當(dāng)前機關(guān)事務(wù)檔案管理創(chuàng)新研究

摘 要：近年來，伴隨著機關(guān)事務(wù)職權(quán)的逐步清晰，機關(guān)事務(wù)檔案管理正朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展。筆者結(jié)合長期從機關(guān)事務(wù)工作的經(jīng)驗，就當(dāng)前下機關(guān)事務(wù)的檔案管理進(jìn)行探析研究，以資借鑒。

關(guān)鍵詞： 機關(guān)事務(wù)檔案 管理

當(dāng)前，伴隨經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，機關(guān)事務(wù)辦公條件和設(shè)備與時俱進(jìn)，檔案門類逐步齊全，有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、實物檔案等，雖然機關(guān)事務(wù)檔案管理工作逐步得到重視，現(xiàn)代化管理逐步實行，但由于種種原因，其信息化還有待提高。

一、當(dāng)前機關(guān)事務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）機關(guān)事務(wù)檔案管理機制不夠健全

由于檔案工作的效用不能在短期內(nèi)充分體現(xiàn)，許多機關(guān)事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要基礎(chǔ)性作用缺乏清晰的認(rèn)識，因此對機關(guān)事務(wù)檔案管理缺乏合理的重視。沒有將機關(guān)事務(wù)檔案管理規(guī)范化建設(shè)提上議事日程，對機關(guān)事務(wù)檔案管理的投入也缺乏有效的保障機制，機關(guān)事務(wù)檔案管理開展的外部條件保障相對欠缺。與此同時，機關(guān)事務(wù)檔案管理的制度建設(shè)也不夠完善，存在有制度不執(zhí)行或執(zhí)行不嚴(yán)格等問題。

（二）機關(guān)事務(wù)檔案人員素質(zhì)不能滿足工作需要

機關(guān)事務(wù)檔案管理人員一般都是兼職，檔案工作只不過是其眾多工作任務(wù)中的一小部分，檔案管理人員很難把工作重心放到檔案管理上來。在日常工作中，許多機關(guān)事務(wù)單位都不太重視此工作，不能適應(yīng)現(xiàn)代化行政管理工作的要求，導(dǎo)致了機關(guān)事務(wù)檔案工作整體滑坡。另外，機關(guān)事務(wù)單位檔案工作人員很多都沒有經(jīng)過正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，缺少檔案專業(yè)知識。這也是機關(guān)事務(wù)檔案管理成效不顯著的一個重要原因。

（三）機關(guān)事務(wù)檔案管理信息化水平不高

在機關(guān)事務(wù)中，對紅頭文件的收集有較為固定的渠道，有比較完善的管理制度，而“賬外檔案”的管理是一個薄弱環(huán)節(jié)；對機關(guān)事務(wù)形成的應(yīng)歸檔電子文件缺乏規(guī)范的管理；工作中，存在只注重結(jié)果性材料的收集，而忽視有保存價值的過程性、依據(jù)性資料的收集，歸檔意識淡薄，使機關(guān)事務(wù)檔案資料的完整性、齊全性有一定的影響。同時，基層機關(guān)檔案工作由于硬件條件相對簡陋，機關(guān)整體信息化水平不高，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平也相對滯后。

二、創(chuàng)新機關(guān)事務(wù)檔案管理的措施

機關(guān)事務(wù)檔案反映了基層各項工作的客觀進(jìn)程，也反映了機關(guān)事務(wù)單位整體管理水平，是實踐中的第一手材料。隨著社會發(fā)展，法制建設(shè)加強，機關(guān)事務(wù)職能權(quán)責(zé)明確，機關(guān)事務(wù)檔案管理越來越體現(xiàn)它不可或缺的重要一面。

（一）健全機關(guān)事務(wù)檔案管理制度

要真正做好機關(guān)事務(wù)檔案管理，必須提高全員檔案意識。首先要加強領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，健全機關(guān)事務(wù)檔案管理制度。一是實行檔案領(lǐng)導(dǎo)小組例會制，每年至少兩次，研究分析本單位檔案管理及其發(fā)展問題，從而從制度上保障就干事務(wù)檔案工作的開展。二是完善機關(guān)事務(wù)檔案管理制度，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如檔案立卷、

