淺談提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

孫昀

摘 要：近年來，大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位運用電子政務(wù)系統(tǒng)來提高自身的辦公自動化水平。機關(guān)事業(yè)單位在工作上對檔案管理具有十分重要的地位，但單位人員因工作原因頻繁變動，因此需要對機關(guān)事業(yè)單位加強檔案管理信息化的工作，促使檔案管理水平的提高以及單位人員檔案能夠完整，有利于檔案管理的歷史資料利用率得到有效提升。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化水平

在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，機關(guān)事業(yè)單位每天都會產(chǎn)生大量的檔案資料，內(nèi)容也更加多樣與復(fù)雜，為檔案管理人員帶來了巨大的考驗。尤其是在信息化背景下，需要檔案管理人員及時掌握各種新技術(shù)，熟練操作先進的設(shè)備，確保檔案管理工作效率得到提升。這樣才能保證檔案收集、整理、歸檔、存儲和利用等工作的順利進行，更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

1加強檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1檔案管理工作效率的提高

由于檔案資料的管理較為落后，傳統(tǒng)的檔案管資料非常復(fù)雜和繁亂，單位員工的資源較少，且機關(guān)事業(yè)單位檔案管理涉及到大量的工作方面，因此導(dǎo)致檔案的利用率降低且容易遺失。機關(guān)事業(yè)單位加快信息建設(shè)后，檔案管理的人員能有效提高對工作的積極性，加強工作效率的提升，能及時有效地對檔案進行管理與減少資料的繁雜性。

1.2有利于檔案管理的安全性與穩(wěn)定性

完善信息化建設(shè)能更有效地對電子檔案進行保存且保密性較強，讀取非常便利，能更好地保證檔案資料在傳輸與儲存的過程中安全性能提高。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理相比，該儲存方法能延長對電子檔案保存的時間，且能對檔案進行備份。

2機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化存在的問題

2.1信息化認(rèn)識不夠全面，發(fā)展不均衡

在信息化已經(jīng)普及的今天，有大量的事業(yè)單位在檔案管理工作方面卻并沒有信息化的思維。這些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對信息化對重視程度不夠，認(rèn)識不全面，簡單地把信息化檔案管理工作理解成使用計算機來管理檔案，只是把信息化的作用發(fā)揮出一小部分?；蛘吲鋫涞男畔⒒O(shè)備陳舊落后、軟件選擇不科學(xué)、應(yīng)付了事。這樣就造成了各單位間，以及上下級單位間檔案管理工作流程不統(tǒng)一，軟件不兼容，數(shù)據(jù)難共享的難題。各單位檔案管理工作發(fā)展不均衡，很大程度上會制約信息化檔案管理工作在該系統(tǒng)內(nèi)的實施。

2.2檔案管理工作效率低

當(dāng)前，很多機關(guān)事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)管理模式，以紙張、照片和錄像等形式存儲檔案，這樣既不便于管理，也無法實現(xiàn)長久保存，容易出現(xiàn)損壞。由于機關(guān)事業(yè)單位管理工作非常繁雜，存在著大量的文書和文件等資料，若是采用手工登記的方法，則很難提升工作效率。信息化環(huán)境下，需要檔案管理人員提高重視，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)，簡化工作流程，讓檔案管理工作高效、有序進行。

2.3機關(guān)事業(yè)單位管理人員的專業(yè)水平不足

在現(xiàn)代社會，各個工作都對專業(yè)化的水平較高，機關(guān)企業(yè)人事管理對于管理人員的專業(yè)性也有較高的要求，由于人事檔案管理人員在傳統(tǒng)的管理模式上是使用手工作業(yè)的方法，對于信息化技術(shù)的知識了解較少，相關(guān)的業(yè)務(wù)能力與意識方面都沒能得到提升，不能滿足對信息化建設(shè)的專業(yè)化需求。由于機關(guān)事業(yè)單位未能對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員對現(xiàn)代化的檔案管理手段與業(yè)務(wù)技能方面不熟悉，使得信息化建設(shè)無法有效且迅速地開展，造成檔案管理工作缺乏規(guī)范性。

3如何提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平

3.1加強領(lǐng)導(dǎo)重視，完善管理

檔案資料記錄著經(jīng)營成果、工作成效、人事變動等內(nèi)容，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強對檔案資料的管理，并確保檔案中的內(nèi)容準(zhǔn)確和完整，利用檔案的信息開展總結(jié)工作，制定有效的決策。檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對檔案管理的信息化建設(shè)提起重視，通過提升檔案管理的信息化程度，確保檔案資料能發(fā)揮其有效的作用。在針對人事檔案信息化管理時，還應(yīng)對管理制度進行完善，從整理、查閱、收集以及歸納等的方面對其管理，對檔案信息管理能高效運作。

3.2提升檔案管理的規(guī)范性

機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)較多，每天都會形成各種檔案資源，且數(shù)量很龐大，涉及方方面面的內(nèi)容，且各部門之間相互獨立，造成檔案資源極為分散，無法實現(xiàn)統(tǒng)一編制?；诖?，機關(guān)事業(yè)單位要對檔案進行集中統(tǒng)一管理，將檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范明確下來，為檔案信息的開發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件，讓檔案信息及時、準(zhǔn)確提供給所需部門。同時，機關(guān)事業(yè)單位通過提升檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性，能夠更好地共享信息資源，避免浪費過多的人力、財力和物力，推動單位的進一步發(fā)展。

3.3提升檔案管理人員素質(zhì)、合理配置檔案管理人員

對檔案管理人員素質(zhì)的提升，要從兩個方面來進行。一方面要引進高學(xué)歷的檔案管理人員，提升檔案管理隊伍的平均學(xué)歷，另一方面則是對現(xiàn)有的檔案管理人員進行信息化的培訓(xùn)，加強他們對檔案管理信息系統(tǒng)的學(xué)習(xí)使用，將現(xiàn)有的系統(tǒng)發(fā)揮出最大的作用。在提升檔案管理人員的職業(yè)能力素質(zhì)和學(xué)歷素質(zhì)的同時，還要對檔案管理人員隊伍進行合理配置，增加專業(yè)的信息技術(shù)人才。

3.4加大信息化系統(tǒng)的開發(fā)整合力度

信息化發(fā)展到今天，許多技術(shù)方面的問題都已經(jīng)不是難題，通過技術(shù)手段可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)注重技術(shù)的開發(fā)和使用，通過過硬的技術(shù)手段加強不同系統(tǒng)和上下級系統(tǒng)間的鏈接，使得分散存儲在不同服務(wù)器的檔案資料數(shù)據(jù)實現(xiàn)交互，這樣才能夠在不同的單位和上下級單位間進行檔案資料共享，實現(xiàn)檔案資料的價值最大化。

4 結(jié)語

信息化背景下的檔案管理工作有了改頭換面的變化，對于檔案管理工作效率起到了很大的提升作用。但是我們同時發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍然存對信息化認(rèn)識不全面發(fā)展不均衡、檔案管理人員素質(zhì)偏低、檔案資料存在泄密風(fēng)險、檔案資料價值不能放大的問題，筆者認(rèn)為通過加強對檔案管理人員進行系統(tǒng)的信息化培訓(xùn)、加強技術(shù)防范手段的運用以及加快信息交互技術(shù)的開發(fā)使用，能夠解決這些問題，使檔案管理工作更加高效便捷。

參考文獻

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