企業(yè)檔案信息的收集與管理研究

金重

摘 要：檔案工作相比較其他的工作而言，要更加的嚴(yán)謹(jǐn)，更加的復(fù)雜，同時(shí)檔案工作也是企業(yè)做出決策的重要依據(jù)，要想讓企業(yè)能夠得到更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須發(fā)展好企業(yè)的檔案工作，尤其是企業(yè)的檔案收集與管理工作，這兩者對(duì)于整個(gè)企業(yè)來(lái)講，有著非常重要的影響，可以讓企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，得到更多的資源，能夠更好的吸引人才，本文就企業(yè)檔案信息的收集，以及企業(yè)信息的管理進(jìn)行分析，希望能夠找到其中存在的問(wèn)題，并找到相對(duì)應(yīng)的解決辦法，讓企業(yè)檔案管理發(fā)展的更加快速。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息；收集；管理

檔案管理在企業(yè)的日常工作中，扮演著非常重要的作用，有效的檔案管理，能夠更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈，使得檔案管理的信息收集，信息的管理變得更加重要，工作的內(nèi)容也變得越來(lái)越繁雜，同時(shí)對(duì)于企業(yè)的管理的要求，也變得越來(lái)越多，這就需要在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)檔案管理一定要加大投入，只有這樣才能讓檔案管理更好地，為企業(yè)提供服務(wù)，在檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，也要避免閉門(mén)造車(chē)的行為，要加加強(qiáng)部門(mén)之間的聯(lián)系，讓企業(yè)的檔案發(fā)展更加的快速。

1 要以發(fā)展的眼光重視企業(yè)檔案管理工作

1.1 在進(jìn)行檔案信息收集與管理的過(guò)程中，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)也要明白，檔案是企業(yè)的財(cái)富，是讓企業(yè)得到更加快速發(fā)展的一種資源，同時(shí)這種信息資源，包含了企業(yè)發(fā)展的方方面面，像企業(yè)的創(chuàng)業(yè)、產(chǎn)生以及發(fā)展、創(chuàng)新等，是一種智慧和經(jīng)驗(yàn)?zāi)郏瞧髽I(yè)發(fā)展過(guò)程中的一波寶貴的財(cái)富，對(duì)于企業(yè)來(lái)講，有著而不可替代的作用，做好檔案管理，不僅是對(duì)企業(yè)的未來(lái)負(fù)責(zé)，也是對(duì)企業(yè)的發(fā)展負(fù)責(zé)，只有這樣企業(yè)才能夠，以更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待問(wèn)題，這也使得在檔案管理工作中，我們要始終有一種緊迫感和責(zé)任感。

1.2 在檔案信息收集與管理的過(guò)程中，企業(yè)要不斷地對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，用創(chuàng)新的思維去管理檔案，讓檔案的發(fā)展，能夠更好的促進(jìn)企業(yè)的建設(shè)發(fā)展，同時(shí)在對(duì)檔案進(jìn)行收集的過(guò)程中，要不斷的對(duì)收集的方式進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能彌補(bǔ)檔案管理的不足，讓檔案管理得到更好的發(fā)展，對(duì)于檔案管理在發(fā)展過(guò)程中，所遇到的問(wèn)題，才能更好的解決，在檔案的發(fā)展過(guò)程中，要不斷地對(duì)自身進(jìn)行更新，只有這樣才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才不會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的阻礙。

1.3 要以服務(wù)的觀點(diǎn)去利用。要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，找準(zhǔn)檔案工作的切入點(diǎn)，不僅要管好，而且要用好，要把“死檔案”變成“活資源”，盡可能地為企業(yè)提供檔案信息、檔案技術(shù)等方面的服務(wù)，使檔案工作的服務(wù)方式更為靈活，服務(wù)范圍更為廣泛，服務(wù)效益更為顯著。

2 要以創(chuàng)新的思路加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作

2.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案基礎(chǔ)建設(shè)

2.1.1 拓展企業(yè)檔案基礎(chǔ)資源

要著眼于建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)檔案資源體系，大膽突破傳統(tǒng)檔案接收范圍的局限，能收盡收，做到企業(yè)發(fā)展到哪里，檔案資源就收集到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。特別是要加強(qiáng)新興領(lǐng)域建檔工作，突出企業(yè)重大事件、重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程等檔案資源的收集整理，重點(diǎn)加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一采集和管理，力求全面、完整地記錄企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，為檔案留史資政奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.1.2 健全企業(yè)檔案基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)

