檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路

關(guān)紫庭

摘 要：檔案管理是統(tǒng)籌城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，在現(xiàn)代信息化貫徹的途中，將信息化與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，是未來檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，更是有效提升管理水平的有效手段。故而，克服當(dāng)前檔案管理信息化的困難并尋找協(xié)調(diào)的出路對(duì)當(dāng)前信息化發(fā)展而言有積極作用。本文根據(jù)現(xiàn)有信息化檔案管理的情況探討困境，根據(jù)相應(yīng)情況選取有效的出路條件，期望能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案信息管理提供良好的發(fā)展條件。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；目前狀況；問題對(duì)策

網(wǎng)絡(luò)信息化現(xiàn)如今已經(jīng)廣泛運(yùn)用于城市建設(shè)與居民生活中，針對(duì)生產(chǎn)、工作、醫(yī)療等多方面創(chuàng)造了良好的效率條件，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)向先進(jìn)化的改革，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的形勢(shì)。因?yàn)闄n案管理在社會(huì)功能中的重要性，有效采取信息化檔案管理對(duì)后續(xù)城市功能實(shí)施有促進(jìn)作用，所以針對(duì)完善檔案信息化貫徹還需努力。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展和延伸，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化的資源運(yùn)用選擇越來越多，其中針對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作也具備貫徹條件。相比較傳統(tǒng)人工檔案管理，信息化管理具備完善的系統(tǒng)流程能夠?qū)⑿畔⑦M(jìn)行完善的歸檔，并有效縮減了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的空間成本，針對(duì)數(shù)據(jù)量龐大的信息資源也方便提調(diào)，極大的促進(jìn)了部門與社會(huì)中檔案信息使用的效率，為后續(xù)可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)提供了相對(duì)穩(wěn)定的資源構(gòu)筑平臺(tái)，更避免了傳統(tǒng)檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。但在現(xiàn)有實(shí)際情況中，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理信息化仍舊沒能進(jìn)行有效的貫徹，促使現(xiàn)在有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)型處境尷尬，更難采取進(jìn)一步貫徹措施。其次，傳統(tǒng)檔案的保存模式已經(jīng)出現(xiàn)相關(guān)人員信息的疏漏，導(dǎo)致現(xiàn)有信息化檔案錄入在資源量極大的條件中，仍要冒著進(jìn)一步遺失的風(fēng)險(xiǎn)，這更導(dǎo)致了檔案管理信息化在傳統(tǒng)檔案管理單位中難以被有效采納。最后，在現(xiàn)有大量的網(wǎng)絡(luò)信息共享環(huán)境中，檔案信息應(yīng)當(dāng)屬于保密檔案，針對(duì)使用應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的保護(hù)措施才能夠完善，可實(shí)際情況中有大量網(wǎng)絡(luò)信息安全問題仍舊難以進(jìn)行有效的保護(hù)措施，再加上檔案信息管理部門相關(guān)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人才較少，更難以保證檔案信息的絕對(duì)安全性，更無法確保傳統(tǒng)檔案管理人員能夠具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用能力。

故而，在檔案管理信息化完善的道路上還有很長(zhǎng)一段路要走，只有針對(duì)性解決了相應(yīng)的問題，才具備將檔案管理信息化全面貫徹的基礎(chǔ)條件。

二、檔案管理信息化的困境

1.傳統(tǒng)檔案信息化轉(zhuǎn)型困難

傳統(tǒng)紙質(zhì)信息檔案因其久遠(yuǎn)的運(yùn)行模式造成大量的檔案積壓，單憑檔案管理人員進(jìn)行歸納錄入，極大加重了檔案管理人員自身的職責(zé)重?fù)?dān)，并更進(jìn)一步促使紙質(zhì)檔案遺失，甚至出現(xiàn)破損且難以再使用的困境。

2.網(wǎng)絡(luò)安全隱患

因?yàn)闄n案管理的性質(zhì)，導(dǎo)致現(xiàn)有針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的專業(yè)性人才稀缺，更難以貫徹在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)形式中將檔案管理進(jìn)行有效的規(guī)劃。若被網(wǎng)絡(luò)中不法分子以特殊條件竊取了檔案管理系統(tǒng)中的信息，一方面針對(duì)城市居民和企業(yè)方面將會(huì)嚴(yán)重?fù)p失，另一方面更會(huì)導(dǎo)致信息化檔案管理難以貫徹。故而，在檔案進(jìn)行渠道化分享與管理同時(shí)，采取相應(yīng)先進(jìn)有效的防火墻措施，是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全攻擊的必要防護(hù)手段。

