信息時(shí)代政府人事檔案管理研究

摘 要：隨著信息化的到來(lái)，對(duì)檔案進(jìn)行傳統(tǒng)化改造已經(jīng)成為破解檔案管理難題的重要手段，檔案管理不是簡(jiǎn)單地進(jìn)行數(shù)字化掃描，而是運(yùn)用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大結(jié)構(gòu)、運(yùn)算、存儲(chǔ)功能進(jìn)行全方位改造，保證檔案信息的安全性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)，信息化

干部人事檔案在干部規(guī)范管理與科學(xué)任用方面具有重要的參考依據(jù)作用。隨著我國(guó)干部人事隊(duì)伍科學(xué)化管理進(jìn)程的不斷提高，檔案管理也取得了顯著成效，但是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，如何借力電子化、信息化實(shí)現(xiàn)檔案管理的根本性變革，如何借力大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)電子檔案的提檔升級(jí)對(duì)于各級(jí)政府人事管理部門來(lái)說(shuō)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化改造的意義

1.提高檔案利用效率，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理。信息化時(shí)代，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案的電子化和數(shù)據(jù)化改造，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的利用效率，而且可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)規(guī)范管理，推動(dòng)檔案資源的充分共享使用，同時(shí)能夠減少大量的人工成本，大幅降低實(shí)體檔案管理的無(wú)效性重復(fù)勞動(dòng)。通過(guò)電子化數(shù)據(jù)流程，將檔案信息進(jìn)行全面地識(shí)別采集，并進(jìn)行根據(jù)需要進(jìn)行不同層次的分類，便于保存并在一定范圍內(nèi)通過(guò)合理授權(quán)與身份識(shí)別實(shí)現(xiàn)資源的共享共用，極大提高了工作效率，減少了大量的人力物力財(cái)力。

2.將干部管理與檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合，避免干部任用中違法違規(guī)現(xiàn)象。在數(shù)據(jù)化信息之前，干部隨意改動(dòng)檔案的現(xiàn)象比比皆是，尤其是檔案管理人員進(jìn)行的各種違法操作讓管理部門的監(jiān)控力不從心。而信息化的出現(xiàn)尤其是檔案管理大數(shù)據(jù)的運(yùn)用有效破解這一難題，在干部管理部門與檔案管理部門之間架起了一座檔案資源信息化溝通的渠道，有效化解了兩個(gè)部門之間信息同步的難題。通過(guò)建立和完善檔案信息共享機(jī)制，兩個(gè)部門可以在授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行資源上傳、完善、檔案查詢、管理、調(diào)取、使用。通過(guò)云數(shù)據(jù)的分析預(yù)測(cè)，能夠概括出干部隊(duì)伍整體發(fā)展趨勢(shì)、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)以及在人才管理中應(yīng)該注意的問(wèn)題，為干部管理提供科學(xué)數(shù)據(jù)參考。

3.有利于改變現(xiàn)行檔案管理模式，提高數(shù)字化裝備程度。傳統(tǒng)檔案管理必須要有足夠的場(chǎng)地和人員對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、保管，尤其是長(zhǎng)期保存的檔案，隨著信息化的不斷增加，檔案管理的場(chǎng)所問(wèn)題越來(lái)越妨礙檔案事業(yè)的發(fā)展，而用人成本的不斷提高也是限制其發(fā)展的重要方面。信息化的使用尤其是存儲(chǔ)設(shè)備的不斷升級(jí)換代，從以前的U盤(pán)存儲(chǔ)到現(xiàn)在的移動(dòng)硬盤(pán)以及云端存儲(chǔ)，讓信息存儲(chǔ)基本不再受制于容量的限制，信息的上傳、查閱、檢索、統(tǒng)計(jì)、調(diào)用更是在短時(shí)間內(nèi)迅速完成，信息化讓檔案管理擺脫了實(shí)體空間的限制，為實(shí)現(xiàn)管理上的突破提供了可能。

二、大數(shù)據(jù)與檔案管理

大數(shù)據(jù)主要是指數(shù)據(jù)產(chǎn)生、運(yùn)算、存儲(chǔ)方式，它是一種數(shù)據(jù)流，是在操作者、電腦以及檔案實(shí)體的共同作用下，通過(guò)對(duì)獲取的海量數(shù)據(jù)資源進(jìn)行多維度綜合分析，并向用戶提供各種分析結(jié)果的一種服務(wù)型數(shù)據(jù)操作過(guò)程。以數(shù)據(jù)的獲取、存儲(chǔ)、情景運(yùn)算分析、實(shí)時(shí)管理、調(diào)用為基礎(chǔ)，以云計(jì)算為發(fā)展方向，通過(guò)對(duì)整體數(shù)據(jù)的分析控制實(shí)現(xiàn)，以5v為特征，即 Volume（數(shù)量巨大）、Variety、（種類多樣）、Value（數(shù)據(jù)價(jià)值密度低）、Velocity （處理速度快）、Veracity（精確性），是信息化技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展的分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)和虛擬化技術(shù)。

隨著國(guó)家和各行業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)關(guān)注度的不斷提高和行業(yè)運(yùn)用的逐漸普及，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如前所述，信息化改造對(duì)檔案管理具有重要意義，但是目前檔案管理工作現(xiàn)狀，尤其是管理本身水平參差不齊，專職管理員信息化配置嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理信息化面臨諸多挑戰(zhàn)。如檔案內(nèi)容信息在從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化過(guò)程中的真實(shí)性問(wèn)題；檔案安全與內(nèi)容保密問(wèn)題。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息共享的同時(shí)，如何確保檔案安全成為目前檔案管理必須要解決的突出問(wèn)題，是對(duì)檔案進(jìn)信息化改造尤其是智能、安全化設(shè)計(jì)、管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

