淺談檔案管理工作人員的素質(zhì)提升方法

摘 要：在學(xué)校、醫(yī)院、企業(yè)、政府等各個(gè)單位中，檔案管理工作都是非常重要的。檔案管理主要對(duì)各個(gè)單位的歷史、工作經(jīng)歷和重要信息等進(jìn)行合理的存儲(chǔ)與整理。檔案管理人員的素質(zhì)好壞直接管理到各個(gè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。因此，本文對(duì)檔案管理人員的基本素質(zhì)要求進(jìn)行論述，并研究現(xiàn)階段檔案管理人員在職業(yè)素質(zhì)方面的欠缺，針對(duì)這些缺點(diǎn)分析提升檔案管理人員素質(zhì)的有效措施，旨在提升單位檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理水平；人員素質(zhì)

隨著我國(guó)現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提升，檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N檔案形式共同管理，電子檔案的出現(xiàn)要求檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不斷提升。檔案管理工作是一項(xiàng)較為枯燥的工作，但是由于檔案管理工作具有重要意義，為保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，并提升檔案管理水平，就必須要對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出更高的要求。

1 檔案管理人員的素質(zhì)要求

1.1 較強(qiáng)的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德

檔案管理工作要求管理人員具有高度的責(zé)任感，由于檔案具有一定的歷史意義，其管理工作也需要確保檔案保存的完整性與正確性，這就需要檔案管理人員認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理工作中的責(zé)任心。另外，檔案管理人員在工作中應(yīng)具有一定的服務(wù)意識(shí)以及敬業(yè)精神。檔案的查詢(xún)等功能是為人們服務(wù)的，檔案管理人員應(yīng)具有為這些人服務(wù)的意識(shí)。另外，檔案管理人員還應(yīng)具有較高的職業(yè)道德，能夠做到不將檔案中的非公開(kāi)內(nèi)容外傳。

1.2 專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)與過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能

為促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，檔案管理人員需要具備多方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。除了基本的檔案管理知識(shí)架構(gòu)中的文獻(xiàn)學(xué)、情報(bào)學(xué)、目錄學(xué)等之外，管理人員還需要具備一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)，能夠?qū)ν鈬?guó)文獻(xiàn)名稱(chēng)、目錄等有基本的掌握；還應(yīng)了解基本的計(jì)算機(jī)操作流程，能夠熟練運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)；了解打印機(jī)等科學(xué)設(shè)備的使用方法。在具體的檔案管理工作中熟練運(yùn)用這些知識(shí)與技能、不斷提升檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)水平、多方面確保檔案的原始性都是檔案管理人員應(yīng)具有的基本素質(zhì)。除此之外，檔案管理人員還需要在實(shí)踐中積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，避免因經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出的現(xiàn)象。

1.3 檔案管理創(chuàng)新能力與團(tuán)結(jié)協(xié)作能力

檔案管理水平的不斷提升有賴(lài)于檔案管理人員的不斷創(chuàng)新，包括檔案管理工作理念的創(chuàng)新以及檔案管理方法等的創(chuàng)新。檔案管理人員的創(chuàng)新有助于提升管理人員對(duì)檔案內(nèi)容的分析能力，進(jìn)而將有價(jià)值的信息篩選出來(lái)，進(jìn)一步提升檔案信息的利用率。另外，檔案管理工作較為復(fù)雜，需要管理人員之間的相互配合，檔案管理隊(duì)伍之間相互監(jiān)督與配合，才能使得檔案管理工作充滿(mǎn)活力。

2 我國(guó)檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

通過(guò)近些年的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理事業(yè)已經(jīng)取得了較為明顯的進(jìn)步，檔案管理人員的素質(zhì)得到了提升，能夠滿(mǎn)足人們對(duì)于檔案的查閱等基本業(yè)務(wù)需求。但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及電子檔案的出現(xiàn)，檔案管理的形勢(shì)日益嚴(yán)峻，在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)仍存在較大的進(jìn)步空間。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)有誤

對(duì)于檔案管理工作而言，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其認(rèn)知有誤，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是對(duì)檔案具體信息的收集、整理與歸檔等，對(duì)于檔案管理的重要意義并沒(méi)有較為清晰的認(rèn)知。甚至很多單位并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案管理人員也是由其他部門(mén)的工作人員兼任。這使得單位的檔案管理工作并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案信息利用率大大降低。