3.專業(yè)人才的稀缺

檔案管理更應(yīng)引進(jìn)更多先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)，豐富檔案管理的內(nèi)容，實(shí)行專業(yè)的分工，這就要求檔案的管理人員要有較高的綜合素質(zhì)。不同的檔案管理人員都應(yīng)掌握相應(yīng)的知識(shí)，高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)該具備較高的政治理論和政策水平，使得他們能科學(xué)有效地規(guī)劃?rùn)n案事業(yè)的發(fā)展，解決其他人員在工作中遇到的問題。但是往往是檔案管理人員群體缺乏具有較高綜合素質(zhì)的高級(jí)檔案管理人員，多數(shù)都是檔案管理人員的素質(zhì)偏低，嚴(yán)重影響和制約著檔案管理的進(jìn)行。

4.沒有嚴(yán)密的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的信息化管理需要有一個(gè)嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。雖然我國(guó)已經(jīng)實(shí)行了檔案標(biāo)準(zhǔn)化并在國(guó)家的推動(dòng)下，經(jīng)過不斷地完善和發(fā)展形成了一個(gè)比較完善的體系，但是檔案本身的復(fù)雜和多樣以及檔案中的地區(qū)和行業(yè)等的不同，又使得分散管理特點(diǎn)突出，這些都影響著檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在，由于經(jīng)濟(jì)、硬件設(shè)備、技術(shù)等多方面的影響，檔案信息化管理水平不能有很大的提升，收集不到完整的數(shù)據(jù)，影響檔案管理信息化的繼續(xù)向前發(fā)展。

三、檔案管理信息化的出路

1.擴(kuò)大信息收錄平臺(tái)，以可持續(xù)為核心發(fā)展

為面對(duì)檔案收錄困難，相關(guān)檔案人員應(yīng)該進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分類歸檔，而后在工作流程中將信息化與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，做好打持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備同時(shí)，針對(duì)資料的輕重環(huán)境要有明確的分級(jí)意識(shí)，并在此基礎(chǔ)上將信息收錄平臺(tái)轉(zhuǎn)型，促進(jìn)居民和企業(yè)接受信息化檔案收錄理念，進(jìn)一步減輕了檔案管理人員的壓力。

2.提高人們的檔案意識(shí)

在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)要重視與其他部門的加強(qiáng)交流與合作，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提高檔案現(xiàn)代化管理的工作水平，同時(shí)讓其他人認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用。加大檔案知識(shí)的宣傳，讓更多的人了解檔案的意義，提高檔案部門的社會(huì)地位，引起更多領(lǐng)導(dǎo)的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程要逐漸改善檔案室工作環(huán)境、辦公設(shè)施等，例如，計(jì)算機(jī)、掃描儀等基本辦公設(shè)備是不能缺少的，從而提高工作人員的工作效率和推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3.建立完整和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化標(biāo)準(zhǔn)

在檔案的管理工作中需要一個(gè)完整和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化標(biāo)準(zhǔn)。在新的時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和信息化更加需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案體系，不論是在檔案書寫的形式上，內(nèi)容的規(guī)范上等，因?yàn)樾畔鬟f和共享等，都需有一個(gè)完整和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，從而避免一些地域差別等造成的錯(cuò)誤，從而有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化工作。

4.提高人員的整體素質(zhì)

21世紀(jì)是科技生產(chǎn)力時(shí)代，人才是知識(shí)的載體，更是檔案管理信息化建設(shè)的主力軍。因此，應(yīng)有意識(shí)地打造高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，以檔案人員的素質(zhì)為檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。培養(yǎng)更多的高級(jí)檔案管理工作人員，平衡高級(jí)檔案管理人員與普通檔案管理人員的比例。高素質(zhì)的檔案人才擁有更多緊跟時(shí)代步伐的知識(shí)和技術(shù)，并能夠運(yùn)用檔案管理方面的知識(shí)，推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化的發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案管理工作針對(duì)城市功能運(yùn)行和統(tǒng)籌有相當(dāng)重要的社會(huì)地位，其功能的貫徹不但為社會(huì)環(huán)境提供良好的運(yùn)行與協(xié)調(diào)基礎(chǔ)，更能夠在此基礎(chǔ)上提供相對(duì)完整的工程項(xiàng)目資料以供參考，為后續(xù)工作提供經(jīng)驗(yàn)性參照的前提，確保了相應(yīng)工作或工程能夠有效確保質(zhì)量的需求，促進(jìn)了整體經(jīng)濟(jì)的有效發(fā)展。故而，采取有效的信息化手段促進(jìn)檔案信息管理職能的有效貫徹，在當(dāng)前社會(huì)中具備相對(duì)實(shí)施意義。

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