淺析事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

于軍

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息化成為經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的一種必然趨勢，與此同時(shí)檔案管理也被逐漸重視起來，如何將信息化融入到檔案管理之中，成為事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的重要課題。本文在分析事業(yè)單位檔案管理中存在問題的基礎(chǔ)上，對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法提出建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；事業(yè)單位

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，其作為一項(xiàng)隱性工作，為特殊的事業(yè)單位工作提供了基礎(chǔ)。然而在檔案管理工作過程中，存在諸多問題，如人員素質(zhì)不高、缺乏明確的管理目標(biāo)等，導(dǎo)致檔案管理缺位，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。所以在工作中需要立足實(shí)際，適當(dāng)增強(qiáng)人員的綜合素質(zhì)，明確管理目標(biāo)，科學(xué)融入信息化建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，達(dá)到檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性

首先，促進(jìn)檔案查詢借閱效率的提升。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案多存儲(chǔ)于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時(shí)在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時(shí)間不能過長，防止檔案損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。而隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案都屬于電子文檔，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速準(zhǔn)確地查閱，通過拷貝復(fù)制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理期限的有效延長。以往事業(yè)單位在檔案管理工作中，基本選用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，即利用紙質(zhì)來存儲(chǔ)檔案資料信息，而紙質(zhì)易受外界環(huán)境的影響，增加了檔案資料管理、儲(chǔ)存、采集等環(huán)節(jié)的難度。檔案管理的信息化則是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和電子平臺(tái)進(jìn)行管理，用磁盤存儲(chǔ)檔案，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設(shè)。

2事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

處在檔案信息化建設(shè)的社會(huì)趨勢當(dāng)中，越來越多的事業(yè)單位意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且基于《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》要求進(jìn)行著檔案信息化建設(shè)。但是，由于技術(shù)、資金等諸多因素的影響，相當(dāng)一部分事業(yè)單位本身的基礎(chǔ)設(shè)施顯然無法滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的要求，正是因?yàn)橛布A(chǔ)建設(shè)方面存在的滯后性，使檔案信息化建設(shè)的開展受到制約。

2.2事業(yè)單位檔案管理人員知識(shí)匱乏

很多事業(yè)單位沒有專職的檔案管理工作人員，大部分兼職檔案管理工作人員接手檔案管理工作之前幾乎沒有接觸過檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作屬于零基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備，更不用說單位其他工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知程度。對(duì)于單位委派接手檔案管理工作的人員來說，由于接手后沒有接受正規(guī)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，在工作過程中也是摸索前進(jìn)，很多管理工作都不規(guī)范，沒有嚴(yán)格按照國家制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、保存、歸檔和立卷，這就給以后的檔案管理工作帶來了很多的不便，增加了檔案管理工作與信息化融合的難度。

2.3規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一

對(duì)事業(yè)單位來說，因?yàn)槎嗄臧l(fā)展過程中累積的檔案數(shù)量非常龐大，而檔案信息化建設(shè)本身相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較為復(fù)雜，再加上近年來信息技術(shù)的全面發(fā)展，使檔案信息化建設(shè)始終處在動(dòng)態(tài)發(fā)展的進(jìn)程，這就使得事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)往往難以達(dá)成橫向?qū)Ω鞣N通行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的兼容性，縱向?yàn)槲磥硇畔⒓夹g(shù)發(fā)展留下余地又能兼容以往的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

3.1加強(qiáng)檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合

檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要完善檔案管理設(shè)施，科學(xué)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，恰當(dāng)運(yùn)用信息化的平臺(tái)及管理模式，嚴(yán)禁盲目采用現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，而要立足實(shí)際需求，有針對(duì)性建設(shè)信息化平臺(tái)，進(jìn)一步提高檔案管理的水平?？梢哉f，加強(qiáng)檔案管理和信息化技術(shù)的結(jié)合，能夠避免檔案管理停留于傳統(tǒng)的思維模式上，防止與信息化建設(shè)出現(xiàn)斷層，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.2健全管理機(jī)制，提升檔案管理有效性

目前，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作而言，基本上都是缺失創(chuàng)新思維，導(dǎo)致其管理模式相對(duì)落后，而且管理方式效果并不理想。所以對(duì)于現(xiàn)狀事業(yè)單位檔案管理必須要?jiǎng)?chuàng)新管理機(jī)制，從其整體發(fā)展角度制定管理制度，并且不斷健全檔案管理措施。除此之外，值得注意的是，事業(yè)單位檔案管理還需要根據(jù)自身的具體情況，從其發(fā)展目標(biāo)層面出發(fā)，擬定恰到好處檔案管理計(jì)劃，從而最大限度改善檔案管理的有效性。管理機(jī)制的健全對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言是非常有利的舉措，這對(duì)于檔案管理的有效性奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)教育

作為檔案信息化建設(shè)的直接參與者，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)離不開廣大檔案管理人員的綜合能力。對(duì)檔案管理人員來說，其不但需要全面掌握信息化技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)以及檔案管理知識(shí)等內(nèi)容，同時(shí)還需要主動(dòng)掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理發(fā)展方向。這就需要事業(yè)單位全面加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育，同時(shí)注重引入綜合型人才，全面提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平。一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引入信息技術(shù)專業(yè)人才與檔案管理專業(yè)人才，積極制定科學(xué)合理的培養(yǎng)、引進(jìn)以及流動(dòng)體系，使資源檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)得以持續(xù)優(yōu)化，同時(shí)綜合利用引入人才的帶動(dòng)作用，全面提升隊(duì)伍的綜合能力。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)綜合檔案信息化建設(shè)的發(fā)展形式，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍開展有針對(duì)性的培訓(xùn)教育工作，積極利用委培、專家講座以及集體培訓(xùn)等多元化途徑，使檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、綜合素質(zhì)得以持續(xù)提升。

4 結(jié)語

總體來說，信息化時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理工作得以創(chuàng)新，不僅在管理制度上不斷優(yōu)化，而且在管理方式也實(shí)現(xiàn)了跨越式進(jìn)步，繼而推動(dòng)管理整體效能得以顯著提升與改善。文章中主要闡述了事業(yè)單位檔案管理在信息化時(shí)代中創(chuàng)新機(jī)制，并且不斷完善檔案管理的策略及模式，提升檔案管理的整體效能。

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