論汽車4S店內(nèi)部控制

畢微微

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，汽車已經(jīng)成為我們生活消費(fèi)的一部分，但它并不像其他生活消費(fèi)品更新?lián)Q代較快。汽車4S店從90年代興起以來，便如雨后春筍般遍地發(fā)芽，以至于到2017年該行業(yè)已經(jīng)出現(xiàn)趨于飽和的狀態(tài)，裸車銷售毛利出現(xiàn)負(fù)值已屢見不鮮，在這種情況下，加強(qiáng)4S店的內(nèi)部控制，保證不丟失利潤(rùn)點(diǎn)，已經(jīng)成為重中之重。

關(guān)鍵詞：汽車4S店；內(nèi)控；措施

一、前言

美國管理學(xué)家羅伯特·安東尼說：管理企業(yè)就好比駕駛一輛汽車，車速越快，就越需要好的控制系統(tǒng)。汽車4S店作為90年代后新興的行業(yè)，自進(jìn)入21世紀(jì)以來高速發(fā)展，同時(shí)該行業(yè)存在的問題也進(jìn)一步暴露出來，特別是企業(yè)的內(nèi)控問題。各企業(yè)針對(duì)自身出現(xiàn)的問題進(jìn)行了相應(yīng)的制度調(diào)整，表面上是控制了該類型事件的發(fā)生，但根本上并沒有消除隱患。

究竟什么是內(nèi)控？?jī)?nèi)部控制是指單位為了保證會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。內(nèi)部控制是滲透企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域，覆蓋企業(yè)各個(gè)方面，融合企業(yè)人、財(cái)、物管理的系統(tǒng)工程。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)戰(zhàn)略。

二、目前4S店的內(nèi)控狀態(tài)

1.管理層對(duì)財(cái)務(wù)部門的忽視

管理層認(rèn)為汽車4S店的利潤(rùn)產(chǎn)生自銷售部門及售后維修部門，而忽略了財(cái)務(wù)部作為利潤(rùn)守護(hù)部門的作用。他們認(rèn)為財(cái)務(wù)部門只是一個(gè)單純的核算部門，所以財(cái)務(wù)部門相對(duì)于其他兩大部門而言話語權(quán)較低，提出的好多制度性的建議由于手續(xù)相對(duì)繁瑣而被否定，導(dǎo)致了很多行之有效的制度不能推廣。此外，由于4S店的財(cái)務(wù)經(jīng)理基本是由集團(tuán)直接委派，工作方面聽從集團(tuán)的安排，所以總經(jīng)理等管理層認(rèn)為內(nèi)控制度只是單純的財(cái)務(wù)方面的內(nèi)控，這種理解上的錯(cuò)誤給財(cái)務(wù)工作帶來了很多不便。

2.崗位分工不夠明確

汽車4S店為了追求利潤(rùn)，必定會(huì)要求降低成本，而減少人員配置無疑成為降低成本的手段之一，一人多崗就成為了4S店普遍存在的現(xiàn)象，這種情況就導(dǎo)致了很多職務(wù)相容，增加了出現(xiàn)貪污、舞弊等風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)會(huì)。

3.制度形同虛設(shè)

有些4S店各種制度非常齊全，但在實(shí)際工作中卻不能按照制度去執(zhí)行，或者實(shí)行的時(shí)候由于手續(xù)繁瑣而被相關(guān)的管理層投訴，認(rèn)為是故意刁難等而不能繼續(xù)執(zhí)行，導(dǎo)致很多制度并未發(fā)揮實(shí)際的作用，而只是成為了企業(yè)的一個(gè)擺設(shè)。

4.財(cái)務(wù)監(jiān)管力度薄弱

財(cái)務(wù)部門的職能之一就是財(cái)務(wù)的監(jiān)督智能。保證資產(chǎn)的安全和完整，保證賬面資產(chǎn)和實(shí)存資產(chǎn)定期核對(duì)相符，保證會(huì)計(jì)信息的有效性和及時(shí)性，是會(huì)計(jì)工作的目標(biāo)。某4S店部分商品車交到二網(wǎng)銷售，月末，財(cái)務(wù)部門盤點(diǎn)車輛的時(shí)候只是詢問負(fù)責(zé)該部分車輛的二網(wǎng)經(jīng)理該商品車的數(shù)量，狀態(tài)等信息，并未真正的實(shí)地查看，也并未采取其他的信息等手段，二網(wǎng)經(jīng)理正是利用了這個(gè)漏洞，將一部分車輛銷售后的款項(xiàng)據(jù)為己有，造成了公司巨大的損失。在實(shí)際工作中，類似的案例也是層出不窮，歸根結(jié)底都是由于財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管力度薄弱造成的。

