對檔案數(shù)字化建設(shè)的分析和思考

鄭惠中

摘 要：計算機技術(shù)的進步與發(fā)展給檔案管理工作帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)。計算機網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)能讓人們便捷的瀏覽大量的信息，這一優(yōu)勢讓檔案建設(shè)工作逐步朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。本文就從檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的意義入手，探討在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要注意方面。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)措施

在信息化時代背景下，人們對檔案信息的查詢和使用有了更要的要求，為了讓檔案管理工作更好為人們提供服務(wù)，檔案部門迎來了數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn)。相比數(shù)字檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檢索和查閱上的效率都比較低，且檔案保存質(zhì)量也較差，而數(shù)字檔案不僅在實際使用中更加便捷，且易于存儲，極大的節(jié)約了人力和物力，多方面的優(yōu)勢讓數(shù)字化建設(shè)成為了檔案部門的必然發(fā)展趨勢。

1 實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義表現(xiàn)在多個方面，第一是有效提高了檔案管理部門的工作效率。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)一方面讓管理人員從繁瑣的工作中解放了出來，有了更多的精力投入到檔案收集和編研工作中，另一方面由計算機系統(tǒng)操作的檔案檢索和保管工作相比人工更便捷，極大的提高了檔案管理部門的工作效率。第二是有效的提高了檔案管理部門的技術(shù)水平，當今時代數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化是各大企業(yè)和機關(guān)部門發(fā)展的主要方向，為了更好的適應(yīng)外部環(huán)境的發(fā)展，保持整體發(fā)展的協(xié)調(diào)性，檔案管理部門技術(shù)水平是其發(fā)展的畢竟之路。第三是高效的開展檔案收集工作，以往的檔案收集和整編工作都比較零散，而檔案管理數(shù)字化建設(shè)為其提供了一個管理平臺，有利于集中、便捷完整的開展檔案整理工作。第四是更好的為科研活動服務(wù)，科研活動是企業(yè)發(fā)展的主要內(nèi)容，而檔案管理的信息化實現(xiàn)了資源的共享，為科研人員提供了資料查詢的便捷，與此同時，數(shù)字化的檔案資料有利于科研人員在研究活動中進行二次開發(fā)和利用，有助于提高科研工作的競爭力和工作效率。第五是為發(fā)展決策提供參考服務(wù)，檔案管理部門對企業(yè)或事業(yè)單位而言屬于無形的資產(chǎn)，通過大量物力、財力和人力的投入，由相關(guān)人員經(jīng)過收集、分類、編目終成完整系統(tǒng)的資料庫，當中有很多文書檔案都是由上級領(lǐng)導(dǎo)起草親自下發(fā)的，有著發(fā)展性決策的集中體現(xiàn)，因此充分利用檔案信息能為發(fā)展計劃的制定提供有價值的參考依據(jù)[1]。第六是實現(xiàn)部門職能的轉(zhuǎn)化，以往的檔案管理部門以保管職能為主，而檔案數(shù)字化建設(shè)使整個部門的職能以服務(wù)為主，作為寶貴的無形資產(chǎn)，在一定權(quán)限控制下，可以通過網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)運行部門提供信息服務(wù)，讓檔案管理部門成為內(nèi)部信息中心。

2 推進檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析

2.1 重視對數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

建設(shè)完整的數(shù)據(jù)是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面要加強對檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，數(shù)字化檔案信息被投入實際應(yīng)用的基礎(chǔ)條件就是擁有數(shù)字化檔案信息字眼數(shù)據(jù)庫，常見的檔案信息數(shù)據(jù)庫有兩種類型，一種是文件性數(shù)據(jù)庫，一種是檢索性數(shù)據(jù)庫，前者主要用于對檔案文件的完整性載入，以便通過網(wǎng)絡(luò)共享功能讓其他人員獲取檔案信息，后者主要用于開放性文檔，其中有明確的文檔目錄和文檔內(nèi)容范圍。另一方面要加強對電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用是電子文檔管理系統(tǒng)的主要特征，其是一種以數(shù)字化形式存在的軟件應(yīng)用系統(tǒng)，主要對不同類型的電子文檔進行錄入、審批、查詢、修改和歸檔等操作。以物理形式存在的各種信息，在該系統(tǒng)中通過數(shù)碼攝像或者掃描的方式處理后多能實現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，同時能對現(xiàn)有的數(shù)字文件進行審核、簽發(fā)和歸檔等一系列流轉(zhuǎn)程序管理。

