辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理解析

張影

摘 要：現(xiàn)如今，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得到了推廣使用，方便了人們的工作，醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中尤為重要的一部分，涉及到多項(xiàng)內(nèi)容。然而目前醫(yī)院檔案管理工作中存在一系列問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。給予辦公自動(dòng)化環(huán)境，企業(yè)有必要重視起檔案管理工作，采取有效管理措施，以此有效提升醫(yī)院檔案管理工作水平。本文首先闡述了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，緊接著深入分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后提出了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理有效措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化環(huán)境；醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)療科技研究、醫(yī)療服務(wù)等具有著重要的參考價(jià)值，同時(shí)也是醫(yī)院服務(wù)管理工作中重要的組成部分，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作逐漸朝向現(xiàn)代化、自動(dòng)化方向發(fā)展，主要是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，代替了人工操作，不僅僅確保了醫(yī)院檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，還有效延長(zhǎng)了檔案的使用壽命，滿(mǎn)足了當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展實(shí)際需求。然而在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作依舊存在眾多問(wèn)題，影響到了醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升，這就需要采取有效措施，解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以此推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)分析

辦公自動(dòng)化主要是借助各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)等技術(shù)豐富辦公模式，以此滿(mǎn)足辦公各項(xiàng)需求。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理具有以下特點(diǎn)。

1.1存儲(chǔ)安全

傳統(tǒng)檔案資料的儲(chǔ)存，主要是借助紙質(zhì)，其受到了諸多因素的影響，例如空氣、溫度等，造成其使用壽命有限，不便于長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，檔案資料極易受到破壞，尤其是紙質(zhì)檔案資料上的文字長(zhǎng)時(shí)間放置會(huì)變得模糊，直接影響到了儲(chǔ)存質(zhì)量[1]。然而在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理便可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，檔案信息資料課采取電子版本方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)可以利用一個(gè)小小的芯片儲(chǔ)存大量的檔案資料，不僅僅節(jié)省了檔案管理時(shí)間與空間，還延長(zhǎng)了檔案資料的壽命[2]。

1.2工作效率高

醫(yī)院檔案管理工作涉及到醫(yī)院方方面面的工作，傳統(tǒng)方式主要是管理人員對(duì)各種紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、分類(lèi)與歸檔，工作效率低下[3]?；谵k公自動(dòng)化，便于通過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行有效處理，從而有助于提升了管理工作效率。

1.3實(shí)現(xiàn)了資源共享

基于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，醫(yī)院檔案管理變得更為方便、快捷，當(dāng)中最大的優(yōu)勢(shì)在于實(shí)現(xiàn)了資源共享，究其原因在于借助各類(lèi)聊天軟件，便可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸檔案信息，從而有效提升了檔案管理水平[4]。

2.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

現(xiàn)如今，我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作中依舊存在眾多問(wèn)題，總結(jié)起來(lái)，主要存在信息化管理程度低、檔案管理工作人員綜合素質(zhì)低下等問(wèn)題，現(xiàn)對(duì)其加以具體分析，具體內(nèi)容如下：

2.1信息化程度低

現(xiàn)如今，大部分醫(yī)院由于眾多因素的限制，例如資金、技術(shù)等，在檔案信息化管理建設(shè)方面有所不足，具體表現(xiàn)在相關(guān)硬件、軟件設(shè)施不完善，促使醫(yī)院檔案信息化管理水平低下，這樣一來(lái)，辦公自動(dòng)化自然無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果，一定程度上阻礙了醫(yī)院檔案管理工作水平的提升。

2.2檔案管理混亂

醫(yī)院是一個(gè)十分復(fù)雜、龐大的系統(tǒng)，當(dāng)中具有較多的科室，并且擁有較多的資料，檔案管理并沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范，造成實(shí)際檔案管理較為混亂，自然增加了檔案管理難度。這樣一來(lái)，必然在信息資料查詢(xún)時(shí)耗費(fèi)大量的時(shí)間，影響到了檔案管理工作水平的提升。

