現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

徐彥

摘 要：在當(dāng)今社會信息化水平飛速提高的發(fā)展階段，大數(shù)據(jù)時代已成為人們討論的熱點(diǎn)。隨著智能化信息終端的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)迫切需要進(jìn)行合理、有效的收集、整合、分析與處理，這就是企業(yè)面臨的大數(shù)據(jù)時代。在這樣的時代，企業(yè)需要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息與數(shù)據(jù)的統(tǒng)一整合并進(jìn)行集中分析、處理，最終提高企業(yè)的經(jīng)營效率與經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)；對策

在信息化時代背景中，信息化檔案管理已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必要路徑，新時代背景下，檔案管理工作應(yīng)該及時進(jìn)行自我改革與自我創(chuàng)新，如此才能緊跟時代發(fā)展趨勢，滿足時代的要求。從而提高自身的工作質(zhì)量與效率，提升檔案管理工作的服務(wù)水平，最終提高檔案信息資源的利用效率，充分體現(xiàn)和發(fā)揮檔案信息資源的價值。

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施中，最為關(guān)鍵的是軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，兩者是檔案信息化建設(shè)前提，為檔案信息化檢核提供技術(shù)支持。其中，檔案信息網(wǎng)絡(luò)，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，包括檔案傳輸、檔案交換，還有檔案信息資源的共享，都要通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。因此，要從兩方面入手：一是提高計(jì)算機(jī)的使用率，二是要加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

1.2檔案信息資源建設(shè)

此項(xiàng)工作重點(diǎn)在于建立綜合的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中應(yīng)該包含兩部分內(nèi)容：一是檔案館所有的檔案的目錄，二是要包括全宗文件級目錄。與此同時，數(shù)據(jù)庫的類型也應(yīng)包括兩種，第一種是全文字?jǐn)?shù)據(jù)庫，第二種是多媒體數(shù)據(jù)庫。此外，要做好電子文件信息的整理歸檔工作，而對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，要對其進(jìn)行數(shù)字化處理，從而豐富檔案信息的類型，更好的滿足各類工作使用需求，需要注意的是，要做好電力檔案的備份工作。

1.3應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

首要任務(wù)是大力檢核檔案信息管理系統(tǒng)，在檔案管理工作實(shí)踐中，應(yīng)用通用性能強(qiáng)，且具有兼容性特征的系統(tǒng)，保證該軟件系統(tǒng)可以與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通，并且可以與各大門戶檔案網(wǎng)站聯(lián)通，滿足政府、企業(yè)、組織，還有社會個人群體對檔案的使用需求。

1.4人才隊(duì)伍建設(shè)

人員是檔案管理工作的具體實(shí)施者，對檔案管理的信息化實(shí)施水平有著重要影響，因此，要重視和正視檔案管理工作人員的作用，推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)，打造專業(yè)的檔案信息化人才隊(duì)伍，這是目前檔案信息化建設(shè)工作中的重要內(nèi)容之一。重點(diǎn)是要對相關(guān)的檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使其形成先進(jìn)的理念，掌握先進(jìn)的知識與技術(shù)，能夠熟練操作先進(jìn)的信息化設(shè)備。同時，還要加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)人員的培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，為信息化檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

2企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1檔案信息規(guī)模急劇擴(kuò)張

企業(yè)檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已無法適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要，不能及時、有效地對企業(yè)的經(jīng)營決策提供參考作用。企業(yè)信息化管理中大量產(chǎn)生的電子文件已成為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營數(shù)據(jù)的體現(xiàn)，此類電子文件的數(shù)據(jù)量大、格式多樣，包含文檔文本、圖片圖像、音頻視頻等，如何從價值密度低的這些文件中快速檢索，提高檔案信息的價值，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)是無法滿足的，因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的參考作用，企業(yè)只能運(yùn)用云計(jì)算等新型信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。

2.2辦公自動化改變了檔案管理的工作環(huán)境

科技的發(fā)展導(dǎo)致辦公自動化逐漸取代了傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式，改變了原本的工作環(huán)境?，F(xiàn)階段，企業(yè)可以運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接，自動歸檔電子文件，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)時傳遞和存儲數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息采集、處理、分析及整合的動態(tài)工作模式。

2.3檔案信息資源的重要性不斷提高

傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)，包括取閱、證明、整理、編研等，檔案管理與應(yīng)用費(fèi)時耗力，已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)不斷加快的工作節(jié)奏，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用即時、高效、集成、共享的工作需要。信息化的檔案管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效整合，能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用和資源共享。

3檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的措施

3.1完善檔案信息化工作體系

首先，明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制。最為基礎(chǔ)的是要遵循相關(guān)法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，各個部門之間，要建立聯(lián)動管理機(jī)制，以此實(shí)現(xiàn)對電力文件的實(shí)時監(jiān)控，以及全程管理。各地的檔案局，應(yīng)該充分發(fā)揮自身的作用，發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，努力構(gòu)建一個上下聯(lián)動，彼此協(xié)調(diào)的工作體系。除此以外，電子政務(wù)工作中，應(yīng)該注重并提高檔案信息化的所占比例；其次，完善法律法規(guī)，規(guī)范相關(guān)工作。具體而言，在建設(shè)過程中，要對其進(jìn)行專項(xiàng)規(guī)劃，化整為零，將整體龐大的任務(wù)分解，安排各各個負(fù)責(zé)單位和部門，其中，要明確任務(wù)量，以及任務(wù)完成的時間。除此以外，管理工作中，采用績效評估的方式，對各單位、各部門的工作量化評估，并將評價結(jié)果公布，然后與其進(jìn)行討論交流，幫助單位、部門認(rèn)識到工作中的薄弱環(huán)節(jié)，以此督促單位、部門能夠更加積極認(rèn)真的進(jìn)行檔案信息化相關(guān)工作。

3.2推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

要充分認(rèn)識到，資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的最核心工作，目前的情況下，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)該集中在以下兩方面：一是推進(jìn)檔案數(shù)字化，首先，要尊重?cái)?shù)字化建設(shè)的規(guī)律，定制合理的建設(shè)計(jì)劃，并切實(shí)做好監(jiān)督工作，促使數(shù)字化建設(shè)工作可以有序進(jìn)行，與此同時，要建立完整的數(shù)字化目錄，并給予數(shù)字化建設(shè)工作充足的資金、技術(shù)、人才支持，促使個部門之間能夠團(tuán)結(jié)一致，齊心協(xié)力；二是實(shí)現(xiàn)資源共享。具體而言，要在國家相關(guān)法律法律的指導(dǎo)下，建立綜合檔案信息系統(tǒng)，并將去與辦公系統(tǒng)融合，各單位和部門可以通過網(wǎng)絡(luò)，將內(nèi)部形成的文件信息進(jìn)行處理、歸檔，以時間為排序標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息目錄，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

3.3健全技術(shù)支撐

檔案信息建設(shè)技術(shù)的研發(fā)，首先應(yīng)鼓勵檔案部門的相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行積極攻關(guān)，加大自主技術(shù)研發(fā)，同時，也可通過合作開發(fā)的方式研發(fā)新技術(shù)。對于檔案信息化建設(shè)而言，首要任務(wù)是要完善基礎(chǔ)設(shè)施，在前文的論述中，已經(jīng)明確，要做好軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，除此以外，要注意更新審計(jì)現(xiàn)有的工作設(shè)備，為檔案信息化工作提供設(shè)備支持。更為重要的是，要加大關(guān)鍵性軟件的研發(fā)力度，對軟件開發(fā)企業(yè)進(jìn)行等級評定，最終實(shí)現(xiàn)在全國范圍內(nèi)形成一個一致的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，所開發(fā)與應(yīng)用的軟件要具有兼容性。此外，還要做好軟件的安全建設(shè)，防止不法人員盜取、破壞檔案信息，加強(qiáng)訪問限制。

4 結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的主要趨勢，是有效促進(jìn)時代發(fā)展的客觀要求。加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的研究具有非常重要的意義。在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中應(yīng)該跟隨時代發(fā)展的步伐，積極探索新型的檔案管理方式，并且將其應(yīng)用到實(shí)際管理的過程當(dāng)中，有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在具體的實(shí)踐過程當(dāng)中，需要加強(qiáng)對工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，有效地借鑒外國或者是其他地區(qū)的先進(jìn)做法，使檔案管理工作更加信息化，有效的促進(jìn)我國社會的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]汪友波.企業(yè)人事檔案信息化管理的思考[J].中小企業(yè)管理與科技，2017（28）：26-27.

[2]曹麗紅.探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].黑龍江科學(xué)，2017，8（05）：40-41.

[3]尚曉麗.對檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（11）：81.

[4]方愛明.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].中國管理信息化，2017，20（18）：154-155.