歸檔制度、檔案保管制度、檔案安全、保密制度、檔案借閱制度、檔案移交、銷毀制度、崗位管理責(zé)任制等。同時，根據(jù)本單位職能及權(quán)力清單、責(zé)任清單，科學(xué)編制以科室或部門為責(zé)任主體的歸檔范圍，依法落實每個人員的歸檔責(zé)任，檔案材料的收集實行責(zé)任人負(fù)責(zé)制，真正做到應(yīng)歸盡歸。

（二）加強事務(wù)檔案隊伍建設(shè)

檔案工作人員的自身素質(zhì)是搞好機關(guān)事務(wù)檔案工作的一個重要條件。機關(guān)事務(wù)檔案工作人員在工作中要不斷鉆研業(yè)務(wù)，取長補短，精心操作，加強自身建設(shè)，不斷提高工作能力。一是加強學(xué)習(xí)，機關(guān)事務(wù)檔案管理是一門學(xué)科，有許多專業(yè)化的要求。各機關(guān)事務(wù)檔案管理人員缺少檔案專業(yè)知識，工作中碰到問題、有疑惑的時候要多問、多請教，相互探討，不斷積累工作經(jīng)驗。既要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度、工作方式、專業(yè)知識，又要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，更要學(xué)習(xí)勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和奉獻(xiàn)、服務(wù)的精神風(fēng)貌。二是積極創(chuàng)新。機關(guān)事務(wù)檔案管理者不能做一名簡單的“檔案保管者”，而應(yīng)是一位探索者和創(chuàng)造者，一方面要主動打破過去的陳規(guī)陋習(xí)，設(shè)計新的管理目標(biāo)、管理制度、管理內(nèi)容、管理方法和管理風(fēng)格，推動機關(guān)事務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展；另一方面要研究機關(guān)事務(wù)檔案的規(guī)律和特點，并對它們進(jìn)行總結(jié)和歸納，編研出有利于機關(guān)事務(wù)發(fā)展的系列性的有價值的參考資料，以達(dá)到檔案利用價值的最大化。

（三）加快信息化管理

隨著無紙化辦公的推行，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，智慧城市的建設(shè)，必然要求機關(guān)事務(wù)檔案管理實行信息化。機關(guān)事務(wù)檔案管理信息化首先是物質(zhì)條件的現(xiàn)代化，主要包括檔案工作設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化，體現(xiàn)為檔案管理軟件在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，以提高檔案管理工作存儲、處理、開發(fā)檔案信息的效率；其次是管理思想、觀念和目標(biāo)的現(xiàn)代化，只有以現(xiàn)代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質(zhì)量，機關(guān)事務(wù)檔案工作才能獲得應(yīng)有的地位，發(fā)揮應(yīng)有的作用。一是推進(jìn)機關(guān)事務(wù)辦公無紙化建設(shè)和信息公開。在機關(guān)事務(wù)辦公數(shù)字系統(tǒng)中將機關(guān)事務(wù)檔案管理納入建設(shè)范疇，進(jìn)一步滿足社會的需要和依法管理。同時，在系統(tǒng)網(wǎng)站建設(shè)時將有關(guān)政策文件、行政職能執(zhí)行情況等檔案信息及時公開，便于社會知悉和監(jiān)督。二是創(chuàng)建機關(guān)數(shù)字化檔案室。有序開展室藏檔案全文數(shù)字化加工，全面實行機關(guān)事務(wù)檔案信息化管理，積極做好涉各類檔案的登記備份工作，便于快捷有效地開展檔案利用服務(wù)。

總之，機關(guān)事務(wù)的檔案管理，只有扎實做好各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，在實踐中積極探索，深化檔案信息開發(fā)利用，才能適應(yīng)新形勢下機關(guān)事務(wù)檔案工作的新常態(tài)，才能實現(xiàn)走向現(xiàn)代化的時代要求，為機關(guān)事務(wù)管理的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王憲：《淺談基層機關(guān)事務(wù)管理中心的檔案管理》，黑龍江檔案，2017年第4期

[2]李偉旭：《新形勢下提升機關(guān)事務(wù)管理檔案價值的思考》，中國機關(guān)后勤，2016年第7期

作者簡介

韓呈鎮(zhèn)（1978.06—），男，漢族，山東鄒城市機關(guān)事務(wù)管理局