淺議新時(shí)期檔案管理

徐俐

【摘要】隨著檔案管理現(xiàn)代化的迅速發(fā)展，對(duì)基層檔案管理工作也提出了越來(lái)越高的要求，因此培養(yǎng)出一批可以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的優(yōu)秀基層檔案工作者，從容面對(duì)檔案管理事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)需要，才能更好地完成新時(shí)期的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 基層檔案工作者

檔案作為歷史的真實(shí)憑證，是第一手的參考材料和重要的信息資源，對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展有著不可替代的重要作用。隨著檔案管理現(xiàn)代化的迅速發(fā)展，對(duì)基層檔案管理工作也提出了越來(lái)越高的要求，因此培養(yǎng)出一批可以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的優(yōu)秀基層檔案工作者，從容面對(duì)檔案管理事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)需要，才能更好地完成新時(shí)期的檔案管理工作。

一、提高基層檔案工作人員的整體素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的需要

檔案管理是單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，近年來(lái)，社會(huì)各界檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，加強(qiáng)基層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，很多單位為檔案工作提供專(zhuān)門(mén)的工作人員，并在檔案管理方面提供財(cái)力和物質(zhì)支持，與此同時(shí)專(zhuān)業(yè)檔案工作者的人數(shù)也在逐年增加，員工的素質(zhì)也在不斷提高。但從總體來(lái)說(shuō)，基層檔案工作者隊(duì)伍的整體素質(zhì)還不能完全適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的需要，因此需要提高基層檔案工作者的整體素質(zhì)。

（一）更新檔案管理觀(guān)念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。基層檔案工作者的素質(zhì)要從領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的重視程度，支持檔案管理相關(guān)工作，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分意識(shí)到檔案管理工作的重要度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審核、監(jiān)督，嚴(yán)格避免虛假材料進(jìn)入檔案，成立有效的檔案管理小組，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并解決問(wèn)題，從而保證檔案管理工作的有效進(jìn)行，與此同時(shí)檔案工作者也要嚴(yán)格要求自己，學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高基層檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理能力的提高。

（二）加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理的基本能力。檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案工作人員不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉業(yè)務(wù)操作的各個(gè)環(huán)節(jié)，步驟，掌握各類(lèi)檔案的管理。因此，檔案主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基層檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，可開(kāi)展公益講座等，使檔案工作者能夠不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的需要。

（三）充分利用科學(xué)技術(shù)。社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。現(xiàn)在許多基層單位已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行檔案管理，檔案載體發(fā)生了巨大變化，由原來(lái)以紙質(zhì)檔案為主，逐漸發(fā)展為現(xiàn)在的紙質(zhì)與磁盤(pán)、光盤(pán)等新型載體共存的局面，尤其是掃描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的廣泛利用，極大地增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，使檔案具有開(kāi)發(fā)利用速度快、更加直觀(guān)和易操作的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會(huì)，更好地為人們的生活、工作和學(xué)習(xí)服務(wù)?；緦?shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和自動(dòng)化，有利于提高檔案管理的工作效率，減少人工操作的失誤率，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的篩選和分類(lèi)，提高檔案完整率、有效度和利用率，更好地適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求。

二、創(chuàng)新檔案管理

21世紀(jì)是一個(gè)創(chuàng)新的世紀(jì)，新時(shí)代也有許多新的變化。檔案管理也應(yīng)具有與其他工作相同的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新理念。在檔案管理工作中，應(yīng)該創(chuàng)新管理方針，使檔案管理工作進(jìn)行的更加有效。因此，創(chuàng)新檔案管理應(yīng)放棄傳統(tǒng)的工作思路，充分利用現(xiàn)階段的信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率，利用創(chuàng)新思維指導(dǎo)思想，更新觀(guān)念和意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新檔案管理，真正的使檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理行業(yè)的進(jìn)步，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力以及有利于實(shí)現(xiàn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理事業(yè)的不斷創(chuàng)新，使檔案管理工作更適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求。

（一）創(chuàng)新檔案管理方式。檔案室中雖然資料豐富，但面對(duì)使用者多樣化的需求，館藏資源使用明顯不太方便，且利用效率不高。因此應(yīng)對(duì)檔案文件進(jìn)行優(yōu)化、集成，使其更加系統(tǒng)、規(guī)范、有序，能夠更加準(zhǔn)確、及時(shí)、高效的為用戶(hù)服務(wù)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的投資，加速設(shè)備的更新?lián)Q代，創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理的效率。同時(shí)可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案室的內(nèi)部局域網(wǎng)，方便相關(guān)檔案的查閱和整理，不僅可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的高效快速歸檔，而且在很大程度上提高了信息的利用率，可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）創(chuàng)新服務(wù)理念及模式。傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)概念缺乏主動(dòng)意識(shí)，而這樣的概念早已不符合信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢(shì)，需要更多高質(zhì)量的信息服務(wù)，因此，創(chuàng)新服務(wù)的概念。建立檔案主動(dòng)服務(wù)的理念，在工作中有很多知識(shí)和技能是非常重要的，工作人員通過(guò)各種渠道獲取豐富的檔案知識(shí)，通過(guò)各種媒體獲取檔案管理信息，提高檔案管理的法律意識(shí)，使大多數(shù)員工工能夠理解和認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，并與檔案管理人員積極做好檔案管理工作。，使更多的人重視檔案工作，積極支持和參與檔案工作。同時(shí)應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息工具提高服務(wù)質(zhì)量，為用戶(hù)提供主動(dòng)、多元化和開(kāi)放式的服務(wù)，實(shí)施多形式、多渠道的服務(wù)拓展，可以有效提高服務(wù)質(zhì)量，還可以建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)以促進(jìn)信息檢索。在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。

（三）開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。打破檔案室、圖書(shū)閱覽室等部門(mén)的獨(dú)立工作，建立資源共享、綜合管理，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，建立完整體系，實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)資源的互補(bǔ)性，提高檔案資源的利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，有效緩解檔案存儲(chǔ)空間的擁擠，管理人員和財(cái)務(wù)約束等實(shí)際矛盾。同時(shí)，各級(jí)各類(lèi)檔案館和圖書(shū)館也可以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展，走專(zhuān)業(yè)化的道路，更好地適應(yīng)社會(huì)各方面的需求。建立檔案網(wǎng)頁(yè)也是實(shí)現(xiàn)檔案信息在線(xiàn)檢索的重要途徑，對(duì)單位重大事件形成的新聞視頻文件進(jìn)行數(shù)字化，及時(shí)歸檔，建立數(shù)字視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行宣傳和利用。為公眾提供電子郵件服務(wù)，讓公眾和檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行在線(xiàn)直接對(duì)話(huà)和信息交流，及時(shí)耐心地回答有關(guān)檔案的問(wèn)題讓服務(wù)真正貼近生活，提高檔案使用者的滿(mǎn)意度。

三、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期，社會(huì)的全面信息化改變了人們的工作和生活環(huán)境，使人們更加注重信息的時(shí)效性，因此檔案管理工作中應(yīng)提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)注重創(chuàng)新，使檔案管理在新時(shí)期能夠取得更好的發(fā)展。