推動其發(fā)展的能動因素。針對我國目前在這方面的高端人才比較缺乏的現(xiàn)象，政府層面一方面要加強對現(xiàn)有檔案管理人員在職教育，提高其知識素養(yǎng)，同時對現(xiàn)代化的檔案管理專職人員設置必要的專業(yè)考核條款并保持一定的崗位競爭，促使其主動更新專業(yè)知識儲備，使其更加主動積極地投入政府檔案信息化管理工作中；另一方面也要引導各高校增加設置類似專業(yè)，加大檔案管理專業(yè)高層次人才后備隊伍的梯級培養(yǎng)，以更好地的為基層政府檔案管理提供更好的人才保障。

參考文獻

[1]袁作軍.縣級檔案行政管理職能優(yōu)化研究[M].武漢： 華中農(nóng)業(yè)大學，2015：24.

[2]張建芳.試論基層政府部門檔案信息化建設[J].管理縱橫，2016，（3）：113.