2.3檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提升

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理需要大量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，然而實(shí)際情況是當(dāng)前大部分醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，并且存在檔案管理工作十分簡(jiǎn)單錯(cuò)誤想法，從而在日常管理工作中，往往表現(xiàn)出粗枝大葉。更為嚴(yán)重的是醫(yī)院為了減少檔案管理成本支出，向外招聘兼職人員或者是醫(yī)院其他工作人員兼職檔案管理工作，造成在后期的檔案管理工作中經(jīng)常性出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題，不利于檔案管理水平的提升。

3.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理具體措施分析

由上述分析可知，當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在一系列問(wèn)題，影響到了醫(yī)院的發(fā)展。為此，醫(yī)院有必要從健全管理制度、構(gòu)建信息化設(shè)備體系以及提高管理人員綜合素質(zhì)等方面入手，有效提升醫(yī)院檔案管理水平。

3.1健全醫(yī)院檔案管理制度

在上述分析中，可以了解道醫(yī)院檔案管理工作中涉及到了大量重要信息，為了確保醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展，就需要健全醫(yī)院檔案管理制度，通過(guò)制度規(guī)范檔案管理工作，促使檔案管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展[5]。值得注意的是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，管理人員還需要注重檔案管理工作的高效性。鑒于此，基于計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)，規(guī)范檔案管理流程，做好檔案整理、分類(lèi)與歸檔工作。除此之外，一旦在檔案管理工作中出現(xiàn)了資料信息外泄或者是整理混亂等問(wèn)題，就需要根據(jù)相關(guān)制度追究有關(guān)人員的責(zé)任。只有這樣，才能有效提升醫(yī)院檔案管理水平。

3.2信息化設(shè)備體系的構(gòu)建

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院有必要重視起醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，具體為加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。同時(shí)為了有效實(shí)施辦公自動(dòng)化，就需要醫(yī)院投入更多資金構(gòu)建各類(lèi)信息化管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，從而有效提升醫(yī)院檔案管理水平。通常情況下，醫(yī)院日常工作中所產(chǎn)生的辦公文件資料，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)直接傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)當(dāng)中，為了避免資料遺漏或者是檔案忘記登記情況的發(fā)生，就需要在實(shí)際檔案管理工作中通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并且及時(shí)將檔案信息與其他部門(mén)共享，這樣一來(lái)，檔案管理人員只需要通過(guò)管理系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作，不僅僅有效避免了人工失誤，還有效提升了檔案管理工作效率。鑒于此，醫(yī)院有必要加大檔案信息化建設(shè)資金與技術(shù)投入。除此之外，醫(yī)院檔案管理工作涉及到重要信息。為此，檔案管理人員在日常開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，有必要在重視工作效率與質(zhì)量的同時(shí)，提高檔案信息資料的安全性，避免信息泄漏。具體措施為定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，同時(shí)由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行日常管理與維護(hù)，避免非法分子入侵。

3.3檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，對(duì)檔案管理水平的提升具有重大影響。為此，醫(yī)院有必要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體措施為提高檔案管理工作人員招聘門(mén)檻，諸如非專(zhuān)業(yè)技術(shù)本科生不得入職；對(duì)已上崗的管理人員實(shí)施崗位培訓(xùn)，促使其全面了解醫(yī)院檔案管不了工作內(nèi)容與工作職責(zé)，同時(shí)還需要不定期對(duì)管理人員展開(kāi)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)；強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識(shí)，以此提升醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性與實(shí)效性。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作變得更加方便、快捷。然而當(dāng)前大部分醫(yī)院檔案管理工作還存在一系列問(wèn)題，不利于醫(yī)院的發(fā)展。為此，醫(yī)院有必要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，采取有效措施改正現(xiàn)存問(wèn)題，以此提升醫(yī)院檔案管理水平。

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