2.2 建立并完善數(shù)字化文件的歸檔制度

一方面是加強對檔案資料收集的管理力度。計算機在各大企業(yè)中的應(yīng)用程度已經(jīng)達到普及的程度了，相應(yīng)的電子文檔數(shù)量越來越多，在實際使用中很多電子文檔被轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔，而在大部分人們都缺乏歸檔意識的情況下給電子文檔信息的收集和管理造成了很大的阻礙，文件的隨意儲存，因為由了電子文檔的存在而忽略了對紙質(zhì)文檔的歸檔，導(dǎo)致信息使用和分類混亂，大大的增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的成本[2]。針對這一點企業(yè)要對紙質(zhì)文檔和電子文檔的收集、分類和歸檔提出嚴格的工作要求。另一方面是建立并玩啥文件歸檔制度。由于數(shù)字化文件本身有著格式上的特征，隨著數(shù)字化文件數(shù)量的增多，為了保證歸檔工作的順利開展，必須對文件格式和文件質(zhì)量提出要求，避免因格式不合而再次調(diào)整減低工作效率，或者將不符合質(zhì)量要求的文檔歸檔后影響整個數(shù)字化檔案信息資源的水平。

2.3 提高檔案管理人員的技術(shù)水平

檔案數(shù)字化建設(shè)必然對操作人員的技能和能力方面提出了更高的要求，需要構(gòu)建一支更加專業(yè)化的檔案管理隊伍才能滿足數(shù)字化檔案建設(shè)與發(fā)展需求。首先需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以提高檔案管理人員計算機應(yīng)用水平為目的，針對性的開展一些以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)為主要內(nèi)容專業(yè)性培訓(xùn)，以便相關(guān)工作人員在實際工作中能更加順利的開展工作，熟練的操作計算機，充分運用數(shù)字化檔案管理軟件做好電子文檔的網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。與此同時，檔案管理人員還要從自身做起，在掌握先進技術(shù)的同時完善自身管理理論知識，如此才能實現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)的有效結(jié)合，進一步條檔案信息的完整性，助力檔案數(shù)字化建設(shè)水平的提升。最后，檔案管理人員還要重視自身職業(yè)道德素質(zhì)的提高，這對檔案管理質(zhì)量和檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量都具有非常重要的意義。

2.4 引進先進的檔案管理應(yīng)用軟件

對檔案數(shù)字化建設(shè)而言，管理軟件就想是它的心臟，屬于最最核心的部分。整個數(shù)字化檔案的分類、儲存、提取和歸檔等操作都是依靠管理系統(tǒng)而開展的，同時管理軟件必須保持更新狀態(tài)，與計算機和網(wǎng)絡(luò)升級處于同一步伐，否則隨著計算機系統(tǒng)的升級，檔案管理系統(tǒng)是無法運行的[3]。除此以外，要積極引進并應(yīng)用更加先進或者最新版本的檔案管理軟件，網(wǎng)絡(luò)時代中的各類東西更新速度都很快，為了提高檔案數(shù)字化建設(shè)的水平，保持管理軟件的先進性是促使數(shù)字化檔案管理更加順暢的有效措施。

2.5 強化數(shù)字化檔案的安全保障措施

信息資源的安全性是數(shù)字化檔案建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，當紙質(zhì)檔案想數(shù)字化轉(zhuǎn)變雖然為人們提供很多的方便，但由于網(wǎng)絡(luò)通道的特殊性，轉(zhuǎn)變過程給檔案安全管理帶來了全新的問題和挑戰(zhàn)。數(shù)字化檔案的安全管理主要有硬件和軟件兩個方面，為了延長電子文檔的存儲壽命，在硬件方面要加強對存儲檔案信息載體質(zhì)量的控制，載體質(zhì)量直接關(guān)系這檔案信息的保存壽命；在軟件方面最重要的就是建立起一個完整的信息安全保障體系，這個保障體系可以涉及多方面的內(nèi)容，比如防火墻、多級權(quán)限管理、加密通訊等。保障體系的建立其優(yōu)點是保障了系統(tǒng)的安全，從而保證了系統(tǒng)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)不能夠被非法訪問和破壞，確保系統(tǒng)的保密性萬無一失。

3 結(jié)束語

總而言之，在這個網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的時代，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)是社會環(huán)境變化必然趨勢。從大量實踐中我們不難看出，檔案數(shù)字化建設(shè)所帶來的好處是多方面的，但整個建設(shè)過程是漫長且復(fù)雜的，最主要的就在于將其從傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔的處理環(huán)節(jié)，兩者要協(xié)調(diào)發(fā)展，缺一不可。數(shù)字化檔案建設(shè)在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中定會取得新的突破，為人們的工作帶來更多的便利。

參考文獻

[1]李春剛.檔案數(shù)字化建設(shè)實踐的探討[J].電子測試，2016（1）：69-70.

[2]趙純，劉暢.簡析我國檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展策略[J].科技展望， 2016，26（32）.

[3]柴瑜，金向華.淺析信息時代檔案數(shù)字化建設(shè)困境[J].蘭臺內(nèi)外， 2016（4）：28-28.