三、檔案管理的信息化改造

1.在檔案系統(tǒng)設(shè)置上進(jìn)行私有云管理存儲(chǔ)設(shè)置保證信息的安全性。云計(jì)算根據(jù)不同的服務(wù)方式，可以分為公有云、私有云以及混合使用云，公有云顧名思義是指在網(wǎng)絡(luò)上共享共用的設(shè)置，而私有云與之相對(duì)應(yīng)主要是通過(guò)技術(shù)手段對(duì)訪問(wèn)權(quán)限以及下載、傳輸和復(fù)制粘貼等操作進(jìn)行限制，如設(shè)置瀏覽權(quán)限、設(shè)置防火墻等對(duì)信息進(jìn)行保護(hù)。而檔案本身的保密性、安全性、私人性以及人員管理的參照性決定了它們不能進(jìn)行信息公開(kāi)，只能在管理者授權(quán)的前提下進(jìn)行查閱，因此需要通過(guò)私有云進(jìn)行有效設(shè)置。設(shè)置時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮應(yīng)用接口和訪問(wèn)權(quán)限，檔案管理信息量巨大，但是云存儲(chǔ)的無(wú)限大空間完全可以滿足它的使用；使用借口設(shè)置一是要考慮安全性問(wèn)題，如各種移動(dòng)終端的對(duì)接下載；二是應(yīng)該考慮不同行業(yè)的對(duì)接權(quán)限問(wèn)題，根據(jù)不同的行業(yè)進(jìn)行不同層次的分類查閱和使用；訪問(wèn)權(quán)限要通過(guò)技術(shù)設(shè)置，如ID身份識(shí)別或者數(shù)據(jù)口訣傳輸?shù)确绞将@取訪問(wèn)權(quán)限，保證信息的適度公開(kāi)和保密。

2.對(duì)檔案管理進(jìn)行物聯(lián)網(wǎng)改造，保證檔案信息的真實(shí)性。物聯(lián)網(wǎng)的興起破解了單純信息技術(shù)的虛擬性缺陷，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不再僅僅局限于網(wǎng)絡(luò)空間，而是將網(wǎng)絡(luò)、使用者以及使用對(duì)象客體進(jìn)行有效連接，并且以直觀的方式進(jìn)行視覺(jué)呈現(xiàn)與遠(yuǎn)程可視化操作。通過(guò)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的傳感器技術(shù)、RFID 標(biāo)簽和嵌入式系統(tǒng)技術(shù)，將實(shí)體檔案庫(kù)與檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及使用者、管理者進(jìn)行連接，通過(guò)RFID 標(biāo)簽中的信息編碼對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行信息掃描和上傳，不僅極大地提高了工作效率而且確保了信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性。物聯(lián)網(wǎng)的可視化也保證檔案的調(diào)入與調(diào)出的隨時(shí)可監(jiān)控性，便于對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)跟蹤和查閱。同時(shí)對(duì)各傳感接收系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置，隨時(shí)保存并調(diào)節(jié)檔案庫(kù)的溫度、濕度等便于管理人員實(shí)時(shí)操作，保證檔案質(zhì)量的長(zhǎng)久性。

3.強(qiáng)化檔案管理人員的信息化配置，提高管理的安全性與信息化程度。信息化檔案人員管理，較之于傳統(tǒng)的檔案人員，不僅要對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行維護(hù)和管理，更應(yīng)該注重對(duì)信息化設(shè)備以及操作流程的監(jiān)控與管理，尤其是物聯(lián)網(wǎng)改造后，實(shí)體檔案只是整個(gè)檔案信息化的一個(gè)組成部分，更多的是對(duì)整個(gè)信息系統(tǒng)的維護(hù)和更新。如對(duì)日常操作流程的程序化，對(duì)信息設(shè)備的軟硬件的日常檢查與維護(hù)維修、網(wǎng)絡(luò)安全的定期維護(hù)等，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)異?；蛟O(shè)備異常應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的故障排除；要對(duì)信息的使用如訪問(wèn)、下載、傳播、上傳等進(jìn)行一定的監(jiān)控和限制，防止惡意或無(wú)意入侵的病毒對(duì)系統(tǒng)造成不可彌補(bǔ)的損害。

四、小結(jié)

干部人事檔案的信息化過(guò)程是一個(gè)系統(tǒng)工程，首先依托的是科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，同時(shí)又有賴于各級(jí)各部門的高度重視，不僅要從設(shè)備上進(jìn)行改造，更要對(duì)相關(guān)的軟件如系統(tǒng)操作軟件、人員素質(zhì)的提升、檔案安全意識(shí)的培養(yǎng)等方面進(jìn)行全方位改造。目前，我國(guó)檔案的信息化進(jìn)程已經(jīng)開(kāi)始，但是距離檔案的智慧化、智能化運(yùn)作還有很長(zhǎng)的道路，也面臨一定的技術(shù)難題，本論文旨在拋磚引玉，希望能夠?qū)φ畽n案的建設(shè)與管理具有一定的幫助。

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作者簡(jiǎn)介

蘇志旬（1973-），大學(xué)，職稱：主治醫(yī)師，專業(yè)：臨床醫(yī)學(xué)，山東省日照市嵐山區(qū)，工作單位：日照市嵐山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局