要以企業(yè)檔案集中管理為切入點(diǎn)，以企業(yè)基層檔案分支管理為節(jié)點(diǎn)，建立健全覆蓋企業(yè)上下的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，同時(shí)，要積極適應(yīng)檔案信息化的形勢(shì)和要求，加快推進(jìn)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)的有效對(duì)接，建設(shè)覆蓋企業(yè)各系統(tǒng)、各環(huán)節(jié)、各節(jié)點(diǎn)的電子檔案基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)。

2.1.3 要完善企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施

要科學(xué)規(guī)劃設(shè)計(jì)，加強(qiáng)檔案館、檔案室建設(shè)，從根本上改善檔案保管條件。要結(jié)合檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)一步完善各類(lèi)檔案存儲(chǔ)設(shè)備，滿(mǎn)足檔案信息化發(fā)展的需求。

2.2 著力提升檔案管理水平

2.2.1 要推進(jìn)檔案管理規(guī)范化

要加快探索建立企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)和流程，收集什么、怎么收集，管理什么、怎么管理，利用什么、怎么利用，都要有科學(xué)的界定和嚴(yán)格的規(guī)定，搭建統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理平臺(tái)。

2.2.2 要推進(jìn)檔案征集標(biāo)準(zhǔn)化

做到檔案收集“全”，注重檔案材料的齊全、完整，堅(jiān)持經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集相結(jié)合。檔案材料鑒別“細(xì)”，對(duì)收集的每一份材料，都要進(jìn)行仔細(xì)鑒別，審查材料的保存價(jià)值和材料的真實(shí)性，審查材料是否完整，特別注意系列是否齊全，手續(xù)是否完備。

2.2.3 要推進(jìn)檔案管理信息化

要以建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)中心為重點(diǎn)，加快推進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化檔案資源體系建設(shè)，整合各類(lèi)檔案資源，建立企業(yè)共享檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)群，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)全覆蓋、檔案資源監(jiān)管全覆蓋，提高檔案查詢(xún)檢索、網(wǎng)絡(luò)傳輸、信息共享水平。

2.2.4 要實(shí)現(xiàn)檔案管理安全化

要結(jié)合個(gè)別企業(yè)檔案館、檔案室安全環(huán)境得不到保障，檔案設(shè)備陳舊、落后，檔案保管條件差，檔案安全制度不健全，內(nèi)部管理不嚴(yán)，安全責(zé)任不落實(shí)等隱患，加大投入，充分應(yīng)用各種技術(shù)手段，對(duì)檔案館、檔案室進(jìn)行防火、防盜、防潮等功能改造，配備先進(jìn)的檔案設(shè)備，改善檔案保管條件，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

3 要以負(fù)責(zé)的態(tài)度加強(qiáng)企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。檔案工作是一項(xiàng)牽涉面廣的長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性工作，做好企業(yè)檔案工作迫切需要有一支精于業(yè)務(wù)、忠于職守、甘于清苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。企業(yè)要注重對(duì)檔案人才的培養(yǎng)，鼓勵(lì)和支持優(yōu)秀人才到檔案部門(mén)工作，完善人才引進(jìn)、培養(yǎng)和選拔機(jī)制，不斷提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。檔案工作人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)鉆研檔案業(yè)務(wù)理論，還要學(xué)習(xí)和掌握“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀理論，做到思想上不斷有新解放、理論上不斷有新知、實(shí)踐上不斷有創(chuàng)新。企業(yè)要定期聽(tīng)取檔案部門(mén)的工作匯報(bào)，及時(shí)幫助解決工作中的重大問(wèn)題，加大對(duì)檔案部門(mén)的財(cái)政支持，切實(shí)把檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入正常預(yù)算，為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

4 總結(jié)

綜上所述，在企業(yè)檔案發(fā)展的過(guò)程中，信息的收集與管理起到的作用，是非常重要的，同時(shí)檔案管理一直以來(lái)，都有著紛繁復(fù)雜的工作特點(diǎn)，這也使得檔案的信息資源非常豐富，而企業(yè)要想得到更多的信息資源，就必須加強(qiáng)企業(yè)的投入力度，要進(jìn)一步的加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的重視，還有一點(diǎn)就是要做好，對(duì)信息資源的保密性管理，這對(duì)檔案信息管理來(lái)講，占據(jù)著非常重要的地位，在進(jìn)行檔案的收集過(guò)程中，也應(yīng)該不斷的結(jié)合信息技術(shù)，來(lái)讓信息的收集變得更加快速，使得信息的收集模式變得更加科學(xué)、合理。

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