淺析高校學(xué)報編輯初審工作流程

趙巖潔

一、引言

高校學(xué)報普遍采用“三審制”。初審是“三審制”的開始，是決定期刊學(xué)術(shù)水平和工作效率的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響稿件后續(xù)審理工作。編輯端正審稿態(tài)度，堅守責(zé)任意識，嚴把質(zhì)量關(guān)，防止審稿失范，是保證審稿質(zhì)量的關(guān)鍵。目前關(guān)于初審的研究主要集中在初審內(nèi)容[1-2]、初審方法[3-5]、初審的重要性[6-7]等，對審稿完整流程的探討較多，但僅針對初審流程進行的探討較少。本文針對審稿流程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)——初審進行深入探討，從重要性、時段性出發(fā)對初審工作進行階段劃分，提出初審工作流程，以流程圖的形式呈現(xiàn)各階段的子工作。通過規(guī)范初審流程，提高初審效率，保證初審質(zhì)量，為稿件的后續(xù)審理工作做好準備。

二、初審需要解決什么問題

首先，初審主要解決的問題是做好初步審查、評價和篩選，決定稿件退稿、修改或送專家評審。其次，規(guī)范稿件格式、內(nèi)容，避免低級錯誤進入后續(xù)審理，幫助作者完善稿件，培養(yǎng)其良好的寫作規(guī)范，提高寫作水平。

三、初審的工作流程

初審工作具有一定的計劃性和階段性。雖然在實際工作中對初審流程沒有明確的時間規(guī)定和內(nèi)容劃分，但是在不同期刊的實際操作中，編輯初審環(huán)節(jié)都具有自身的特點和規(guī)律。為了便于探討，根據(jù)作者所在學(xué)報的自身特點（雙月刊，郵箱投稿），現(xiàn)對編輯初審工作進行階段討論，將其劃分為第一階段和第二階段，并分別制作了兩個階段的工作流程圖（見圖1和圖2）。

（一）初審第一階段

第一階段分別是從兩個角度確認稿件的走向，解決兩個問題。首先是從編輯角度出發(fā)，對稿件核對和確認，初步判定稿件是否能繼續(xù)審理；其次是從作者角度出發(fā)，對于確認可以繼續(xù)審理的稿件，與作者進行溝通和提醒，確認審稿程序、審閱周期和刊發(fā)周期，編輯以收到作者根據(jù)格式模板進行修改的稿件為準，確定作者投稿，開始初審第二階段。詳細流程見圖1。圖中箭頭指示的是工作流程，虛線內(nèi)是對工作流程中稿件核對和確認以及提醒和溝通的具體內(nèi)容羅列。

常規(guī)的初審一般只從第一個角度進行判斷。大多情況下郵箱投稿的期刊都會設(shè)置自動回復(fù)，在收到稿件時告知審稿期大致1～3個月，如果在這幾個月內(nèi)未收到用稿通知，作者可自行處理；網(wǎng)絡(luò)投稿系統(tǒng)也只能夠看到審稿每個階段預(yù)計完成時間，但大多時候并不保證在預(yù)計完成時間內(nèi)完成。作者投稿時對期刊了解不足，而期刊也未給作者提供清晰的說明，導(dǎo)致作者對投稿期刊完整的審稿程序、每個程序?qū)忛喌臅r間、期刊的刊發(fā)周期等不了解。這點一直是作者同期刊之間的一個矛盾點，所以這一階段非常重要。在初審時就解決這個矛盾，在雙方都確認的基礎(chǔ)上進行初審，既能提高編輯初審的效率，降低作者投稿疑慮，保證整個審稿流程的順利完成；同時也減少了后續(xù)審閱中由于作者自身原因產(chǎn)生的退稿，避免做無用功。

圖1：初審第一階段工作流程圖

1.稿件核對和確認。編輯在收到稿件后，主要從刊物要求和創(chuàng)新兩個角度初步判斷稿件是否符合要求，能否繼續(xù)審理。

（1）刊物要求主要包括刊物宗旨、作者基本要求、基本學(xué)術(shù)規(guī)范等?？镒谥家话闶菑捏w裁、內(nèi)容出發(fā)，判斷是否符合本刊的刊發(fā)范圍；對作者的基本要求包括學(xué)歷、職稱、單位等；學(xué)術(shù)規(guī)范涉及稿件的基本結(jié)構(gòu)是否完整，是否符合學(xué)術(shù)論文的一般要求。

