淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化管理

史忠麗

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)背景下信息的展現(xiàn)形式日趨多樣化，簡(jiǎn)單的文字已經(jīng)不能承載越加繁重的信息，而數(shù)據(jù)就成為了代替信息文字的便捷方式。結(jié)合目前社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了信息表達(dá)的重要方式，在檔案管理行業(yè)中也是如此。通過(guò)對(duì)目前檔案管理工作的梳理，發(fā)現(xiàn)運(yùn)用數(shù)據(jù)表達(dá)信息已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)?；诖?，論文在大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步探究目前檔案管理中存在的問(wèn)題，希望通過(guò)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)的研究進(jìn)一步促進(jìn)檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；單位檔案；信息化：

1 引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)發(fā)展，檔案信息化管理水平得到了進(jìn)一步提升，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)深深地改變了社會(huì)生活生產(chǎn)方式，人們?cè)谌粘９ぷ髦性絹?lái)越追求工作的效率和準(zhǔn)確性，所以在檔案管理工作中也希望通過(guò)信息化建設(shè)進(jìn)一步改革目前的傳統(tǒng)管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方法嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，通過(guò)對(duì)目前檔案管理中的問(wèn)題分析進(jìn)一步結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，希望通過(guò)大數(shù)據(jù)的技術(shù)運(yùn)用進(jìn)一步加快檔案管理的信息化建設(shè)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理人員的信息化技術(shù)水平亟待提高

盡管檔案管理應(yīng)用了大量的科學(xué)技術(shù)，電子化檔案管理也在大規(guī)模推廣，但實(shí)質(zhì)上檔案管理的最終決定權(quán)仍然集中在工作人員身上，所以檔案管理的工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素。一方面網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)需要較高水平的計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外一方面檔案信息化建設(shè)中的工作人員由傳統(tǒng)檔案管理人員轉(zhuǎn)型而來(lái)，工作人員的檔案管理技能和技術(shù)水平仍然有待提高，這兩個(gè)因素嚴(yán)重的影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。通過(guò)上文論述可以發(fā)現(xiàn)，技術(shù)支撐是檔案信息化建設(shè)的根本，而由傳統(tǒng)檔案管理人員轉(zhuǎn)型而來(lái)的工作人員尚不能夠有效滿足技術(shù)支撐的要求，所以對(duì)于計(jì)算機(jī)的利用仍然停留在簡(jiǎn)單的層次上，并不能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行深度的挖掘，所以目前檔案管理人員信息化技術(shù)水平的程度仍然有待提高。

2.2 檔案管理的安全性亟待加強(qiáng)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，科技的發(fā)展給檔案信息化管理帶來(lái)了便利的同時(shí)也面臨諸多挑戰(zhàn)，而安全性是檔案信息化建設(shè)當(dāng)中的主要問(wèn)題。檔案信息化管理是對(duì)大量的信息進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃從而提取內(nèi)部的社會(huì)價(jià)值和資源價(jià)值，一旦發(fā)生信息泄露將會(huì)造成嚴(yán)重后果。但是工作人員對(duì)于信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)仍然不足，工作人員的安全意識(shí)和檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)是影響檔案信息化管理的核心。

2.3 檔案信息化管理不夠規(guī)范

黨和政府已經(jīng)充分重視到了檔案信息化建設(shè)的重要作用，相繼發(fā)布了《檔案法》、《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等制度，但是具體的落實(shí)細(xì)則仍然需要進(jìn)一步完善。例如各個(gè)單位所建立起的體系制度并不統(tǒng)一，無(wú)法進(jìn)行單位之間的信息有效溝通與信息共享，且信息化建設(shè)在許多單位中仍然只是口號(hào)，沒(méi)有落到實(shí)處。

2.4 檔案管理信息化技術(shù)水平較低

在檔案管理中引入新技術(shù)一方面需要花費(fèi)巨額的成本，另一方面技術(shù)的運(yùn)用也需要得到部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，而目前檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視程度仍不夠。無(wú)論是對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)還是對(duì)普通民眾來(lái)說(shuō)，檔案管理工作都是一份十分枯燥乏味的工作，所以很多領(lǐng)導(dǎo)難以認(rèn)識(shí)到檔案管理部門的重要性，資金、人員等都無(wú)法進(jìn)行有效投入。所以缺乏重視的檔案管理工作人員停留在簡(jiǎn)單的整理和保存上，在現(xiàn)代背景下更應(yīng)該重視檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，對(duì)人員、技術(shù)和資金進(jìn)行必要的投入。