5.部門之間關(guān)系不夠緊密

企業(yè)各個(gè)部門之間，尤其財(cái)務(wù)部門和其他業(yè)務(wù)部門之間如果不加強(qiáng)溝通，不了解其他部門的業(yè)務(wù)流程，對(duì)財(cái)務(wù)部門而言弊端是不言而喻的。但這又是大多數(shù)企業(yè)現(xiàn)存的一種狀況，財(cái)務(wù)部門每天只是坐在自己的辦公桌前，對(duì)著財(cái)務(wù)軟件和一大堆的原始憑證，而不去了解業(yè)務(wù)本身，所帶來的結(jié)果是很難做出正確的賬務(wù)處理和決策的。

三、汽車4S店完善內(nèi)控制度的措施

1.管理層從上至下加強(qiáng)對(duì)內(nèi)控制度的重視

內(nèi)控制度不僅僅是財(cái)務(wù)這個(gè)單一部門的控制，它貫穿整個(gè)企業(yè)，大到銷售部，售后維修部，小到保險(xiǎn)部，客戶服務(wù)部，只有管理層認(rèn)可內(nèi)控的重要性，才能使相應(yīng)的制度得到真正的執(zhí)行，發(fā)揮相應(yīng)的作用?？偨?jīng)理應(yīng)起到帶頭作用，例如有些車輛的銷售價(jià)格就需要總經(jīng)理的審批后，財(cái)務(wù)部門方可按照銷售合同進(jìn)行收款，這就杜絕了銷售部門隨意銷售，保證了公司的一定的利潤(rùn)。再者管理層要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)部門的重視，接受財(cái)務(wù)部門提出的合理化建議，并率先對(duì)該制度在本部門中宣傳，配合財(cái)務(wù)部門的工作。

2.建立審計(jì)部門，健全審計(jì)制度

任何公司要想發(fā)展壯大，尤其是發(fā)展到一定規(guī)模的時(shí)候，都需要一個(gè)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)去監(jiān)督公司的運(yùn)作情況，對(duì)于4S店來說，無論是銷售、售后還是零件及美容加裝業(yè)務(wù)、每一環(huán)節(jié)都是同等重要的，專業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人員不僅可以有效評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)工作的有效性，而且可以發(fā)現(xiàn)每一工作環(huán)節(jié)是否存在著內(nèi)控方面的漏洞，并針對(duì)出現(xiàn)的問題制定行之有效的內(nèi)控措施，防止企業(yè)產(chǎn)生嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。這也就要求管理層要重視審計(jì)部門，聽取該部門提出的意見和建議，這樣才能保證企業(yè)按照正常的軌跡發(fā)展。而審計(jì)部門也要真正發(fā)揮自己的作用，按照審計(jì)程序認(rèn)真履行職責(zé)，多走、多看、多問，深入了解業(yè)務(wù)活動(dòng)。此外，審計(jì)部門也要時(shí)刻武裝自己，提高該部門員工的整體素質(zhì)，按照審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)程序開展工作。

3.財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)建設(shè)

財(cái)務(wù)部門在很多企業(yè)被看成單一的核算部門，只負(fù)責(zé)記賬、報(bào)賬等簡(jiǎn)單的格式化工作。其實(shí)不然，它還是一個(gè)管理部門，它管理著公司的整體運(yùn)作，例如資金、存貨，這兩方面對(duì)于4S店是至關(guān)重要的，而這兩方面又是相互關(guān)聯(lián)的。4S店的存貨主要包括商品車和零配件，而商品車的資金占用率基本為存貨整體的90%以上，那么商品車的資金來源也就成為公司資金籌集的主要目的。一般4S店的籌資方式為以下幾種：銀行貸款或者銀行承兌匯票等方式。那么就需要財(cái)務(wù)部門同銀行部門及時(shí)溝通，在同廠家配車時(shí)能及時(shí)付款，需要贖證時(shí)能方便快捷，這些都是財(cái)務(wù)部門需要處理的。此外就是要提高資金的使用效率，對(duì)長(zhǎng)期庫存車要與銷售部門及時(shí)溝通，避免長(zhǎng)期占用公司的有效資金。