（2）創(chuàng)新性預(yù)判斷。主要是從三方面對稿件的創(chuàng)新性進行初步判斷。首先，通過CNKI文獻檢測系統(tǒng)，對稿件進行學(xué)術(shù)不端檢測，依據(jù)檢測結(jié)果判斷稿件是否存在抄襲。同時要區(qū)分去除引用文獻檢測結(jié)果以及去除本人文獻檢測結(jié)果，避免因僅看檢測結(jié)果而流失優(yōu)質(zhì)稿件。不能將其作為唯一的判定標準，也要根據(jù)具體內(nèi)容進行具體分析，查看重復(fù)文字位置，判斷文章的創(chuàng)新性。一般出現(xiàn)在引言、研究區(qū)概況、研究方法處的基本都是引用文獻或綜述，屬于正常引用；如出現(xiàn)在結(jié)果分析、結(jié)論部分，且不是與已有研究進行的對比，則說明稿件基本屬于抄襲，研究意義不大。通過對比檢測系統(tǒng)得出的單篇最大重復(fù)文獻，也可以進一步判斷稿件是否具有創(chuàng)新性。其次，可以通過網(wǎng)絡(luò)檢測稿件創(chuàng)新性，充分利用數(shù)據(jù)庫、搜索引擎等網(wǎng)絡(luò)資源對稿件題名、關(guān)鍵詞、作者姓名、基金項目等進行檢索，進一步核對文章的創(chuàng)新性。最后根據(jù)稿件內(nèi)容進行創(chuàng)新性預(yù)判斷。從引言綜述中直觀判斷稿件的創(chuàng)新性，從稿件的研究方法、研究范圍、研究結(jié)果結(jié)論、參考文獻上判斷是否有創(chuàng)新。

對于不符合刊物要求和缺少創(chuàng)新性的稿件要第一時間做退稿處理，告知作者退稿原因，注意措辭，表達清楚、簡練，態(tài)度坦誠、耐心。對于那些綜合質(zhì)量不錯，但由于作者缺乏對刊物的了解，盲目投稿，編輯應(yīng)抱著對作者負責(zé)的態(tài)度，詳細說明退稿緣由，幫助作者了解原因，有針對性投稿。通過及時同作者進行溝通，珍視作者寶貴的發(fā)表時效，在作者群中樹立良好的職業(yè)形象，[8]培養(yǎng)潛在作者群。

2.溝通和提醒。對符合刊物要求且具有創(chuàng)新性的稿件，需要同作者進行溝通和提醒，部分工作提前確認。平頂山學(xué)院學(xué)報是雙月刊，其中自科版僅兩期，分別是第二期和第五期，即上半年一期，下半年一期。兩期之間間隔6個月，對于自科版而言大多數(shù)的稿件都具有時效性，特別是試驗結(jié)果、時空變動研究等，需要及時將研究結(jié)果發(fā)布，指導(dǎo)實踐。所以為了避免作者的研究成果失去時效性，喪失研究意義，需要編輯將稿件的審稿流程（每個稿件都要經(jīng)過初審、外審和主編終審最終確定是否錄用）、審閱周期（每個階段大概的時間周期）、刊發(fā)周期（雙月刊，刊發(fā)時間一般為4月和10月）在收稿時及時的告知作者，讓作者清晰地了解整個審稿過程，做到心里有數(shù)，避免由于不了解稿件進展而產(chǎn)生的不安情緒以及頻繁詢問，根據(jù)實際情況合理判斷是否繼續(xù)投稿，避免耽誤優(yōu)秀科研成果的刊發(fā)；同時也避免了編輯和審稿專家做無用功，節(jié)省了編輯部審閱成本。集中主要精力確保初審質(zhì)量，解決基本的常識性錯誤，避免將問題遺留到后期復(fù)審甚至是編輯加工和校對工作中。

