對(duì)加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的看法

都玉榮

摘 要：檔案信息化已經(jīng)成為了檔案工作發(fā)展的一個(gè)大趨勢(shì)，也是檔案工作水平提升的一個(gè)重要標(biāo)志?，F(xiàn)代企業(yè)在實(shí)際工作的組織與安排過(guò)程中還是經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題阻礙檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展速度，原因基本分布在人員基本素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、企業(yè)信息化水平不高、信息技術(shù)普及率不夠等。隨著發(fā)展形勢(shì)的逐漸變化，企業(yè)檔案信息化建設(shè)側(cè)重點(diǎn)也會(huì)發(fā)生一些轉(zhuǎn)變，本文對(duì)此進(jìn)行了探究，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息化建設(shè)；問(wèn)題意見(jiàn)

企業(yè)檔案工作信息化是檔案工作發(fā)展進(jìn)化的大勢(shì)所趨，也是國(guó)家社會(huì)進(jìn)步的體現(xiàn)。企業(yè)檔案信息化是指應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓檔案信息資源的管理模式的從面向?qū)嶓w保管方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息為重心。這個(gè)過(guò)程有很多工作需要處理，其中最為重要的兩項(xiàng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)想要在未來(lái)發(fā)展中獲得更多的機(jī)會(huì)，就必須跟隨時(shí)代形勢(shì)發(fā)展，不斷對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，讓自身的建設(shè)水平得到全面性的提升。

1 當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)顯露出的問(wèn)題

滿足現(xiàn)狀的思想。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)打好一定基礎(chǔ)的現(xiàn)下，一些企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)不很上心，保持常規(guī)運(yùn)行狀態(tài)，差不多就行的管理思想導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)大干快上了一段后，就停留在現(xiàn)狀了，即使出現(xiàn)了一些問(wèn)題，也被輕描淡寫了，這種滿足現(xiàn)狀的思想是企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中最大的障礙?；A(chǔ)設(shè)施設(shè)施薄弱。在人力物力的投入上不足，一次性投入尚被重視，改善性投入難于兌現(xiàn)，或縮水兌現(xiàn)，直接影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)所需要的技術(shù)裝備不足，計(jì)算機(jī)配置相對(duì)較低，軟硬件功能不足且更新緩慢，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備不足，影響檔案的信息傳輸、交換和資源共享，等等，設(shè)計(jì)規(guī)劃的前瞻性不足。檔案工作的開(kāi)展應(yīng)當(dāng)是緊跟時(shí)代發(fā)展步伐的，因此，檔案工作不僅應(yīng)當(dāng)符合當(dāng)前形勢(shì)的需要，更應(yīng)當(dāng)瞄準(zhǔn)時(shí)代發(fā)展的前進(jìn)方向，所以，在規(guī)劃設(shè)計(jì)上急需務(wù)實(shí)更需具有前瞻性。然而，就目前的情況來(lái)看，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作無(wú)論是在規(guī)范化建設(shè)上，還是在數(shù)字化的構(gòu)建上，乃至于是在網(wǎng)絡(luò)化的認(rèn)知和社會(huì)化的融入等方面，都因?yàn)橐?guī)劃中沒(méi)有很好注重前瞻性的問(wèn)題，致使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展動(dòng)力不足，不能很好適應(yīng)時(shí)代快速發(fā)展的前進(jìn)步伐，設(shè)計(jì)層面的滯后，影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作可持續(xù)科學(xué)地發(fā)展。相應(yīng)的制度建設(shè)不完善。從一些企業(yè)的內(nèi)部建設(shè)來(lái)說(shuō)，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作上確實(shí)形成了一些成型的規(guī)章制度，也在實(shí)際工作中發(fā)揮了一定的作用，但是其中的主要問(wèn)題是，制度建設(shè)中還存在著完整性和規(guī)范性及嚴(yán)格性不足的情況。對(duì)此，既有企業(yè)自身對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，更有在國(guó)家的大層面上應(yīng)當(dāng)給予重視的問(wèn)題，需要在依法治國(guó)的大背景下，從法律的層面加強(qiáng)應(yīng)有的建設(shè)，促使在對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的制度建設(shè)上起到強(qiáng)力推進(jìn)作用。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建設(shè)性看法

企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平不是一蹴而就，更不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作轉(zhuǎn)變。需要企業(yè)各個(gè)部門緊密無(wú)間的配合，共同推動(dòng)這項(xiàng)工作的最終落實(shí)。對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行組織安排時(shí)，為了保障質(zhì)量，管理人員應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，逐漸強(qiáng)化工作的管理力度。