財(cái)務(wù)部門的工作人員還要經(jīng)常的走出去，這里的走出去主要是指要參與到公司的經(jīng)營中去，了解每一工作的流程，能讓財(cái)務(wù)人員更清楚業(yè)務(wù)本身的性質(zhì)，也能在與其他部門的溝通中發(fā)現(xiàn)一些內(nèi)控方面的漏洞。財(cái)務(wù)人員應(yīng)該把自己作為企業(yè)管理者的一員，而不是旁觀者，角色的轉(zhuǎn)變會(huì)讓你在工作中更清晰的看待問題，更從容的解決問題。

現(xiàn)在企業(yè)中財(cái)務(wù)人員一般素質(zhì)參差不齊，要經(jīng)常根據(jù)業(yè)務(wù)的內(nèi)容對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并及時(shí)把銷售方面的政策傳遞給財(cái)務(wù)人員，使他們能夠及時(shí)掌握公司的最新政策，例如結(jié)算人員就可以根據(jù)最新的政策在收款時(shí)來檢查銷售員的定價(jià)是否合理。

4.加強(qiáng)企業(yè)信息化內(nèi)控建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)是個(gè)信息化的社會(huì)，不只是B2B、B2C的興起，企業(yè)管理也是一樣，我們要順應(yīng)時(shí)代的潮流，跟上時(shí)代的步伐。4S店信息化管理包括資產(chǎn)的管理、客戶信息管理、人力資源管理、維修服務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、庫存管理等，在該信息化系統(tǒng)中，我們可以清楚的看到直接經(jīng)辦人是誰、審核人是誰、收款人是誰等等，不同的管理人員也可以在該系統(tǒng)中根據(jù)自己的權(quán)限范圍及相應(yīng)職務(wù)得到自己關(guān)注的報(bào)表及數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)化了統(tǒng)計(jì)工作，使企業(yè)的管理一目了然。

5.崗位職責(zé)明晰，職務(wù)不相容

職務(wù)分離是內(nèi)部控制制度的手段之一，所謂的職務(wù)分離就是授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦相分離，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄相分離，會(huì)計(jì)記錄與財(cái)產(chǎn)保管相分離，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與業(yè)務(wù)稽核相分離，授權(quán)審批與檢查監(jiān)督相分離。實(shí)行這些職務(wù)分離，可以有效降低因職務(wù)重疊，權(quán)限交叉引起的貪污、舞弊的現(xiàn)象，職務(wù)分離是相互制約、相互監(jiān)督的前提條件，實(shí)行職務(wù)分離并不一定就能相互制約，只有賦予各個(gè)崗位相應(yīng)的職權(quán)，才能把舞弊、貪污等問題，控制在最低限度。當(dāng)然我們還要加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，培養(yǎng)員工的主人翁精神，采取物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的方式，全面提高員工的責(zé)任感和歸屬感，發(fā)揮員工在內(nèi)部控制制度中的作用。另外，我們要是注意管理層越權(quán)管理的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)控方面的管理是十分不利的，應(yīng)該予以杜絕。

6.選擇適合企業(yè)的資金運(yùn)作方式

資金池業(yè)務(wù)并不是一個(gè)新興的事物，最早是由跨國的財(cái)務(wù)公司和國際銀行聯(lián)手開發(fā)的資金管理模式，以統(tǒng)一調(diào)撥全球集團(tuán)的資金，最大限度的降低集團(tuán)持有的凈寸頭。但現(xiàn)在對(duì)于一些企業(yè)集團(tuán)仍然適用。它就像一個(gè)蓄水池一樣，可以把集團(tuán)內(nèi)的資金匯集到一起，也可以根據(jù)某個(gè)子公司的需求將自己劃撥給需要的子公司，資金池業(yè)務(wù)的自動(dòng)歸集資金的功能可以在設(shè)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將集團(tuán)內(nèi)資金歸集到這個(gè)池子內(nèi)，并可以在這個(gè)平臺(tái)內(nèi)了解集團(tuán)的資金流向，實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)的資金，在內(nèi)控方面起到了一定的作用。

四、結(jié)束語

汽車行業(yè)仍在高速的發(fā)展，特別近期國家對(duì)平行進(jìn)口車的支持使汽車銷售行業(yè)又向前前行了一步，同時(shí)該行業(yè)存在的弊端也顯現(xiàn)了出來--地方限購、車市低迷，要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中屹立不倒，除了要有過硬的銷售團(tuán)隊(duì)外，還需要一套好的制度和人馬來守護(hù)企業(yè)。一套完善的內(nèi)控制度，能夠讓企業(yè)適應(yīng)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在這個(gè)高速發(fā)展的新時(shí)代，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展永恒不變的途徑，它對(duì)提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略有著重大的意義。

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