每個學(xué)報對于稿件的書寫規(guī)范在遵循國標的同時也有自身的要求，為了統(tǒng)一規(guī)范，也為了便于初審，編輯應(yīng)該根據(jù)學(xué)報投稿指南的要求，制作投稿格式模板，詳細標明、舉例說明投稿論文的基本結(jié)構(gòu)和格式要求，以便于作者根據(jù)模板對稿件進行修改。由于自科版的作者群中在讀研究生占有一定比例，很多作者是初次投稿，寫作經(jīng)驗不足，對學(xué)術(shù)論文基本結(jié)構(gòu)和格式的把握欠缺，通過提供模板，可以幫助他們了解學(xué)術(shù)論文的基本結(jié)構(gòu)，規(guī)范學(xué)術(shù)論文寫作。

（二）初審第二階段

這個階段是初審的重點，稿件進入全面審讀階段。初審是期刊編輯流程中的一項嚴肅、具備高度責(zé)任感的工作，也是確定稿件刊發(fā)與否和確保期刊出版質(zhì)量的一道最嚴格的編輯流程。[9]這個階段需要認真精讀原稿，邊讀邊審、邊分析邊判斷，只有如此才能全面了解稿件的各部分結(jié)構(gòu)內(nèi)容、語言表述、期刊出版格式規(guī)范、邏輯關(guān)系等，才有可能較好地把握和理解稿件，進而得出相對客觀的初審意見，做出稿件處理。只有以嚴謹?shù)膽B(tài)度精心對待稿件，用之有據(jù)，退之有理，既不埋沒好稿，也不誤用差稿，精讀精審，才能保證稿件質(zhì)量，復(fù)審、終審才能順利、穩(wěn)妥地進行。[10]

圖2：初審第二階段工作流程圖

1.全面審讀。初審工作的完備與否直接關(guān)系到稿件的后續(xù)審理效率高低。初審工作量較大，需要解決文章中出現(xiàn)的明顯問題。

（1）政治性問題。政治性問題是初審第二階段需要注意的首要問題。一旦出現(xiàn)該問題，無論是對于作者，還是編輯、學(xué)報都是非常嚴重的事情。自然科學(xué)的學(xué)術(shù)論文一般較少涉及政治性問題，往往容易因不明顯而被忽視，需要編輯在精讀全文時提高警惕，慎重對待。除了一般社會科學(xué)類學(xué)術(shù)論文中需要注意的政治性問題外，在自科版需要著重注意幾點：第一，提到地理位置、看到地圖時，要確認區(qū)域范圍以及國界線、重要島嶼是否完整正確的顯示，是否涉及國家主權(quán)和對外關(guān)系等，地圖的繪制出版不僅涉及科學(xué)性和規(guī)范性，更關(guān)乎國家主權(quán)和民族利益，是具有重大導(dǎo)向性的政治問題。[11]因此要嚴格遵守《地圖管理條例》（中華人民共和國國務(wù)院令第664號）的規(guī)定；第二，科技發(fā)展是否執(zhí)行國家有關(guān)科技、出版的政策法令[12]；第三，政治性往往同保密性相連，要注意科技保密，以及重大的國家統(tǒng)計資料、數(shù)據(jù)等經(jīng)濟秘密的保密[13]。

（2）學(xué)術(shù)價值和創(chuàng)新性。第二階段通過對學(xué)術(shù)論文基本結(jié)構(gòu)[題目、摘要、關(guān)鍵詞、引言（綜述）、正文、參考文獻、其他]的審閱，根據(jù)嚴謹性、完整性判斷稿件的學(xué)術(shù)價值和創(chuàng)新性。

題目要簡明且能反映下文的主要內(nèi)容，避免使用非公知公用的外來語、縮寫詞、數(shù)學(xué)式、化學(xué)式等；摘要目的、方法、結(jié)果和結(jié)論4要素要齊全、清晰，不夸大事實，不籠統(tǒng)抽象的說明；關(guān)鍵詞能集中反映稿件主題內(nèi)容；引言要對相關(guān)研究現(xiàn)狀、擬解決的問題、研究的必要性、研究思路或方法、預(yù)期研究結(jié)果、意義等[14]進行實質(zhì)性的描述，需要一定數(shù)量的參考文獻的支撐，不能同摘要、結(jié)論雷同，須與結(jié)論相呼應(yīng)；正文中必須有對研究對象、數(shù)據(jù)來源、方法的具體說明，通過審閱這3部分內(nèi)容直觀的判斷稿件是否具有創(chuàng)新性，研究價值如何，對結(jié)果的分析不是簡單的數(shù)據(jù)羅列，對圖表內(nèi)容的重復(fù)說明，需要有判斷、整合、歸納，體現(xiàn)條理性、邏輯性，結(jié)論部分不是簡單的、不經(jīng)概括的重復(fù)結(jié)果；參考文獻的審閱不僅是在形式上查看文獻數(shù)量、出版時間、來源、著錄格式規(guī)范等，同時也需要在內(nèi)容上審查引用的必要性，防止出現(xiàn)錯誤引用、無關(guān)引用；其他包括作者簡介、單位、基金項目等，需要核對內(nèi)容是否正確、完整、真實。