2.5 檔案信息化管理進(jìn)程緩慢

檔案管理的目的是挖掘內(nèi)部的資源價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，但是價(jià)值的挖掘是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，并不能夠使得單位獲得直接的利益。所以資源投資時(shí)，大部分的資源都會(huì)投入到能夠帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益且變現(xiàn)較快的部門當(dāng)中，與此同時(shí)，目前檔案信息管理的重點(diǎn)是整理和保存而并不是分析和挖掘，資源的利用程度較低。所以無(wú)論是從檔案管理工作人員的角度來(lái)看還是從管理者資源投入的角度來(lái)看，檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程仍然有待加快。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理措施

3.1 切實(shí)提高檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)性

大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)是能夠通過(guò)大量信息的儲(chǔ)存來(lái)挖掘有用信息，所以檔案信息化建設(shè)中信息的挖掘是重點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案管理在于信息整理和保存，所以信息分析和整合利用程度較低。新技術(shù)的運(yùn)用能夠轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，通過(guò)檔案的分類管理和數(shù)據(jù)挖掘能夠進(jìn)一步挖掘檔案管理工作當(dāng)中的經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案管理部門能夠成為經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造部門，要做到這點(diǎn)首先需要轉(zhuǎn)變工作人員的觀念，切實(shí)提高從業(yè)人員的專業(yè)性。

3.2有效應(yīng)用檔案管理的大數(shù)據(jù)技術(shù)

檔案管理數(shù)據(jù)量不斷累積的同時(shí)檔案的利用率卻是仍然較低，與此同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式也無(wú)法儲(chǔ)存海量的數(shù)據(jù)，更遑論數(shù)據(jù)分析與查閱。為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，本文希望通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)一步革新目前的檔案管理方法。第一，通過(guò)統(tǒng)計(jì)學(xué)原理對(duì)檔案資料進(jìn)行分類完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，提高資源利用效率；第二，借助科學(xué)技術(shù)完成海量工作的處理工作；第三，結(jié)合縱橫分析和動(dòng)靜態(tài)管理手段，在保證數(shù)據(jù)真實(shí)可靠的同時(shí)挖掘檔案信息的價(jià)值。

3.3 提高大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的安全性

大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然增加了檔案信息化管理的便利性，但是安全問(wèn)題也日漸突出。為了實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理，首先需要通過(guò)嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，其次信息儲(chǔ)存計(jì)算機(jī)不能與其他無(wú)關(guān)儲(chǔ)存器相連，再次定期升級(jí)殺毒軟件，最后通過(guò)物理隔離保存內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的獨(dú)立性。

3.4 做好檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)工作

檔案信息化管理是動(dòng)態(tài)的，所以在流程過(guò)程中需要結(jié)合具體狀況進(jìn)行更新與維護(hù)：第一要保障信息輸入的完整性和詳細(xì)性，為后期的管理與分析提供真實(shí)性的基礎(chǔ)；第二，要成立專門組織對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新維護(hù)，提升管理人員的數(shù)據(jù)更新意識(shí)；第三，用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行刪除與更新，快速的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的對(duì)比與分析，保證信息輸入的完整性與真實(shí)性。

3.5. 提升檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)水平

大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用并不僅僅在于對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化呈現(xiàn)，而是能夠提高檔案信息利用效率。在檔案信息化建設(shè)流程中必須對(duì)信息收集與統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析等部分進(jìn)行嚴(yán)格處理，同時(shí)也需要在檔案信息管理的過(guò)程中引入其他領(lǐng)域的指導(dǎo)方法，例如統(tǒng)計(jì)學(xué)的分類指導(dǎo)原理，該原理能夠通過(guò)檔案性質(zhì)的辨別對(duì)其進(jìn)行有效分類，方便后期檔案的綜合性管理與分析。

4. 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代背景下的生活節(jié)奏不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足數(shù)量不斷增加的檔案信息整理與分析的需求，若是不能對(duì)檔案管理的方法和方式進(jìn)行創(chuàng)新，必然會(huì)阻擋擋案管理的前進(jìn)步伐?；诖?，論文進(jìn)一步指出了單位在檔案信息管理過(guò)程中的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的重要性，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)具有實(shí)踐指導(dǎo)作用。

參考文獻(xiàn)

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