2.2 部分檔案管理人員技能不足

檔案管理工作較為復(fù)雜，需要管理人員擁有計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等多方面的技能，但是在目前的檔案管理工作中，很多管理人員的素質(zhì)較低。首先，管理人員在檔案管理的目錄學(xué)、情報(bào)學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面有所缺乏，對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)也并不了解，知識(shí)面較為狹窄。其次，檔案管理人員的管理觀(guān)念與管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)前的檔案管理需求，使得單位的檔案管理職能缺失。最后，檔案管理人員并不能清晰的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員由于心理的懈怠導(dǎo)致在檔案管理工作中錯(cuò)誤頻出，甚至造成檔案丟失等嚴(yán)重的后果。

2.3 檔案管理隊(duì)伍人員變動(dòng)較多

檔案管理工作的順利進(jìn)行需要整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的相互配合，單純依靠某一個(gè)人是無(wú)法完成這一項(xiàng)工作的。但是很多單位的檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行改革的過(guò)程中，檔案管理人員的素質(zhì)要求等發(fā)生了較大的變化，使得檔案管理人員的調(diào)動(dòng)較為頻繁。原有的檔案管理人員可能因知識(shí)面狹窄或技能不足等原因不能勝任原有的檔案管理工作，但是新的檔案管理人員可能因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)有限不能很快熟練檔案管理工作，使得單位檔案管理工作的開(kāi)展受到阻礙。

3 提升檔案管理人員素質(zhì)的具體措施

3.1 通過(guò)多方面的培訓(xùn)提升管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員的素質(zhì)可以通過(guò)以下三方面的培訓(xùn)來(lái)完成。一是培養(yǎng)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，提升檔案管理人員在學(xué)習(xí)方面的主動(dòng)性，以擴(kuò)展自身的知識(shí)面。二是單位為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)與進(jìn)修的機(jī)會(huì)，去檔案管理水平較高的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與思考，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員對(duì)其工作進(jìn)行反思，最大程度的激發(fā)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，提升檔案管理質(zhì)量。三是鼓勵(lì)檔案管理人員向經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案管理新老職工之間的交流，兩方互相學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理觀(guān)念，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)

傳統(tǒng)的檔案管理工作偏向于檔案的管理而不是對(duì)檔案需求者的管理，而新時(shí)期下要充分發(fā)揮檔案信息的作用，還應(yīng)從檔案的讀者方面考慮。檔案管理工作應(yīng)將讀者作為檔案管理工作的主體，樹(shù)立一定的服務(wù)意識(shí)，將滿(mǎn)足讀者的檔案信息需求作為檔案管理工作的重點(diǎn)，與檔案讀者進(jìn)行良性的互動(dòng)，不僅可以有效的保障檔案信息不受損壞，還極大的提升了其在保存人類(lèi)文化遺產(chǎn)、記錄歷史事件、提供信息查詢(xún)等方面的重要意義。在檔案管理中，重要的信息對(duì)以后的工作必然存在寶貴的參考價(jià)值，因此，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與管理意識(shí)是非常重要的。

3.3 制定合理的檔案管理人員考核制度

為提升檔案管理人員的工作積極性并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的監(jiān)督，實(shí)施合理的考核制度是十分必要的。一方面，檔案管理部門(mén)將管理人員的業(yè)績(jī)、職稱(chēng)評(píng)定、工作賞罰等多方面的考核結(jié)合起來(lái)，更全面的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行更加綜合的能力評(píng)定。等另一方面，建立檔案管理量化考核制度，根據(jù)工作量的大小對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，避免檔案管理人員偷懶或者消極怠工，從而有效提升檔案管理工作人員的工作積極性。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，為滿(mǎn)足現(xiàn)階段的檔案管理需求，檔案管理工作需要不斷的進(jìn)行調(diào)整，尤其是檔案管理人員的素質(zhì)提升，更是提高單位檔案管理水平的必要措施。檔案管理人員需更新管理觀(guān)念，加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)的提升。

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作者簡(jiǎn)介

陳惠 女 湖北荊州 生于：1968-7-20 荊州理工職業(yè)學(xué)院 職稱(chēng)：檔案館員 學(xué)歷：本科