（3）語言表達。通過對結(jié)構(gòu)的精讀，從語言文字上了解作者的寫作能力，是初審中的一項重要內(nèi)容?；疽笫牵赫Z句與語句間的銜接通達，合乎語法和邏輯。語句簡明、概念明確、結(jié)構(gòu)嚴明[3]，語句通暢、用詞準確、詳略得當(dāng)、層次分明。

（4）數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)方面，對文中出現(xiàn)的部分數(shù)據(jù)要進行核對，許多時候由于作者粗心或因文章內(nèi)容多次修改調(diào)整，極易出現(xiàn)數(shù)值的偏差，所以編輯需要根據(jù)稿件所提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、表格、公式等進行推導(dǎo)，對于簡單的求和、百分比等結(jié)果進行計算核對，避免低級錯誤延續(xù)到后期編輯校對。同時還要注意對比圖表和上下文，核對數(shù)據(jù)同文字的對應(yīng)，對數(shù)據(jù)的真實性進行判定，防止出現(xiàn)不一致或矛盾的現(xiàn)象。

（5）格式。標點、數(shù)字、圖表、量和單位等要嚴格遵循《標點符號用法》GB/T 15834—2011、《出版物上數(shù)字用法》GB/T 15835—2011、《數(shù)值修約規(guī)則與極限數(shù)值的表示和判定》GB/T 8170—2008、《標準化工作導(dǎo)則》GB/T 1.1—2009、《有關(guān)量、單位和符號的一般原則》GB/T 3101—1993國家標準，以國標作為指導(dǎo)。圖表要清晰，有自明性。

2.做出初審判斷。經(jīng)過初審第二階段的全面審讀，一般會有3種結(jié)果：（1）直接退稿。凡是內(nèi)容存在政治性問題、結(jié)構(gòu)缺失、數(shù)據(jù)有誤、語言表達和邏輯關(guān)系混亂的，需立即退稿，通知作者并告知具體退稿原因。（2）退修。存在一定問題，但通過修改可以達到外審的稿件，需要提供給作者詳細的初審意見，并與作者進行溝通討論，完善稿件后再次審閱。（3）進入外審。對于各方面都較好的優(yōu)質(zhì)稿件，可以聯(lián)系相應(yīng)專業(yè)方向?qū)＜疫M行外審。

實際的初審工作中并沒有像圖1和圖2中區(qū)分的那樣明顯，部分內(nèi)容在兩個階段也會有交叉，各部分緊密相連，是一個有機的整體。

四、結(jié)語

編輯初審是處理來稿的第一個重要環(huán)節(jié)，初審質(zhì)量的好壞既關(guān)系到稿件的去留，又關(guān)系到后續(xù)審理、編輯加工和校對，要求編輯必須高度認真、負責(zé)，尊重作者的學(xué)術(shù)成果，對作者、外審專家、編輯部負責(zé)。雖然不同期刊有不同的要求，但利用初審第一階段處理好期刊同作者之間的關(guān)系，讓作者了解期刊，從被動變?yōu)橹鲃?，對于提高初審效率，保證初審質(zhì)量，都是一個很好的嘗試。初審第二階段的審閱是初審質(zhì)量保障的核心，規(guī)范的流程更有利于幫助編輯全面、準確的判斷稿件的學(xué)術(shù)價值和創(chuàng)新性。通過對初審流程兩個階段的劃分和說明，力圖幫助編輯提高初審質(zhì)量，節(jié)約初審時間，積累作者，保證優(yōu)質(zhì)稿件進入外審。

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