2.1 提高認(rèn)識(shí)是解決問(wèn)題的先行因素

企業(yè)的檔案信息在收集、整理、儲(chǔ)存上應(yīng)得到專業(yè)人士的重視，因?yàn)檫@些檔案信息承載著企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展過(guò)程中經(jīng)歷的失敗與總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向起著重要的導(dǎo)向作用。強(qiáng)化企業(yè)的檔案信息工作力度，是讓企業(yè)的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力得到增強(qiáng)的重要舉措。這些檔案信息可以儲(chǔ)存與復(fù)讀企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，也是企業(yè)積累發(fā)展文化的有力支撐。所以無(wú)論是企業(yè)中普通職員還是高管，都應(yīng)對(duì)這項(xiàng)工作在企業(yè)發(fā)展中的影響作用進(jìn)行重點(diǎn)認(rèn)識(shí)。企業(yè)的發(fā)展檔案信息是企業(yè)任何工作都替代不了的，其獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)讓其在企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)中占據(jù)著重要的地位，而信息化手段的加入不僅提升了工作的效率，也從側(cè)面減輕了信息錄入人員的工作負(fù)擔(dān)。

2.2 以標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)原則進(jìn)行要求

在對(duì)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化時(shí)，首先對(duì)工作的開(kāi)展方向進(jìn)行明確，防止工作出現(xiàn)誤差，影響后續(xù)發(fā)展。如在對(duì)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)原則進(jìn)行確定時(shí)，要將建設(shè)中任性胡來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行解決，集中精力對(duì)發(fā)展的大方向進(jìn)行把控。其次是對(duì)數(shù)字檔案信息確定“超前規(guī)劃的原則”，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)既能適應(yīng)當(dāng)下的需要，又能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐；要確定“服務(wù)為先的原則”，就是要尊重檔案的“使用特性”，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值；要確定“保密的工作原則”，為企業(yè)的健康發(fā)展提供重要的保障，要確定“責(zé)任追求的原則”，以此加強(qiáng)崗位工作人員做好工作的責(zé)任意識(shí)，等等，這些必要的原則，就是確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)不可缺少的有力助手。

2.3 增大軟件與硬件建設(shè)的力度

檔案信息對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要的價(jià)值，企業(yè)中檔案信息很多在保密性上的要求也較高，應(yīng)用信息技術(shù)后對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存與使用的話，如果管理工作人員的技術(shù)水平不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)；企業(yè)提供信息處理硬件設(shè)施等也不能對(duì)工作上的處理要求進(jìn)行滿足的話，那么這些檔案信息在采用信息化的方式進(jìn)行管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)信息泄露或是系統(tǒng)處理混亂的問(wèn)題。這些問(wèn)題的出現(xiàn)會(huì)直接影響信息化工作的穩(wěn)定運(yùn)行，對(duì)企業(yè)的發(fā)展安全性來(lái)說(shuō)也會(huì)潛藏巨大的危險(xiǎn)。每個(gè)企業(yè)的運(yùn)行以及管理模式上都會(huì)存在差異，所以技術(shù)人員應(yīng)該具備利用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)出適合企業(yè)應(yīng)用針對(duì)性管理軟件，這些軟件可以承載辦公室自動(dòng)化工作要求，強(qiáng)化自動(dòng)化的應(yīng)用水平。讓信息管理上的難度得到有效降低的同時(shí)，也可以對(duì)信息使用與下載過(guò)程進(jìn)行保密處理。最后也是較為重要的一項(xiàng)工作是提升企業(yè)檔案信息整理工作人員的素質(zhì)，在人員任用上應(yīng)提前進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)選拔，優(yōu)中選優(yōu)，這不僅是對(duì)企業(yè)的發(fā)展負(fù)責(zé)，也是對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行重視的一種體現(xiàn)。

對(duì)于提升檔案管理工作人員素質(zhì)，要做好兩方面工作。一個(gè)是管理工作，另一個(gè)是培訓(xùn)。這兩項(xiàng)工作上的管理力度要均攤，不能側(cè)重一個(gè)而忽略了另外一項(xiàng)的重要性。同時(shí)采用較為長(zhǎng)效的管理機(jī)制對(duì)工作人員任務(wù)處理積極性進(jìn)行激發(fā)，否則設(shè)施即便具備了基本的運(yùn)作條件，也會(huì)因?yàn)槿藛T的業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)具有異常重要的作用，如果企業(yè)想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，掌握最新的處理技術(shù)，并將一切影響工作質(zhì)量的基礎(chǔ)條件準(zhǔn)備好，無(wú)論是承載檔案信息化工作的硬件設(shè)施，還是管理工作人員的基本素質(zhì)，都應(yīng)得到專門管理，讓這項(xiàng)工作的質(zhì)量可以得到保障，進(jìn)一步加速企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中的發(fā)展速度。

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