試論禮貌策略在商務(wù)英語信函寫作中的應(yīng)用

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的加快，中國的對外貿(mào)易和涉外經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，隨之而來的就是商務(wù)英語的廣泛應(yīng)用，信函作為商業(yè)貿(mào)易的重要載體起著重要的作用。本文將結(jié)合禮貌策略和商務(wù)英語信函寫作，從而探究出禮貌策略的重要性以及正確的溝通表達(dá)方式，讓溝通效果更加優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】禮貌策略；商務(wù)英語；信函寫作

【作者簡介】郝倩倩（1981.10- ），女，四川成都人，河南廣播電視大學(xué)，教育碩士，高校講師，研究方向：商務(wù)英語，英語教育。

一、對英語信函的基本認(rèn)識

商務(wù)英語的信函是涉外企業(yè)中開展業(yè)務(wù)、進(jìn)行溝通、達(dá)成共識、實現(xiàn)交易的重要媒介和載體。通常來說，不同的分類方式有不同的類型。根據(jù)信函的內(nèi)容分類有詢價函、通知函、確認(rèn)函、拒絕函、邀請函。根據(jù)信息的性質(zhì)可分為正面的和負(fù)面的信函。商務(wù)英語信函不僅是傳達(dá)消息的有力載體，更是作為白紙黑字保證商業(yè)活動利益的有效憑證，某種程度上，商務(wù)英語信函就是一個協(xié)議或者合同，一經(jīng)發(fā)出就具有法律效應(yīng)，所以有利于貿(mào)易雙方信守承諾、樹立形象、維護(hù)雙方利益，加之一封措辭得當(dāng)、語言得體的商務(wù)信函可以展示出公司的誠意和實力，對公司的長遠(yuǎn)發(fā)展和展示形象、傳遞友誼方面起到了促進(jìn)作用。

二、詞匯、句法和結(jié)構(gòu)中體現(xiàn)的額禮貌策略

在詞匯方面，如果把信函比作高樓大廈，那么詞匯就是建筑材料，起著傳達(dá)意思，傳遞信息的重要作用。在商務(wù)英語中，也有一詞多義的用法，所以選擇合適的具有禮貌策略的詞匯尤為重要。常見的有

appreciate（表達(dá)贊賞和請求的意思）：we would appreciate it if you ...

Thank（表達(dá)感謝和感激）：thank you very much for your kindness to ...

Please （禮貌用語“請”，想對方提出請求）：please submit full specification of your ...

Pleasure（表示雙方公共共同利益的敬詞）：we look forward to the pleasure of ...

Anticipate （希望得到對方的同意、認(rèn)可或稱贊）：we are anticipating a large order from ...

Look forward to （表示期待，期盼）：we look forward to hearing from you

With（表示致敬，與敬詞連用，常置于末尾）：...，with regards.with the compliments of ...

詞匯方面還有很多表達(dá)禮貌的詞語，西方學(xué)者把禮貌策略看成是維護(hù)面子的重要手段，常分為兩種，一種是正面的希望獲得對方的肯定和稱贊；另外一種是負(fù)面的，但是目的還是維護(hù)主體的地位和利益，一般來說是為了個人的權(quán)利和行動自由不受他人的強(qiáng)制和干預(yù)。

在句法方面，商業(yè)英語信函中經(jīng)常使用行業(yè)用語和專業(yè)術(shù)語，且常常是縮寫。句法常分為簡單句和復(fù)合句，簡單句常用命令語氣詞和祈使語氣詞，比較快速簡單的傳達(dá)命令和意思。而復(fù)合句常用連接詞連接很多簡單句以表達(dá)復(fù)雜的意思，常用來表達(dá)復(fù)雜的意思，句式看起來緊湊、禮貌。

在結(jié)構(gòu)方面，商務(wù)英語的信函一般按事情發(fā)展過程分為開頭、經(jīng)過和結(jié)局三部分，或者從布局上分為開頭、正文、結(jié)尾，證論與證據(jù)相結(jié)合，最后可以點(diǎn)明主旨，再次強(qiáng)調(diào)。

一般來說，內(nèi)容的組織方式也有很多分類，最常見的有三段論：開篇點(diǎn)明主題，正文詳細(xì)闡述時間或者立論并且給予論證，結(jié)尾呼應(yīng)主題或者進(jìn)行呼吁和倡導(dǎo)。

三、禮貌策略的基本原則

1.策略原則。策略原則是應(yīng)用最廣泛的一條規(guī)則，其主旨在于給予對方尊重，把對方放在中間位置以提高地位和關(guān)注度，同事多應(yīng)用禮貌用語，表達(dá)對他人的重視程度，比如：i want to thank you for the time you spent with me .（感謝你和我度過一段時光）；thank有for spending time with me .同樣還是表達(dá)一樣的意思，然而在第一句中，“我”被放在中心位置而對方在次要的位置，這就表現(xiàn)出差別來了，在后一句中，把對方放在中心的位置，這就給予了對方足夠的重視感和地位，讓對方感到了被尊重的感覺，也就實踐了策略原則。

2.贊揚(yáng)原則。這一原則顧名思義就是表揚(yáng)他人，適當(dāng)?shù)馁潛P(yáng)讓人心生愉悅，贊揚(yáng)別人良好的信譽(yù)，商品的高質(zhì)量以及精湛的技術(shù)是非常必要且起著積極的影響，但是不恰當(dāng)?shù)倪^多的贊揚(yáng)，浮夸的贊揚(yáng)就讓人感到虛假和不真誠，所以適當(dāng)?shù)馁潛P(yáng)促進(jìn)貿(mào)易而過度的則適得其反，所以要多用積極地詞匯表達(dá)公司的立場、態(tài)度和誠意，這樣表現(xiàn)出了禮貌且考慮的周全。

3.一致原則。一致原則這里指的是語言用來溝通做種的目的是達(dá)到利益的共同性，目標(biāo)的一致性，所以要求盡可能的減少利益雙方的矛盾分歧，盡可能的達(dá)成互利共贏的局面，所以愛商務(wù)英語的信函使用中多用被用于太、委婉的語氣、模糊語和間接的表達(dá)，這樣可以幫助幫助雙方達(dá)成一致以盡快形成合作。比如：it seemed that......；we wonder if ......；i am afraid that ......；i believed that ......we should .....；it might that ......and so on .

