對檔案管理工作的重要性分析

朱娜

摘 要：隨著社會的發(fā)展，人們越來越注重“管理”工作，不同于以前的只是系統(tǒng)化的做工作，如今更為強調(diào)管理。這與社會的快速發(fā)展有極大的關系，隨著現(xiàn)代化進程的加快，人們的很多工作職能與工作方式都發(fā)生了極大的改變，在轉變的過程中，也就體現(xiàn)了管理這個要素。檔案管理也是管理工作中的一種，在新時代的發(fā)展背景下，同樣對于檔案管理有著要求。而做好檔案工作有助于提高檔案資料的利用率，為社會提供更好的服務，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，同時也有利于我國經(jīng)濟與社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。所以檔案管理工作具有一定的重要性。

關鍵詞：檔案管理；重要性；利用率

檔案管理工作是一項重要的工作，檔案資料的科學管理有助于保證資料的真實性與全面性，從而更有利于促進檔案管理事業(yè)的長遠發(fā)展。做好檔案管理工作有著極為重要的意義，在衡量人才、提供依據(jù)等方面發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作不僅僅存在于企業(yè)單位的管理工作中，在各個領域都有它的身影，醫(yī)療檔案、社保檔案都是檔案管理工作中的基本類型。做好這些檔案管理工作有助于更好的服務于社會大眾。而如何進行檔案管理就顯得十分重要，這就要求有管檔案管理者能夠認識到檔案管理的重要性，從而運用一些先進的管理辦法提高檔案管理工作的水平。

一、做好檔案管理工作的重要意義

科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展具有重要意義。

二、如何做好檔案管理工作

1、加強領導重視

任何工作想要做好都必須得到領導的重視，這樣才能視工作能夠順利的進行下去。所以說檔案管理工作離不開領導的支持。我們前提是要提高領導對檔案工作的認識度，領導的態(tài)度直接決定了檔案工作能否順利開展。領導能否將檔案工作列入議事日程，這需要檔案管理的工作人員發(fā)揮其主觀能動性，以行動來引起領導的重視。如何發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性，來引起領導的重視，做為檔案管理人員需要宣傳檔案管理的重要性，強化領導對檔案管理意識。部分單位領導對檔案管理工作缺乏重視，這部分領導認為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領導關于檔案管理方面的認識，作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關文件以及材料經(jīng)常讓領導看，尤其是與本單位密切相關的檔案材料必須在領導的腦海里留下。檔案管理的工作人員要定期向領導匯報檔案工作的具體情況，在領導面前多談檔案管理的好處，使單位領導了解檔案管理工作的重要性。

2、加強檔案管理的現(xiàn)代化建設

隨著現(xiàn)代化進程的加快，我國的檔案管理數(shù)量也是越來越多，人們的工作量也是十分龐大，各個企業(yè)以及國家部門中都會設立相關的檔案管理部門，就是為了便于對檔案資料進行管理。而在信息技術發(fā)展的時代，對于檔案管理工作也提出了新的要求。由于檔案數(shù)據(jù)信息的增多，有關部門和人員就應該對此問題加以重視，通過現(xiàn)代化技術手段進行整合資源是有效的管理方法。在這種新時代的背景下，應用現(xiàn)代化的技術手段進行科學的管理和檔案利用就顯得尤為重要?？梢蕴岣吖ぷ餍?、降低工作強度。當人工立卷的時候，立卷人需要根據(jù)自己的理解情況將文件分類，盡管有統(tǒng)一標準規(guī)定，但是由于每個人的工作能力不同，導致同一個文件出現(xiàn)不同的分類，因此產(chǎn)生產(chǎn)生分類不準的情況，影響檔案的質(zhì)量，給利用工作帶來諸多不便。這時候我們可以使用計算機軟件模擬人工立卷，然后根據(jù)類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，也可以按文件形成的先后順序進行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢。

3、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

首先，做好檔案工作就要從管理好工作人員做起，只有管理人員的服務意識得到提升，才能從根本上做好檔案管理工作。所以，加強對于檔案人員的思想教育就顯得極為重要，有助于檔案人員在認識水平上得到提升。這就要求檔案管理人員能夠嚴于律己，切身認識到檔案管理工作的重要性，改變傳統(tǒng)的職能和觀念，不僅僅要注重檔案資料的收集和科學收藏，還要提高檔案資源的利用率，必須從根本上對此工作能夠理解，在思想意識上要跟上，如此才能與時俱進，真正將檔案管理工作做好。充分意識到如今的檔案管理工作已經(jīng)不再是只為高層領導者服務，更多的是為社會大眾服務，所以提高檔案管理人員的思想認識水平是很有必要的。

其次，再提高檔案管理人員服務意識的同時，還要提高他們的職業(yè)技能水平，這就要求企業(yè)管理者和我國有關的部門能夠加大對于管理人員的培訓力度。通過采取一系列的培訓措施，使得檔案管理人員能夠提高自己的管理技能，對于先進的管理辦法進行及時掌握。因為隨著時代的發(fā)展，管理方法和管理技術上都有了較大的進步，這就要求檔案管理人員也能跟上時代發(fā)展的潮流，不僅僅要懂得技術，還要合理的加以運用，這樣才能做到科學的管理，便于為人們提供檔案服務。因此，做好檔案管理人員的培訓工作就是也是極為關鍵的舉措，更有利于提高檔案的利用率。

最后，建立一定的獎懲機制也是十分必要的。只有通過建立機制的管理辦法，才能激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，對于在考核過程中出現(xiàn)問題的工作人員就應該施加一定的懲罰。同時要求領導者要做到獎罰分明，不能偏私，以此才能真正提高檔案管理的工作水平。

三、結束語

隨著社會的發(fā)展，人們對于檔案管理工作也越來越加以重視，它的科學管理是提高檔案利用率的關鍵，而檔案的質(zhì)量也是需要工作人員進行科學管理才能保障的，如今的檔案管理工作已經(jīng)不再形式化，更加注重的是管理和服務，檔案管理工作的目的不僅僅是在于收藏保存資料，它的意義更在于應用，就是通過檔案信息管理來為人們提供服務，進而在這個快節(jié)奏的生活里為人們帶來便捷，真正做到檔案資料物盡其用。這就需要檔案管理人員能夠加強思想意識的同時還要注重引進先進的管理制度和技術，從而真正發(fā)揮檔案管理的作用，促進社會的和諧發(fā)展。

參考文獻

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