四、禮貌策略的實際應(yīng)用

1.把對方放在主要位置，照顧對方的感受和需求?？洫勈侨巳硕紣鄣?，適當(dāng)?shù)目洫勛屓丝鞓?、欣喜，主觀上會更加接受對方提出的需求和要求，比如大清早大家都在議論天氣很好，讓人心生愉悅，比如：what a beautiful weather it is ！Oh ，you cut your hair ，so good it is ......by the way ，can i borrow some money from you？（天啊，你剪頭發(fā)了，剪的真好。額，順便問一下，我能向你借一點(diǎn)錢嗎？）同樣的，把日常用語放在商務(wù)英語信函中使用也可以起到同樣的作用。而且在商務(wù)英語信函寫作中常常為了維護(hù)利益，樹立形象，寫信人常常醉翁之意不在酒，顧左右而言其他。比如：thanks for your cooperation and we assure you of our best attention at all times。（謝謝合作，我們會及時關(guān)注您的動態(tài)）；再比如it would be appreciated if you could cooperate with us.（我們會非常感激您與我們的合作如果合作達(dá)成的話。）再者就是主語的位置以及人稱代詞的使用會給人不同的重視程度，表達(dá)誠意的大小。所以多用you 和your ，且放在中心位置，如果是負(fù)面的表達(dá)我方強(qiáng)烈的拒絕和命令性要求則少用you或者your，這樣會給人一種壓迫感和不禮貌，把對方置于尷尬的位置并且傷害到對方的面子，比如：your active participation will be highly appreciated.（非常感謝您來參加此次會議）；we will highly appreciate your active participation in this meeting .雖然這兩句都表達(dá)了同樣的意思，但是給人的尊重感和感覺是不一樣的。

2.少用單數(shù)人稱，多用復(fù)數(shù)人稱表達(dá)集體利益。在商務(wù)英語信函使用中多使用象征集體利益的復(fù)數(shù)人稱代詞，這樣會有一種集體利益的存在感，當(dāng)個人為了集體利益著想時就會減少主觀情緒的影響，從而為了大局考慮，快速達(dá)到雙方共識。通常有稱呼與、行話、俚語、縮寫語等表達(dá)方式。如“FOB”（free on board，離岸價），相反有“CIF”（到岸價）等。

3.猜測對方的需求，贏得主動權(quán)。在商務(wù)英語信函寫作中，如果寫信人能夠把握主動權(quán)，猜測到對方的需求和利益呢么就抓住了對方的軟肋，有利于談判，推進(jìn)進(jìn)度，快速達(dá)成雙方一致的意愿。多使用反問句和疑問句就能達(dá)到這個效果，反義疑問句能夠給交際雙方營造一種親密友好的感覺，這種感覺能夠增進(jìn)彼此的信任和加強(qiáng)雙方共識的達(dá)成。比如：dont you think it would be wonderful if we could arrange an interview？（難道貴方不認(rèn)為我們應(yīng)該安排一次面談嗎？） you are deeply concerned about...， arent you？（貴方十分關(guān)注……，難道不是嗎？）

4.積極樂觀的態(tài)度給予肯定和自信。語言是思想的載體，無形中可以透露一個人的態(tài)度和心情，商務(wù)英語的信函中也有此功能，如果用肯定的語氣，期待合作則增強(qiáng)了雙方的信心和信任感，如果工作有欠缺，則合理的使用抱歉語能夠緩和緊張的氣氛，如果是對方的過錯，則表達(dá)了個人委婉而堅定的立場，給對方施壓，有種不得已而為之的無奈。比如 we promise that we will assure you of our attention （我們保證會時刻關(guān)注貴方的動態(tài)）；we trust that this will help to develop a good relationship（我們相信這將有助于建立一段良好的關(guān)系）；we sincerely hope to have more opportunities for further cooperation （我們衷心希望雙方可以深入合作。）would you please sent a message to us？

（你能夠發(fā)送一個消息給我們嗎？）

Will you please send back one email？（您能發(fā)回一封郵件嗎？）Would you mind telling us your special requirements？

（你介意告訴我們你的特殊要求嗎？）we apologize for the inconvenience ，and the loss we have brought .（非常抱歉給您帶來麻煩和造成損失。）we are sorry to tell you with much regret that... （我們很遺憾的告訴您……）

還有多假設(shè)條件給予猜測贏得主動權(quán)比如：if you agree with us， please complete the enclosed registration form as soon as possible and send it back to us before the deadline.（如果貴方同意的話，請盡快填寫表格并寄回給我們在截止時間前。）

五、總結(jié)

禮貌策略在商務(wù)英語信函中的應(yīng)用可以說是英語在商業(yè)中的用法，更是一個公司成功經(jīng)營的重要影響因素，對于成功談判，達(dá)成共識，完成交易起到重要的作用，更體現(xiàn)在維護(hù)公司的形象處理風(fēng)險和危機(jī)的方面。所以，用好禮貌策略在商務(wù)英語信函寫作中尤為重要。

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